ออกแบบหลักสูตรฝึกอบรมอย่างไรให้ได้ผลจริง ?

โดย ณรงค์วิทย์ แสนทอง Business and Personal Consultant

หลายครั้งที่องค์กรสูญเสียเงินทองและเวลาไป กับการฝึกอบรมหลักสูตรที่สำคัญและจำเป็น เหตุผลก็เพราะการออกแบบหลักสูตรฝึกอบรมนั้น ไม่สอดคล้องหรือตอบสนองวัตถุประสงค์ที่แท้จริง

สาเหตุหลักคือไม่มีการออกแบบหลักสูตรให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ส่วนใหญ่หลักสูตรการฝึกอบรมมักจะก๊อปปี้มาจากวิทยากรผู้สอนหรือในตลาดฝึกอบรม เจ้าหน้าที่ฝึกอบรมส่วนใหญ่มักจะไว้ใจ เชื่อใจ เกรงใจวิทยากร ขอหลักสูตรแบบไหนมาได้ก็จัดตามนั้น บางองค์กรวิเคราะห์ความจำเป็นในการฝึกอบรมมาดีมาก แต่ตกม้าตายก็เพราะเนื้อหาและวิธีการฝึกอบรมไม่สามารถตอบโจทย์อย่างแท้จริงได้ ได้แค่ตั้งชื่อหลักสูตรให้ตรงกับที่องค์กรต้องการ แต่เนื้อหาและแนวทางไม่สอดคล้องกับความจำเป็นในการฝึกอบรม

เพื่อให้การฝึกอบรมแต่ละหลักสูตรมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลที่แท้จริง คุ้มค่ากับการลงทุนในแต่ละครั้ง ขอแนะนำขั้นตอนและวิธีการออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรมดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 : วิเคราะห์ความจำเป็นของการฝึกอบรม(Training Needs Analysis)

1.1 กำหนดวัตถุประสงค์ของหลักสูตรการฝึกอบรม

ต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าสิ่งที่ต้องการจากการฝึกอบรมในครั้งนี้ของกลุ่มเป้าหมายกลุ่มนี้คืออะไร เพราะหากวัตถุประสงค์กว้างเกินไป เช่น เพื่อพัฒนาศักยภาพของผู้จัดการ ก็ไม่รู้ว่าคำว่าศักยภาพคือด้านไหน ประเด็นไหน อาจจะกำหนดไปเลยว่าพัฒนาทักษะการโค้ชชิ่งลูกน้อง หรือพัฒนาทักษะการวางแผนกลยุทธ์ ฯลฯ

1.2 เปลี่ยนวัตถุประสงค์ให้เป็นตัวชี้วัดหรือสิ่งที่วัดได้จับต้องได้

เมื่อวัตถุประสงค์การจัดฝึกอบรมจะชัด แต่ถ้าหาตัวชี้วัดไม่ได้ ก็ยากที่จะบอกว่าหลักสูตรนี้จัดไปแล้วได้ผลดีหรือไม่ เพราะไม่รู้จะดูจากตรงไหน ต้องตอบคำถามว่าจะรู้ได้อย่างไรว่าการฝึกอบรมในครั้งนี้ได้ตามวัตถุประสงค์ เช่น วัดจากจำนวนผู้เข้าอบรมใช่ไหม ถ้าไม่ใช่ก็ต้องหาตัวชี้วัดความสำเร็จใหม่ วัดจากคะแนนทดสอบข้อเขียนและปฏิบัติระหว่างฝึกอบรมใช่ไหม ถ้าไม่ใช่ก็ต้องหาไปเรื่อยๆจนกว่าจะเจอตัวชี้วัดที่แสดงให้เห็นว่านี่แหละคือตัวชี้วัดผลการฝึกอบรมที่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

สุดท้ายอาจจะพบว่าตัวชี้วัดความสำเร็จของการฝึกอบรมหลักสูตรการโค้ชชิ่งสำหรับผู้จัดการ คือจำนวนผู้จัดการที่ผ่านหลักสูตรและได้รับประกาศนียบัตรโดยดูจากคะแนนทั้งสามเรื่องรวมกันคือ จำนวนชั่วโมงที่นำความรู้ไปใช้โค้ชชิ่งกับลูกน้อง คะแนนประเมินจากหน้างานจริงของวิทยากร และคะแนนการเปลี่ยนแปลงตัวเองของลูกน้องที่ผ่านการโค้ชชิ่งจากผู้จัดการ

1.3 ประเมินสถานะของผู้เข้าอบรมก่อนการฝึกอบรมและจัดทำแผนพัฒนารายบุคคล

เมื่อรู้กลุ่มเป้าหมาย ได้วัตถุประสงค์และตัวชี้วัดความสำเร็จแล้ว ก็ต้องทำการประเมินสถานะความรู้ความสามารถของผู้ที่จะเข้าอบรมก่อนว่าความรู้ ทักษะ ในเรื่องที่จะฝึกอบรมนั้นเขาอยู่ระดับไหนกันบ้าง มีจุดอ่อนจุดแข็งในเรื่องนี้ตรงไหน อย่างไร

ควรจะนำเอาผลการประเมินความสามารถของแต่ละคนให้ผู้บังคับบัญชาและผู้ที่จะเข้ารับการฝึกอบรมมาร่วมกันจัดทำแผนการพัฒนาตนเองก่อนว่าสิ่งที่ตัวเองขาดนั้นจะมีแนวทางพัฒนาตนเองอย่างไร เพื่อดูว่าหนึ่งในแนวทางนั้นคือการฝึกอบรมหรือไม่ เพราะบางคนไม่ได้ขาดความรู้ ขาดเพียงทักษะ บางคนไม่ได้ขาดความรู้ ไม่ได้ขาดทักษะ แต่ขาดระบบที่จะช่วยให้นำความรู้และทักษะในเรื่องนี้ออกมาใช้อย่างเต็มที่และต่อเนื่อง

1.4 จัดกลุ่มของผู้เข้ารับการฝึกอบรมตามความจำเป็น

เมื่อทราบแล้วว่ากลุ่มเป้าหมายที่จะเข้ารับการฝึกอบรมแต่ละคนจุดอ่อนจุดแข็ง จุดที่ตรงการพัฒนามีอะไรบ้าง มีแนวทางอื่นนอกเหนือจากการฝึกอบรมหลักสูตรนี้หรือไม่ ให้นำข้อมูลที่ได้มากำหนดว่าหลักสูตรนี้ควรจะแบ่งกลุ่มเป้าหมายออกเป็นกี่กลุ่ม เช่น แบ่งตามระดับความจำเป็น(มากน้อย) แบ่งตามระดับความรู้ความสามารถเดิม(กลุ่มที่ขาดความรู้ กลุ่มที่พอมีความรู้บ้าง กลุ่มที่มีความรู้ดีแล้ว) แบ่งตามวิธีการการพัฒนา (กลุ่มหนึ่งเน้นความรู้ กลุ่มสองเน้นการฝึกทักษะ กลุ่มสามเน้นการแลกเปลี่ยนประสบการณ์)

ขั้นตอนที่ 2 : ออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรม(Training Course Design)

2.1 ควรจะมีเนื้อหาที่สำคัญอะไรบ้าง?

เมื่อทราบภาพรวมของแผนพัฒนาความสามารถรายบุคคลของผู้เข้าอบรมแล้ว ก็ต้องนำมาออกแบบเนื้อหาเพื่อให้ตอบได้ว่าประเด็นที่ควรจะอยู่ในการฝึกอบรมนี้มีอะไรบ้าง หรือหากเนื้อหาหลักสูตรมาตรฐานอยู่แล้วก็แค่ถามว่าเนื้อหาไหนที่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่เราต้องการ เพื่อปรับปรุงเนื้อหาหลักสูตรที่มีอยู่ให้สอดคล้องกับความจำเป็นในการฝึกอบรมของคนกลุ่มนี้

2.2 ควรจะจัดฝึกอบรมในรูปแบบไหน?

เมื่อทราบเนื้อหาทั้งหมดแล้ว ก็ต้องมาจัดลำดับของเนื้อหาว่าอะไรควรจะอยู่ก่อนหลัง เนื้อหาส่วนไหนสัมพันธ์กับส่วนไหน
แต่ละประเด็นควรจะใช้รูปแบบการฝึกอบรมอย่างไรจึงจะได้ผล เช่น บางเรื่องใช้การบรรยาย บางเรื่องให้อ่านเอง บางเรื่องให้ระดมสมอง บางเรื่องให้ฝึกปฏิบัติ บางเรื่องให้แสดงบทบาทสมมติ และที่สำคัญบางเรื่องต้องนำกลับฝึกจริงในการทำงานด้วย

2.3 ระยะเวลาควรกำหนดอย่างไร?

ระยะเวลาต้องกำหนดหลังจากได้เนื้อหาสาระของหลักสูตรการฝึกอบรมครบถ้วนก่อน เพราะในแต่ละเรื่องแต่ละตอนนั้นจะใช้เวลาไม่เท่ากัน เช่น หัวข้อนี้ใช้เวลา 3 ชั่วโมง อีกหัวข้อหนึ่งใช้เวลา 1 วัน เมื่อได้เวลาทั้งหมดจากแต่ละหัวข้อแล้วก็ค่อยมาสรุปรวมดูว่าเวลาที่จะใช้ในการฝึกอบรมครั้งนี้ทั้งหมดกี่ชั่วโมง หรือกี่วัน และต้องกำหนดด้วยว่าแต่ละช่วงเวลาควรจะต่อเนื่องหรือเว้นระยะห่างเท่าไหร่จึงจะได้ผล เพราะบางประเด็นอาจจะต้องฝึกอบรมเสร็จแล้วต้องกลับไปฝึก กลับไปใช้ให้ได้ผลก่อน ก่อนที่จะมาฝึกอบรมในประเด็นต่อๆไป

2.4 คุณสมบัติวิทยากรเป็นอย่างไร?

เมื่อออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรมเสร็จแล้ว สุดท้ายก็คือการกำหนดสเปคหรือคุณสมบัติของวิทยากรให้สอดคล้องกับความจำเป็นและลักษณะเนื้อหาของหลักสูตร เพราะบางหลักสูตรไม่จำเป็นต้องเน้นวิทยากรดังมีชื่อเสียง แต่เน้นวิทยากรที่สอนภาคปฏิบัติได้เคยทำมาจริง บางหลักสูตรต้องการวิทยากรที่มีความรู้กว้าง บางหลักสูตรเน้นวิทยากรบรรยายสนุกได้สาระ ฯลฯ

ผมเชื่อว่าหากคนทำงานด้าน HRD หรือรับผิดชอบงานด้านการพัฒนาและฝึกอบรม รวมถึงวิทยากรสามารถดำเนินการตามขั้นตอนดังกล่าวนี้ได้ ปัญหาการฝึกอบรมแล้วไม่ได้ผล หรือวัดผลไม่ได้ก็น่าจะหมดไปจากองค์กร และหากได้เริ่มทำครั้งแรก หลักสูตรแรก ครั้งต่อๆไปก็ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไรอีกต่อไป

และที่สำคัญผมเชื่อว่ากระบวนการแบบนี้นอกจากจะเป็นการยกระดับวงการการฝึกอบรมขององค์กรแล้ว ยังจะช่วยยกระดับวิทยากรในบ้านเราให้มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น เพราะหากวิทยากรสามารถเข้าไปมีส่วนร่วมในการออกแบบหลักสูตรการฝึกอบรมอย่างมีประสิทธิภาพ ผมเชื่อว่าไม่ว่าองค์กรไหนก็ต้องการเชิญไปบรรยายอย่างแน่นอน