จะปรับตัวในฐานะหัวหน้างานใหม่อย่างไรดี โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q: เมื่อไม่นานมานี้ดิฉันได้รับคัดเลือกโปรโมทเป็น HR Manager จากตำแหน่งเดิมที่เป็น Assistant HR Manager ซึ่งในฝ่ายตอนนี้จะมีคนทำงานร่วมกันอยู่อีก 2 คน คือ HR Director และ HR Supervisor

อย่างไรก็ตามดิฉันเพึ่งมาทราบค่ะว่า HR Supervisor เธอค่อนข้างลำบากใจที่ดิฉันจะมาเป็นหัวหน้าของเธอ ทั้งๆที่ทาง HR Supervisor ทราบดีอยู่แล้วว่าจะมีคนมาเป็นหัวหน้า จากการที่สังเกตการทำงานร่วมกัน HR Supervisor มักแสดงท่าทีไม่ยอมรับ เช่น เวลาปรึกษางาน หรือมีติดปัญหาอะไร หรือรายงานผลงาน เธอมักจะรายงานตรงไปที่ HR Director เลย มีเพียงการ cc. ในเมล์บ้างเท่านั้น นอกจากนี้เธอมักจะไม่ค่อยแจ้งข้อมูล อะไรมากนักและ เลี่ยงที่จะตอบคำถาม ในส่วนงานที่ไม่ใช่ความรับผิดชอบของเธอ เธอก็ จะให้พนักงานมาถามที่ดิฉันเอง หรือให้ดิฉันอธิบายเองเป็นส่วนใหญ่ ในช่วงแรกก็ไม่ได้คิดอะไรมากนักจนกระทั่ง HR Director สอบถามดิฉันเป็นการส่วนตัวว่า เมื่อเปลี่ยนมาทำงานตำแหน่งนี้เป็นอย่างไรบ้าง ทำงานร่วมกับ HR Supervisor ติดปัญหาอะไรหรือไม่ ซึ่งดิฉันจะแจ้งไปตามตรงว่าไม่มีปัญหาอะไร แต่การทำงานยังไม่ประสานกันเท่าที่ควร ยังรู้สึกเหมือนมีอะไรกั้นอยู่จนกระทั่ง HR Director ได้แจ้งให้ทราบว่า HR Supervisor คงยังไม่สะดวกใจที่ดิฉันจะเป็นหัวหน้าเธอ ซึ่งเธอพูดกับ HR Director ว่าดิฉันมีอายุมากกว่าเธอแค่ 1 ปี เอง ซึ่งท่าทีนั้นทำให้รู้ว่าเธอไม่ค่อยยอมรับดิฉันเท่าไหร่ค่ะ

ทุกวันนี้ดิฉันก็ไม่ได้ข่มเธอในฐานะหัวหน้าเลยและ ก็ไม่ได้อ่อน จนรู้สึกว่าเธอจะมาข่มได้ มักจะเฉยๆมากกว่า งานบางอย่างถ้าเธอไม่บอก ก็มักจะถามจากคนอื่นและ ทำเองค่ะ

อาจารย์ว่าดิฉันควรจะต้องปรับในเรื่องใด หรือควรทำอย่างไรดีคะ

A: ผมขอให้ความเห็นดังนี้นะครับ

ประเด็นแบบนี้อยากให้แบ่งปัญหาออกเป็นเรื่องย่อยๆ แล้วค่อยๆ แก้ทีละเรื่อง เพราะปัญหาที่เล่ามา มันซับซ้อนซ่อนเงื่อน ผูกกันหลายปม คล้ายด้ายที่พันกันไปมามั่วไปหมด หากใจร้อนเกินไป ยิ่งดึงยิ่งพันกันหนัก อยากให้ใจเย็นๆ ค่อยๆ แก้ ทีละปมฟังดูแล้วปัญหาหลักๆ แบ่งออกเป็น 3 เรื่องใหญ่ ๆ คือ

1. การยอมรับคุณในฐานะหัวหน้าของเธอ

2. การทำงานที่มักข้ามหัวของคุณไปหาหัวหน้าเสมอๆ

3. การหลีกเลี่ยงไม่ตอบคำถามใดๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรง แต่จะให้พนักงานมา สอบถามจากคุณเองแก้ทีละเรื่องนะครับ

1. การยอมรับคุณในฐานะหัวหน้า

ประเด็นนี้ต้องเข้าใจและ ให้เวลาเธอสักหน่อย เป็นไปได้ว่าที่ผ่านมาเธออาจจะคาดหวัง " ตำแหน่ง " ที่คุณนั่งอยู่ แต่องค์กรตัดสินใจเลือกคุณมากกว่าเธอ ดังนั้นเธอจึงผิดหวังและ ตั้งแง่กับคุณซึ่งเป็นเรื่องธรรมดา คุณในฐานะหัวหน้าที่มาใหม่ มีหน้าที่สร้างการยอมรับให้เกิดขึ้น จำไว้ว่า " ต้องได้ใจ ก่อนได้งาน " หมายความว่าในช่วงแรกๆ ของการทำงานด้วยกัน อย่าเพิ่งสร้างระบบในการควบคุม หรือติดตามผลการทำงานของพนักงาน (หัวหน้าส่วนใหญ่ชอบทำแบบนี้ เพื่อจะได้ตรวจสอบการทำงานของพนักงานได้ดีขึ้น แต่หากมองในมุมของพนักงาน พวกเขา อาจรู้สึกว่าหัวหน้าใหม่ กำลังจ้องจับผิดพวกเธออยู่) ให้หาทางรับฟังปัญหาและ สนับสนุนการ ทำงานของเธอให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น หากเธอขาดเครื่องมือ หรืออุปกรณ์ในการทำงาน จะเป็นประโยชน์อย่างมาก หากคุณดิ้นรนหาทางช่วยเธอในเรื่องนี้ก่อนเป็นอันดับแรก หน้าที่ของคุณในช่วงต้นๆ ของการรับตำแหน่ง คือ ทำอย่างไรให้เธอรู้สึกว่า ตั้งแต่คุณเข้ามา ชีวิตของเธอดีขึ้น ปัญหาหลายๆ อย่างที่เคยคั่งค้างมาก็ได้รับการดูแลและ แก้ไขความทุกข์ ความลำบาก บางอย่างที่เธอมีในการทำงาน ก็ได้รับการเหลียวแลและ เยียวยา หากทำได้เช่นนี้ คุณก็จะค่อยๆ ซื้อใจของเธอได้ หลังจากนั้นจึงค่อยโฟกัสเรื่องการทำงาน ในฐานะหัวหน้าใหม่ คุณต้องพิสูจน์ฝีมือให้เธอเห็นว่า " คุณเก่งกว่า " ข้อแนะนำสั้นๆ 2-3 อย่างคือ หนึ่งอย่าถ่อมตัวมากเกินไป แต่ในทางกลับกันอย่าโอ้อวดจนเกินงาม สองคุณอาจจะแข่ง " รู้ลึก " กับเธอไม่ได้ เพราะเธอทำมาก่อนและ ทำอยู่ทุกวัน ดังนั้นมองหาโอกาสที่จะ " รู้กว้าง " กว่าเธอ รู้ในสิ่งที่เธอไม่รู้แต่จะช่วยให้เธอทำงานได้ดีขึ้นและ สามพยายามหาทางช่วยแก้ปัญหาในการทำงานของเธอในเรื่อง ที่เธอแก้ไม่ได้ สิ่งเหล่านี้อาจต้องใช้เวลา แต่หากไม่เริ่มต้น ก็จะไม่มีวันสำเร็จ

2. การทำงานที่มักข้ามหัวคุณไปหาหัวหน้าของคุณบ่อยๆ

ประเด็นนี้ต้องอาศัยความช่วยเหลือจากหัวหน้าของคุณด้วย ผมแนะนำให้คุณหาโอกาสพูดคุยกับหัวหน้าบ่อยๆ โดยเฉพาะในช่วงแรกๆ ของการทำงาน ทำให้หัวหน้าเข้าใจว่า คุณกำลังทำอะไรอยู่ มองปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นอย่างไรและ มีแนวทางในการแก้ปัญหาอย่างไร สิ่งสำคัญที่สุดคือ คุณและหัวหน้า ต้องพูดไปในทิศทางเดียวกัน เพราะหากคุณและหัวหน้าพูดไปคนละทิศทาง มีแนวโน้มสูงมาก ที่ลูกน้องจะฟังหัวหน้าของคุณมากกว่าคุณ นอกจากนั้นควรขอ ความช่วยเหลือจากหัวหน้าของคุณว่า หากพนักงานคนนี้ข้ามหัวคุณไปหาหัวหน้าโดยตรง ขอให้ หัวหน้าแนะนำให้เธอกลับมาคุยกับคุณก่อน ทั้งนี้เพื่อคุณจะได้ช่วยติดตามงานและ สนับสนุนการ ทำงานของเธอและ หัวหน้าได้ อีกอย่างที่ควรทำคือ หาโอกาสคุยกับพนักงานคนนี้ตรงๆ ว่า การทำงานใดๆ ก็ตาม อยากให้มาคุยกับคุณก่อนที่จะไปหาหัวหน้า โดยเน้นการพูดถึง ประโยชน์ที่พนักงานจะได้รับ (ไม่ใช่พูดถึงประโยชน์ของคุณเอง) เช่น บอกว่าประโยชน์ของการมาคุยกันก่อนคือ หากหัวหน้าถาม เราจะได้ตอบไปในทิศทางเดียวกัน หรือ หากหัวหน้าถามความคืบหน้า คุณจะได้ช่วยตอบได้ นอกจากนั้นหากหัวหน้าไม่เห็นด้วย คุณจะได้ช่วยอธิบายให้ได้ เป็นต้น ไม่ใช่พูดว่า "อยากให้มาคุยกันก่อน เพราะถ้าไม่มาคุยแล้วหัวหน้ามาถามคุณ คุณไม่รู้เรื่อง จะทำให้ดูไม่ดี”เป็นต้น เพราะพูดแบบนี้ เป็นการพูดถึงประโยชน์ของตัวเองเท่านั้น ไม่ได้เน้นประโยชน์ สำหรับพนักงาน

3. การหลีกเลี่ยงไม่ตอบคำถามใดๆ เอาแต่โยนให้คุณตอบเอง

เรื่องนี้ค่อยๆ ปรับไป ในช่วงแรกๆ อาจโฟกัสเฉพาะงานที่เธอรับผิดชอบก่อน ถ้าเธอยอม ตอบในงานที่เธอรับผิดชอบโดยตรง (ส่วนงานที่เธอไม่ได้รับผิดชอบ เธอไม่ยอมตอบ) ผมคิดว่า แบบนี้น่าจะพอรับได้ ทั้งนี้เพราะหากเธอยอมรับคุณมากขึ้นจากการทำในข้อ 1 และ 2 ปัญหานี้ จะค่อยๆ หายไปเอง

อย่างไรก็ตาม หากเธอไม่ยอมตอบในงานที่เธอเป็นผู้รับผิดชอบ แบบนี้คงต้องเชิญมา
พูดคุยกัน อย่าลืมพูดถึงประโยชน์ของเธอ ไม่ใช่ประโยชน์ของคุณ หรือทีมงาน ต้องยอมรับว่า คนส่วนใหญ่มองประโยชน์ที่ตนเองจะได้รับ ก่อนที่คนอื่นจะได้รับ อธิบายให้เธอฟังว่า เหตุใดเธอ จึงควรตอบคำถาม ที่เกี่ยวข้องกับงานที่เธอรับผิดชอบโดยตรง

ข้อแนะนำสุดท้าย หาโอกาสพูดคุยกับเธอบ่อยๆ แม้จะเพียงการพูดคุยสั้นๆ ก็ตาม เพราะคนที่เราพูดคุยด้วยบ่อยๆ มักไม่ค่อยมีปัญหา ดังนั้นกับคนที่มีปัญหายิ่งต้องคุยให้บ่อยขึ้น ลองดูนะครับ ได้เรื่องหรือไม่ยังไง อย่าลืมเล่าสู่กันฟัง

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com