เทคโนโลยีสารสนเทศกับการจัดการองค์ความรู้

ปัจจุบันการจัดการองค์ความรู้เป็นสิ่งที่หลายหน่วยงานให้ความสำคัญ เนื่องจากองค์ความรู้มีอยู่มากมายและหลากหลาย รวมทั้งมีอยู่ในทุกที่ทุกระดับในหน่วยงาน แต่เป็นการยากที่จะระบุว่ามีองค์ความรู้อะไรบ้างหรือมองข้ามองค์ความรู้ต่าง ๆ ไป และหากไม่มีการจัดการองค์ความรู้ที่ดี อาจทำให้หน่วยงานสูญเสียโอกาส และประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะหากหน่วยงานเกิดการสูญเสียองค์ความรู้ที่ฝังลึกติดตัวบุคคล จากการที่บุคลากรมีการย้ายงาน ลาออก หรือเกษียณ การเก็บรวบรวมองค์ความรู้จึงเป็นสิ่งจำเป็น

วงจรชีวิตการจัดการองค์ความรู้

ในวงจรชีวิตของการจัดการองค์ความรู้จะประกอบไปด้วยขั้นตอน 4 ขั้นตอน สำหรับแต่ละองค์ความรู้ แต่เมื่อทำครบ 4 ขั้นตอนแล้ว อาจพบองค์ความรู้ใหม่ซึ่งจะเป็นการเริ่มวัฏจักรของการจัดการองค์ความรู้ชิ้นใหม่นั่นเอง โดย 4 ขั้นตอน ประกอบด้วย

1.การสร้างองค์ความรู้ หรือการระบุองค์ความรู้
องค์ความรู้เกิดขึ้นทุกแห่งตลอดเวลา การนิยามความรู้เป็นสิ่งที่ยาก เนื่องจากความรู้ต่าง ๆ มีความสัมพันธ์กัน การระบุองค์ความรู้จะต้องระบุขอบเขตเพื่อให้การนิยามความรู้มีความชัดเจน ทุกอย่างที่เกิดขึ้นสามารถระบุเป็นองค์ความรู้ได้และเนื้อหาจะเป็นไปตามมุมมองต่าง ๆ ของผู้ใช้องค์ความรู้ ในขณะที่นำองค์ความรู้ไปใช้หรือประยุกต์ใช้กับสิ่งต่าง ๆ อาจเกิดองค์ความรู้ใหม่ได้เช่นกัน

2.การเก็บรวบรวมองค์ความรู้
หลังจากที่นิยามองค์ความรู้เรียบร้อยแล้วจะต้องทำการเก็บรวบรวมองค์ความรู้ เพื่อที่จะสามารถถ่ายทอดให้ผู้อื่นเข้าใจ การอธิบายองค์ความรู้เป็นอีกกระบวนการหนึ่งที่ยาก ซึ่งอาจจะต้องใช้ตัวแบบต่าง ๆ หรือเครื่องมือต่าง ๆ เข้ามาช่วยให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับความรู้ที่มี รวมทั้งวิธีการในการเก็บรวบรวมองค์ความรู้ต่าง ๆ ก็มีหลายวิธีการขึ้นอยู่กับประเภทขององค์ความรู้ และวิธีการถ่ายทอดความรู้เช่นกัน

3.การแบ่งปันองค์ความรู้
หลังจากที่สามารถรวบรวมและอธิบายองค์ความรู้ในรูปแบบที่เหมาะสม จะต้องมีการถ่ายทอดองค์ความรู้ เพื่อให้เกิดการกระจายความรู้หรือเพื่อจะได้นำความรู้ไปใช้ต่อไป

4.การนำองค์ความรู้ไปใช้
องค์ความรู้จะเกิดประโยชน์และมีค่าจะต้องถูกนำไปใช้ให้เหมาะสมในบริบทต่าง ๆ ซึ่งการนำความรู้ไปใช้จะสามารถพัฒนาต่อยอดหรือค้นพบองค์ความรู้ใหม่ ซึ่งจะต้องถูกนิยามในขั้นตอนของการสร้างองค์ความรู้ ทำให้เกิดวงจรชีวิตของการจัดการความรู้ใหม่เช่นกัน

การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจจะมีอยู่เสมอ ๆ จึงต้องมีการพัฒนาระบบสารสนเทศให้สามารถเปลี่ยนแปลงและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว การออกแบบและพัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจึงใช้แนวคิดของการออกแบบและโปรแกรมเชิงวัตถุ (Object Oriented Concept) ซึ่งจะสอดคล้องกับแนวคิดของกระบวนการทำงานแบบยืดหยุ่น (Flexible Process) และโครงสร้างองค์การแบบยืดหยุ่น (Flexible Structure) ที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา (Dynamic Business Environment) การออกแบบและโปรแกรมเชิงวัตถุนี้จะทำให้การปรับเปลี่ยนระบบสารสนเทศทำได้ง่ายขึ้น และรวดเร็วขึ้น เนื่องจากระบบสารสนเทศเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจของทุก ๆ องค์การ เพราะระบบสารสนเทศจะถูกออกแบบและพัฒนาให้สอดคล้องและสนับสนุนกระบวนการทำงานต่าง ๆ ขององค์การเพื่อให้ประสิทธิภาพการทำงานมีเพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกันการนำแนวคิดเชิงวัตถุนี้มาใช้สอดคล้องกับการจัดการองค์ความรู้โดยหนึ่งองค์ความรู้คือโปรแกรมเชิงวัตถุหนึ่งโปรแกรม เนื่องจากโปรแกรมเป็นวิธีการหนึ่งที่สามารถเก็บรวบรวมหรือถ่ายทอดความรู้ทางธุรกิจได้ ขณะเดียวกันก็จะสอดคล้องกับการทำ Process Reengineering และ Organization Restructuring