ถูกเพื่อนร่วมงาน ที่ไม่ใช่หัวหน้า ถือโอกาสใช้งานตลอด ทำอย่างไรดี โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q : ที่แผนกมีคนที่อยูในระดับหัวหน้าอยู่ 3 คน (รวมตัวดิฉันเองด้วย) ที่จริงแล้วเรา 3 คนต่างรับผิดชอบส่วนงานย่อยของตัวเองที่อาจจะใช้ข้อมูลเชื่อมโยงกันบ้าง แต่ด้วยความที่ดิฉันรู้จักคนมากและมีทักษะในการสื่อสารที่โอเค จึงมักได้รับความร่วมมือดี ปัญหาอยู่ตรงที่ว่า อีก 2 คนซึ่งจริงๆ แล้วมีตำแหน่งสูงกว่าดิฉัน มักมาใช้ดิฉัน รวมถึงลูกน้องดิฉันให้ทำงานแทนประหนึ่งว่าเป็นหัวหน้าดิฉันอีกที เนื่องจากเขาไม่ได้รับความร่วมมือจากฝ่ายอื่น ลูกน้องดิฉันก็ทนแทบไม่ไหว พอเอาเรื่องไปปรึกษาหัวหน้าฝ่าย ก็บอกว่าเข้าใจแต่อยากให้ช่วยหน่อย เพราะคนฝ่ายอื่นไว้ใจดิฉันมากกว่า อยากทราบว่าควรจะรับมือกับปัญหานี้อย่างไรดีคะ

A : อยากให้เริ่มต้นคิดในแง่ดีก่อนว่า " มีคนเห็นความสำคัญ " อย่าลืมบอกน้องๆ ในทีมอย่างนั้นด้วยครับ ถึงแม้ลูกน้องจะบ่นบ้างก็ไม่เป็นไร ที่สำคัญอย่าพูดอะไรที่ทำให้ลูกทีม รู้สึกว่าถูกเอาเปรียบหรือถูกจิกหัวใช้ (แม้ในความเป็นจริงจะเป็นเช่นนั้นก็ตาม) เพราะนอกจากจะไม่ได้ช่วยแก้ปัญหาแล้ว ยังเป็นการทำให้ปัญหาหนักขึ้นไปอีก

หลังจากนั้นฝึกเรียนรู้ที่จะปฏิเสธอย่างนุ่มนวล แบบบัวไม่ให้ช้ำ น้ำไม่ให้ขุ่น โดยใช้หลักการ 2 อย่างดังนึ้

1. อย่าบอกว่า “ ไม่ ” ให้ตอบว่า " ได้ ถ้า " เช่น หากหัวหน้าอีกแผนกบอกว่า ช่วยไปบอกอีกหน่วยงานให้ส่งรายงานที่ขอให้หน่อย อย่ารีบปฏิเสธ ให้ทำหน้าตายิ้มแย้มไว้ ปานประหนึ่งอยากช่วยเหลือ แล้วตอบว่า " ได้ ค่ะ ด้วยความยินดี ถ้า พี่จะรออีกสัก 2-3 วัน เพราะช่วงนี้น้องๆ ในทีมทุกคน ติดงานด่วนมากที่ต้องทำส่งหัวหน้า " เป็นต้น เหตุผลหลัง " ถ้า...." คิดเอาตามความเหมาะสม แต่ที่สำคัญต้องทำให้เนียน

2. อย่าบอกว่า “ ไม่ ” ให้บอกว่า " ได้ แต่ " เช่น " ได้ ค่ะ แต่ พี่ต้องช่วยเตรียมเอกสาร ข้อมูลที่จำเป็นให้เรียบร้อย และมอบหมายให้น้องในแผนกของพี่ ไปช่วยกันพูดพร้อมกับหนู " เป็นต้น สร้างเงื่อนไขบางอย่าง ที่ให้เขาหรือทีมงานของเขา ต้องมีส่วนร่วมกับการทำงานของเราด้วย

นอกจากนั้น ให้จดบันทึกการใช้งานของหน่วยงานอื่น ให้ครบถ้วน ว่าเป็นเรื่องอะไร เมื่อไร ใช้โดยใคร และผลลัพธ์ที่เราได้ช่วยเหลือเป็นอย่างไร แล้วนำข้อมูลนี้ไปคุยกับหัวหน้า หรือไม่ก็รายงานให้หัวหน้าทราบเป็นระยะๆ เช่น ทุกๆ อาทิตย์ โดยทำเป็นสรุปส่งโดยอีเมลก็ได้ อย่าลืมสำเนาให้ลูกน้องทราบด้วยว่า เราได้ดำเนินบางอย่าง (อย่างแยบยลแล้ว) เพื่อช่วยแก้ปัญหานี้

หากมีโอกาส และจังหวะที่เหมาะสม ให้คุยกับพี่อีก 2 แผนกตรงๆ อย่าบอกว่า " ไม่อยากช่วย " แต่ให้อ้างว่าช่วงนี้ขอเว้นระยะสักหน่อย เพราะมีงานด่วน และน้องๆ ในทีมมีงานล้นมือจริงๆ เมื่อเคลียร์งานเสร็จสิ้นแล้ว ยินดีกลับมาช่วยงานเท่าที่ช่วยได้เหมือนเดิม

อย่างไรก็ตาม ในระหว่างที่กำลังพยายามแก้ปัญหา อย่าลืมให้กำลังใจลูกน้อง พาไปกินข้าวบ้าง เพื่อบำรุงขวัญ ที่สำคัญต้องแสดงให้เห็นว่า คุณไม่ได้นิ่งดูดายกับปัญหานี้ กำลังพยายามแก้ไขอยู่ เพียงแต่ต้องทำอย่างมีศิลปะ เพราะ มิเช่นนั้นอาจถูกมองว่า " ไม่มีน้ำใจ ไม่ยอมช่วยเหลือ หรือเกี่ยงงานได้ " ซึ่งจะทำให้ซวยซ้ำซวยซ้อนกันไปใหญ่

ลองดูนะครับ หวังว่าน่าจะได้ผลบ้างไม่มากก็น้อย อย่าลืมส่งข่าวนะครับ

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com