หัวหน้างานตัดสินใจช้า จะบอกหัวหน้าอย่างไร โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q: ดิฉันทำงานติดต่อประสานงาน ระหว่างลูกค้ากับบริษัท แต่ติดตรงที่ว่า หัวหน้างานที่เป็นผู้อนุมัติการดำเนินงานต่างๆ ใช้เวลาในการตัดสินใจเ รื่องหนึ่งๆนานมาก ทำให้บางครั้ง ดิฉันทำงานไม่ค่อยจะทัน จะมีวิธีในการบอกหัวหน้าอย่างไรดีคะ

A: เรื่องนี้น่าเห็นใจครับ หัวหน้าบางคน ก็ใช้เวลาในการตัดสินใจ นานเกินไปจริงๆ ก่อนอื่นลองวิเคราะห์ด้วยใจเป็นกลาง ดูก่อนว่าการตัดสินใจช้าและ ดูเหมือนไม่ทันเวลา (ตามที่เราอยากได้) มีสาเหตุมาจากอะไร แล้วแก้ไขให้ตรงประเด็น โดยปกติการตัดสินใจช้า มักมาจากเรื่องใดเรื่องหนึ่งดังต่อไปนี้

1. ข้อมูลที่ให้มาไม่เพียงพอ โดยธรรมชาติ คนบางคนละเอียดกว่าบางคน ดังนั้นอย่าเอาตัวเราเป็นมาตรฐาน ให้เอาหัวหน้าเราเป็นมาตรฐาน อย่าคิดว่าข้อมูลแค่นี้ก็น่าจะพอ เพราะอาจจะพอกับเรา แต่ไม่พอสำหรับเขา ศึกษาเรียนรู้จากอดีตที่ผ่านๆ มาว่าหัวหน้ามักขอข้อมูลอะไรเพิ่ม หรือมักสอบถามประเด็นใด คราวต่อไปเตรียมข้อมูลเหล่านั้นไปให้ครบ (แม้จะดูเยอะเกินไปในสายตาเรา) เอาเป็นว่าเป้าหมายคือ หากสามารถส่งงานให้หัวหน้า อนุมัติได้โดยไม่มีคำถามหรือการขอข้อมูลเพิ่มเลย ถือว่าคุณ "ชนะ" จากประสบการณ์ที่ผ่านมา หัวหน้าส่วนใหญ่ อยากรู้ข้อมูลพื้นฐาน 3-4 อย่างต่อไปนี้ก่อนตัดสินใจ ดังนั้นจึงไม่ควรตกม้าตาย ในประเด็นเหล่านี้

ก. เหตุใดจึงนำเสนอประเด็นนี้ขึ้นมา ให้ตัดสินใจ (ที่มาที่ไปเป็นอย่างไร) ช่วยท้าวความนิดหน่อย หัวหน้าหลายคนมีงานเยอะ จำรายละเอียดบางอย่างไม่ได้

ข. หากทำตามที่เสนอมา ประโยชน์ที่จะได้รับคืออะไร ช่วยระบุให้ชัดเจน หากสามารถวัดความสำเร็จเป็นตัวเลขได้จะยิ่งดี

ค. หากไม่ทำตามที่เสนอมา มีข้อเสีย หรือผลกระทบอย่างไร เช่นเดียวกันโปรดระบุให้ชัดเจน ถ้าเป็นไปได้ ทำให้เห็นเป็นตัวเลขที่ชัดเจน

ง. นอกจากแนวทางที่เสนอมานี้ มีแนวทางอื่น หรือทางเลือกอื่นอีก หรือไม่ ได้พิจารณาทางเลือกเหล่านั้นแล้ว หรือยัง หากพิจารณาแล้ว ทางเลือกอื่นๆ ไม่ดีตรงไหนเมื่อเทียบกับทางที่เสนอมานี้

2. ปริมาณงานของหัวหน้าเยอะมาก ทำไม่ทัน หากเป็นกรณีนี้ คงไม่ใช่หัวหน้าไม่ตัดสินใจ แต่เป็นเพราะเขาไม่มีเวลาดูให้จริงๆ และอาจไม่ทราบด้วยว่า มีเอกสารเรื่องนี้มารออยู่เพื่อให้ตัดสินใจ ดังนั้นโปรดอย่าส่งไป แล้วนั่งรอเพียงอย่างเดียว กรุณาถือไปหา ขอโอกาสนั่งคุย โทรไปตามและ แจ้งให้ทราบว่ามี Dead Line ที่ต้องตัดสินใจเมื่อไร

3. เป็นสไตล์ของหัวหน้า ที่ไม่กล้าตัดสินใจ อยากรอถามคนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องให้แน่ใจก่อน ปัญหานี้อาจจะยากซักหน่อย เพราะเป็นลักษณะเฉพาะตัวของเขา ทางแก้ทางเดียวคือ เผื่อเวลาให้มากขึ้น อาสาช่วยทำนัด หรือจัดการประชุมกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้หัวหน้าได้มีโอกาสสอบถาม หรือพูดคุยได้เร็วขึ้น ดีกว่ารอให้หัวหน้าไปคุยเอง

นอกจากนั้นควรทำอีกสัก 2-3 อย่างดังต่อไปนี้

1. ถ้าเป็นไปได้ คิดวางแผนล่วงหน้า ว่าต้องทำกิจกรรมอะไรบ้าง ใช้งบประมาณสักเท่าไร เสร็จแล้วส่งให้หัวหน้าอนุมัติภาพรวมทั้งปี จากนั้นขออนุญาตหัวหน้า ว่าส่วนที่ได้รับการอนุมัติไปแล้ว จะดำเนินการเลย โดยไม่ต้องนำมาอนุมัติอีกเป็นครั้งๆ แต่จะแจ้งผลการดำเนินการในเรื่องนั้นๆ ให้ทราบเป็นระยะๆ

2. หาโอกาสพูดคุยกับหัวหน้า เพื่อตกลงอำนาจดำเนินการ ของเราบางส่วนที่สามารถทำได้เลย โดยไม่ต้องขออนุมัติ จากหัวหน้าก่อน บางครั้งหลายคนอาจคิดไปเองว่า ทุกอย่างต้องรอหัวหน้าอนุมัติ ในขณะที่หัวหน้าหลายคน บ่นกับผมว่า ลูกน้องไม่กล้าตัดสินใจ ทุกอย่างส่งมาให้หัวหน้าตัดสินใจคนเดียว การมีโอกาสพูดคุยกันในเรื่องนี้ อาจเป็นแนวทางหนึ่งที่จะทำให้ เข้าใจอำนาจที่ตนเองมีได้ชัดเจนขึ้น

3. หากหัวหน้าเป็นคนใจกว้าง หาจังหวะพูดคุยกับเขา ถึงปัญหาที่คุณมีในการทำงาน อันเนื่องมาจากการตัดสินใจที่ไม่ทันเวลา ปรับแต่งวิธีการพูดสักหน่อย อย่าพูดว่า "หัวหน้าตัดสินใจช้า" ให้พูดว่า "งานของเราติดขัด เนื่องจากประเด็นที่ต้องดำเนินการ ยังไม่ได้รับอนุมัติ" จากนั้นสอบถามหัวหน้า ในเชิงขอคำแนะนำว่า ตัวเราเองควรทำอะไรเพิ่มเติม เพื่อช่วยสนับสนุนให้หัวหน้าตัดสินใจได้ง่ายขึ้น รวมทั้งขอคำแนะนำว่า ควรจัดการอย่างไรในอนาคต หากเจอปัญหาแบบนี้อีกและ เป็นเหตุให้ไม่สามารถ ดำเนินการได้ทันเวลา

หวังว่าคงได้ประโยชน์บ้าง ส่งข่าวนะครับ ได้ผลอย่างไร

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com