ในยุคนั้นบริษัท สากลสถาปัตย์ จำกัด แม้จะเป็นบริษัทก่อสร้างยักษ์ใหญ่ของประเทศ แต่แท้จริงแล้วยังคล้ายกับเป็นดงเสือถ้ำมังกรแห่งยุคสมัยก็ว่าได้ เพราะเป็นแหล่งรวมของคนเก่งคนกล้าและคนมีฝีมือมากมาย ทั้งยังเป็นแหล่งประสานงานระหว่างภาครัฐกับเอกชนที่มีพลังอย่างยิ่ง
เพราะเหตุที่เป็นบริษัทที่มีผู้คนเป็นจำนวนมากและมีงานหลากหลายด้าน ประกอบทั้งกรรมการผู้อำนวยการก็เป็นคนที่มีวิสัยทัศน์เล็งการณ์ไกล และเป็นนักบริหารจัดการที่ยิ่งใหญ่แห่งยุคนั้น ดังนั้นกิจกรรมฝึกอบรมสัมมนาให้กับพนักงานและการฝึกอบรมในเรื่องการบริหารจัดการจึงเป็นกิจกรรมที่ดำเนินการอย่างเป็นล่ำเป็นสัน
ในแต่ละเดือนจะมีการฝึกอบรมสัมมนาพนักงานด้านต่าง ๆ ทั้งความรู้เฉพาะด้านในหน้าที่การงานของแต่ละแผนก แต่ละฝ่าย แต่ที่สำคัญคือการบริหารจัดการอันเป็นองค์รวม
มีการเชิญวิทยากรที่มีชื่อเสียงและมีความรู้เฉพาะด้านมาให้การอบรมสัมมนา ณ ห้องประชุมใหญ่ของบริษัท โดยการสัมมนาแต่ละครั้งก็จะระบุชื่อพนักงานที่มีหน้าที่และมีความเกี่ยวข้องในเรื่องนั้น ๆ ให้เข้าฟังการอบรมสัมมนา
เป็นธรรมดาของการทำงานที่มีงานประจำอยู่แล้ว และเมื่อมีการอบรมสัมมนาภายในจึงมีกรณีที่พนักงานบางคนติดภารกิจงานประจำไม่สามารถเข้าอบรมสัมมนาได้
ในกรณีอย่างนี้ บางครั้งฝ่ายบุคคลก็ประกาศเชิญชวนพนักงานหน่วยงานอื่นให้เข้าอบรมสัมมนา หรือบางครั้งพนักงานที่ถูกระบุตัวให้เข้าอบรมสัมมนาเกรงว่าที่นั่งของตนจะว่าง และกลัวว่าจะถูกเพ่งเล็งจากผู้บังคับบัญชาว่าไม่ใส่ใจในการแสวงหาความรู้ จึงมักจะติดต่อให้พนักงานอื่นเข้าไปนั่งอบรมสัมมนาแทน
ทุกกรณีผมจะพยายามเข้าอบรมสัมมนา เพราะน้อมรับคำแนะนำจากท่านบุศย์ ขันธวิทย์ มาก่อนแล้วว่าให้สนใจใฝ่อบรมศึกษาในเรื่องการบริหารการจัดการ ทั้งกรรมการผู้อำนวยการก็เคยเปรยเรื่องนี้ไว้ตั้งแต่วันแรกที่ผมไปสัมภาษณ์เข้าทำงาน
ดังนั้นการฝึกอบรมสัมมนาไม่ว่าในเรื่องการวางผังโครงสร้างองค์กร การจัดทำภารกรรมของหน่วยงาน การจัดทำภาระหน้าที่ของพนักงาน การทำผังการไหลเวียนของงาน การกำกับงาน การตรวจสอบงาน การประเมินผล หรือในเรื่องของการบริหารจัดการงานพัสดุ งานจัดซื้อ งานส่งกำลังบำรุง งานบริหารจัดการยานยนต์ หรือในเรื่องการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน หรือระหว่างพนักงาน หรือแม้ในเรื่องของการวางแผนงานประจำปี แผนงานประจำเดือน แผนงานประจำสัปดาห์ การกำหนดภารกิจรายวัน เหล่านี้ผมก็ได้มีโอกาสเข้ารับการอบรมศึกษาแทบทุกหลักสูตร
จนกลายเป็นคนคุ้นหน้าคุ้นตาของพนักงานที่มีหน้าที่จัดอบรมสัมมนา และลุกลามไปคุ้นเคยกับวิทยากรต่าง ๆ เพราะผมได้กลายเป็นเจ้าประจำที่มักเข้าฟังการ อบรมสัมมนาของทุกเรื่อง ทุกหน่วยงาน หรือทุกกิจกรรมก็ว่าได้
สภาพเช่นนี้จึงเท่ากับผมได้มีโอกาสเข้าโรงเรียนอีกชนิดหนึ่ง คือ โรงเรียนการบริหารจัดการ แต่ไม่ใช่เป็นการเรียนรู้เฉพาะเรื่องทฤษฎีอย่างเดียว หากยังมีการเรียนรู้เรื่องการปฏิบัติด้วย
เนื่องจากหลังการฝึกอบรมสัมมนาแล้ว ก็ยังมีการจัดประชุมพนักงานภายในบริษัทของแต่ละหน่วยงานบ้าง หรือการประชุมร่วมระหว่างหน่วยงานเพื่อการประสานงานบ้าง
ในการประชุมประเภทนี้จะเรียกว่าเป็นการประชุมเพื่อการปฏิบัติหรือเพื่อนำความรู้แปรสู่การปฏิบัติก็ว่าได้
ทำให้ผมได้มีโอกาสรู้จักวิธีการทำผังบริหารองค์กร หรือที่เรียกว่า Organization Chart หรือการจัดทำตารางการควบคุมงานก่อสร้างของแต่ละหน่วยงานที่ดำเนินงานอยู่ในต่างจังหวัด หรือในการจัดทำแผนส่งกำลังบำรุงทั้งวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือที่ต้องใช้ในการก่อสร้างของแต่ละหน่วยงาน
และทำให้ได้รู้ได้เห็นถึงเทคนิคในการเตรียมการเรียกร้องค่าเสียหาย ซึ่งต้องเตรียมการไว้อย่างต่อเนื่องตั้งแต่งานก่อสร้างกำลังดำเนินงานอยู่ ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ 4 ประการคือ เพื่อเตรียมขอขยายเวลาทำงานหากการก่อสร้างล่าช้า เพื่อไม่ให้ถูกปรับ หรือเพื่อเรียกร้องค่าจ้างเพิ่ม หรือเพื่อขอรับการชดเชยความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มงานของฝ่ายผู้ว่าจ้าง
ภายหลังเมื่อผมมาทำงานด้านทนายความเต็มตัวแล้ว จึงได้รู้ว่านั่นคือการเตรียมการสร้างหลักฐานหรือข้อเท็จจริงไว้เสียตั้งแต่ต้น ทำให้พยานหลักฐานมีน้ำหนักเป็นเรื่องเป็นราวต่อเนื่อง และเชื่อถือได้ ทั้งทำให้อีกฝ่ายหนึ่งหักล้างได้ยาก
เหตุทั้งนี้เนื่องจากพยานหลักฐานนั้นจะถูกนำมาใช้ในภายหลังเกิดเรื่องราวแล้ว คนโดยทั่วไปมักไม่คิดคำนึงถึงการสร้างพยานหลักฐานเพื่ออ้างอิงในวันข้างหน้า แต่แท้จริงแล้วในวิธีทำงานแบบมาตรฐานทางสากลนั้นเขาต้องจัดทำเรื่องเหล่านี้ไว้อย่างพร้อมมูล ทำให้เขาไม่ต้องเสียหายหรือไม่เสียเปรียบหากว่ามีกรณีพิพาทเกิดขึ้น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการวางแผนนั้นเป็นเรื่องที่คนไทยเราไม่ค่อยถนัดและมักจะไม่ค่อยจัดทำ เพราะรักสะดวก รักสบาย จึงมีความเป็นทั่วไปว่าคนไทยเรามักทำอะไรไปเฉพาะหน้า แก้ปัญหาไปเฉพาะหน้า ทำเรื่องราวต่าง ๆ ไปตามสถานการณ์
ดังนั้นกรณีจึงกลายเป็นว่าทำไป แก้ไขปัญหาไป โดยที่ไม่มีกระบวนการและขั้นตอนที่แน่นอนชัดเจน ซึ่งหลายครั้งก็ทำให้งานไม่อาจเดินไปได้อย่างราบรื่น เพราะมัวจะติดขัดในเรื่องนั้นเรื่องนี้และมีความขลุกขลักล่าช้าเสียเวลาเกิดขึ้น
เวลามีค่ายิ่ง แต่คนทั่วไปมักจะไม่สนใจ จึงมีการผลัดวันประกันพรุ่ง หรือไม่ก็เลื่อนเรื่องเวลาไปอย่างง่ายๆ ทั้ง ๆ ที่เวลานั้นมีค่า มีความหมายอย่างยิ่ง ยิ่งเป็นกิจการที่มีผู้คนมาก เวลาแต่ละวัน แต่ละชั่วโมง แต่ละนาทีก็มีมูลค่าต้นทุนดำรงอยู่ทั้งสิ้น ยังมิพักต้องรวมถึงมูลค่าแห่งโอกาสที่จะสร้างรายได้หรือแสวงหากำไรเพิ่มขึ้น
กรรมการผู้อำนวยการ คุณเติมศักดิ์ ตุลย์วัฒนจิต เป็นคนที่เข้มงวดเรื่องเวลามาก ให้ความสำคัญและคุณค่าแก่เวลาแทบจะเรียกว่ายิ่งกว่าสิ่งใด ๆ
ท่านเป็นคนแนะนำให้ผมรู้จักบริหารเวลา โดยเริ่มต้นจากการสั่งซื้อคู่มือในการทำงานให้ผมเป็นรายปี ชื่อว่า Day Timer ซึ่งมีคำขวัญว่าทุกคนมีเวลาวันละ 24 ชั่วโมงเหมือนกัน แต่ทุกคนก็ใช้เวลาไม่เหมือนกัน
Day Timer ที่ว่านี้คล้าย ๆ กับปฏิทิน มีทั้งส่วนที่เป็นรายปี รายเดือน รายสัปดาห์ รายวัน และมีตารางเวลากำกับอยู่ตลอด ปฏิทินเฉพาะวันในแต่ละหน้านอกจากแบ่งเป็นห้วงเวลาแล้ว ยังมีระบุรายการไว้อย่างหนึ่งว่า “งานที่ต้องทำในวันนี้”
เป็นการกำหนดบังคับให้ต้องคิดอ่านการงานไว้ล่วงหน้าว่าแต่ละวันมีงานที่จะต้องทำอะไรบ้าง และลงบันทึกล่วงหน้าไว้ไม่ว่าเป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือน หรือรายปีก็ตาม และเมื่อถึงวันนั้นแล้วก็จะรู้ได้โดยง่ายว่าจะต้องทำอะไร
เมื่อทำไปแล้วก็บันทึกผลการทำงานไว้ หรือถ้างานไม่เสร็จจะต้องเลื่อนไปทำต่อในวันอื่น ก็ไปบันทึกในรายการ To Be Done Today ในวันนั้น ๆ ตามที่กะเกณฑ์ไว้
จึงทำให้มีการวางแผนการทำงานล่วงหน้า มีการติดตามงานทุกเรื่องโดยไม่ตกหล่น และสรุปประเมินผลได้อย่างชัดเจน
การที่คนเรารู้จักคุณค่าและความสำคัญของเวลา รู้จักใช้เวลา และรู้จักการบริหารเวลา ก็ย่อมทำให้ใช้ประโยชน์จากเวลาได้มากและมีคุณค่ากว่าคนอื่น ทั้ง ๆ ที่ทุกคนก็มีเวลา 24 ชั่วโมงในแต่ละวันเท่ากัน แต่มีความเหนือกว่ากันอยู่ตรงที่การบริหารและการใช้เวลานี่เอง
โปรดติดตามตอนที่ 69 “เปิดโลกการบริหาร ตอน 2 (จบ)” ในวันศุกร์ที่ 15 กุมภาพันธ์ 2551
เพราะเหตุที่เป็นบริษัทที่มีผู้คนเป็นจำนวนมากและมีงานหลากหลายด้าน ประกอบทั้งกรรมการผู้อำนวยการก็เป็นคนที่มีวิสัยทัศน์เล็งการณ์ไกล และเป็นนักบริหารจัดการที่ยิ่งใหญ่แห่งยุคนั้น ดังนั้นกิจกรรมฝึกอบรมสัมมนาให้กับพนักงานและการฝึกอบรมในเรื่องการบริหารจัดการจึงเป็นกิจกรรมที่ดำเนินการอย่างเป็นล่ำเป็นสัน
ในแต่ละเดือนจะมีการฝึกอบรมสัมมนาพนักงานด้านต่าง ๆ ทั้งความรู้เฉพาะด้านในหน้าที่การงานของแต่ละแผนก แต่ละฝ่าย แต่ที่สำคัญคือการบริหารจัดการอันเป็นองค์รวม
มีการเชิญวิทยากรที่มีชื่อเสียงและมีความรู้เฉพาะด้านมาให้การอบรมสัมมนา ณ ห้องประชุมใหญ่ของบริษัท โดยการสัมมนาแต่ละครั้งก็จะระบุชื่อพนักงานที่มีหน้าที่และมีความเกี่ยวข้องในเรื่องนั้น ๆ ให้เข้าฟังการอบรมสัมมนา
เป็นธรรมดาของการทำงานที่มีงานประจำอยู่แล้ว และเมื่อมีการอบรมสัมมนาภายในจึงมีกรณีที่พนักงานบางคนติดภารกิจงานประจำไม่สามารถเข้าอบรมสัมมนาได้
ในกรณีอย่างนี้ บางครั้งฝ่ายบุคคลก็ประกาศเชิญชวนพนักงานหน่วยงานอื่นให้เข้าอบรมสัมมนา หรือบางครั้งพนักงานที่ถูกระบุตัวให้เข้าอบรมสัมมนาเกรงว่าที่นั่งของตนจะว่าง และกลัวว่าจะถูกเพ่งเล็งจากผู้บังคับบัญชาว่าไม่ใส่ใจในการแสวงหาความรู้ จึงมักจะติดต่อให้พนักงานอื่นเข้าไปนั่งอบรมสัมมนาแทน
ทุกกรณีผมจะพยายามเข้าอบรมสัมมนา เพราะน้อมรับคำแนะนำจากท่านบุศย์ ขันธวิทย์ มาก่อนแล้วว่าให้สนใจใฝ่อบรมศึกษาในเรื่องการบริหารการจัดการ ทั้งกรรมการผู้อำนวยการก็เคยเปรยเรื่องนี้ไว้ตั้งแต่วันแรกที่ผมไปสัมภาษณ์เข้าทำงาน
ดังนั้นการฝึกอบรมสัมมนาไม่ว่าในเรื่องการวางผังโครงสร้างองค์กร การจัดทำภารกรรมของหน่วยงาน การจัดทำภาระหน้าที่ของพนักงาน การทำผังการไหลเวียนของงาน การกำกับงาน การตรวจสอบงาน การประเมินผล หรือในเรื่องของการบริหารจัดการงานพัสดุ งานจัดซื้อ งานส่งกำลังบำรุง งานบริหารจัดการยานยนต์ หรือในเรื่องการแก้ไขปัญหาความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน หรือระหว่างพนักงาน หรือแม้ในเรื่องของการวางแผนงานประจำปี แผนงานประจำเดือน แผนงานประจำสัปดาห์ การกำหนดภารกิจรายวัน เหล่านี้ผมก็ได้มีโอกาสเข้ารับการอบรมศึกษาแทบทุกหลักสูตร
จนกลายเป็นคนคุ้นหน้าคุ้นตาของพนักงานที่มีหน้าที่จัดอบรมสัมมนา และลุกลามไปคุ้นเคยกับวิทยากรต่าง ๆ เพราะผมได้กลายเป็นเจ้าประจำที่มักเข้าฟังการ อบรมสัมมนาของทุกเรื่อง ทุกหน่วยงาน หรือทุกกิจกรรมก็ว่าได้
สภาพเช่นนี้จึงเท่ากับผมได้มีโอกาสเข้าโรงเรียนอีกชนิดหนึ่ง คือ โรงเรียนการบริหารจัดการ แต่ไม่ใช่เป็นการเรียนรู้เฉพาะเรื่องทฤษฎีอย่างเดียว หากยังมีการเรียนรู้เรื่องการปฏิบัติด้วย
เนื่องจากหลังการฝึกอบรมสัมมนาแล้ว ก็ยังมีการจัดประชุมพนักงานภายในบริษัทของแต่ละหน่วยงานบ้าง หรือการประชุมร่วมระหว่างหน่วยงานเพื่อการประสานงานบ้าง
ในการประชุมประเภทนี้จะเรียกว่าเป็นการประชุมเพื่อการปฏิบัติหรือเพื่อนำความรู้แปรสู่การปฏิบัติก็ว่าได้
ทำให้ผมได้มีโอกาสรู้จักวิธีการทำผังบริหารองค์กร หรือที่เรียกว่า Organization Chart หรือการจัดทำตารางการควบคุมงานก่อสร้างของแต่ละหน่วยงานที่ดำเนินงานอยู่ในต่างจังหวัด หรือในการจัดทำแผนส่งกำลังบำรุงทั้งวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือที่ต้องใช้ในการก่อสร้างของแต่ละหน่วยงาน
และทำให้ได้รู้ได้เห็นถึงเทคนิคในการเตรียมการเรียกร้องค่าเสียหาย ซึ่งต้องเตรียมการไว้อย่างต่อเนื่องตั้งแต่งานก่อสร้างกำลังดำเนินงานอยู่ ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ 4 ประการคือ เพื่อเตรียมขอขยายเวลาทำงานหากการก่อสร้างล่าช้า เพื่อไม่ให้ถูกปรับ หรือเพื่อเรียกร้องค่าจ้างเพิ่ม หรือเพื่อขอรับการชดเชยความเสียหายที่เกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงหรือการเพิ่มงานของฝ่ายผู้ว่าจ้าง
ภายหลังเมื่อผมมาทำงานด้านทนายความเต็มตัวแล้ว จึงได้รู้ว่านั่นคือการเตรียมการสร้างหลักฐานหรือข้อเท็จจริงไว้เสียตั้งแต่ต้น ทำให้พยานหลักฐานมีน้ำหนักเป็นเรื่องเป็นราวต่อเนื่อง และเชื่อถือได้ ทั้งทำให้อีกฝ่ายหนึ่งหักล้างได้ยาก
เหตุทั้งนี้เนื่องจากพยานหลักฐานนั้นจะถูกนำมาใช้ในภายหลังเกิดเรื่องราวแล้ว คนโดยทั่วไปมักไม่คิดคำนึงถึงการสร้างพยานหลักฐานเพื่ออ้างอิงในวันข้างหน้า แต่แท้จริงแล้วในวิธีทำงานแบบมาตรฐานทางสากลนั้นเขาต้องจัดทำเรื่องเหล่านี้ไว้อย่างพร้อมมูล ทำให้เขาไม่ต้องเสียหายหรือไม่เสียเปรียบหากว่ามีกรณีพิพาทเกิดขึ้น
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องการวางแผนนั้นเป็นเรื่องที่คนไทยเราไม่ค่อยถนัดและมักจะไม่ค่อยจัดทำ เพราะรักสะดวก รักสบาย จึงมีความเป็นทั่วไปว่าคนไทยเรามักทำอะไรไปเฉพาะหน้า แก้ปัญหาไปเฉพาะหน้า ทำเรื่องราวต่าง ๆ ไปตามสถานการณ์
ดังนั้นกรณีจึงกลายเป็นว่าทำไป แก้ไขปัญหาไป โดยที่ไม่มีกระบวนการและขั้นตอนที่แน่นอนชัดเจน ซึ่งหลายครั้งก็ทำให้งานไม่อาจเดินไปได้อย่างราบรื่น เพราะมัวจะติดขัดในเรื่องนั้นเรื่องนี้และมีความขลุกขลักล่าช้าเสียเวลาเกิดขึ้น
เวลามีค่ายิ่ง แต่คนทั่วไปมักจะไม่สนใจ จึงมีการผลัดวันประกันพรุ่ง หรือไม่ก็เลื่อนเรื่องเวลาไปอย่างง่ายๆ ทั้ง ๆ ที่เวลานั้นมีค่า มีความหมายอย่างยิ่ง ยิ่งเป็นกิจการที่มีผู้คนมาก เวลาแต่ละวัน แต่ละชั่วโมง แต่ละนาทีก็มีมูลค่าต้นทุนดำรงอยู่ทั้งสิ้น ยังมิพักต้องรวมถึงมูลค่าแห่งโอกาสที่จะสร้างรายได้หรือแสวงหากำไรเพิ่มขึ้น
กรรมการผู้อำนวยการ คุณเติมศักดิ์ ตุลย์วัฒนจิต เป็นคนที่เข้มงวดเรื่องเวลามาก ให้ความสำคัญและคุณค่าแก่เวลาแทบจะเรียกว่ายิ่งกว่าสิ่งใด ๆ
ท่านเป็นคนแนะนำให้ผมรู้จักบริหารเวลา โดยเริ่มต้นจากการสั่งซื้อคู่มือในการทำงานให้ผมเป็นรายปี ชื่อว่า Day Timer ซึ่งมีคำขวัญว่าทุกคนมีเวลาวันละ 24 ชั่วโมงเหมือนกัน แต่ทุกคนก็ใช้เวลาไม่เหมือนกัน
Day Timer ที่ว่านี้คล้าย ๆ กับปฏิทิน มีทั้งส่วนที่เป็นรายปี รายเดือน รายสัปดาห์ รายวัน และมีตารางเวลากำกับอยู่ตลอด ปฏิทินเฉพาะวันในแต่ละหน้านอกจากแบ่งเป็นห้วงเวลาแล้ว ยังมีระบุรายการไว้อย่างหนึ่งว่า “งานที่ต้องทำในวันนี้”
เป็นการกำหนดบังคับให้ต้องคิดอ่านการงานไว้ล่วงหน้าว่าแต่ละวันมีงานที่จะต้องทำอะไรบ้าง และลงบันทึกล่วงหน้าไว้ไม่ว่าเป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือน หรือรายปีก็ตาม และเมื่อถึงวันนั้นแล้วก็จะรู้ได้โดยง่ายว่าจะต้องทำอะไร
เมื่อทำไปแล้วก็บันทึกผลการทำงานไว้ หรือถ้างานไม่เสร็จจะต้องเลื่อนไปทำต่อในวันอื่น ก็ไปบันทึกในรายการ To Be Done Today ในวันนั้น ๆ ตามที่กะเกณฑ์ไว้
จึงทำให้มีการวางแผนการทำงานล่วงหน้า มีการติดตามงานทุกเรื่องโดยไม่ตกหล่น และสรุปประเมินผลได้อย่างชัดเจน
การที่คนเรารู้จักคุณค่าและความสำคัญของเวลา รู้จักใช้เวลา และรู้จักการบริหารเวลา ก็ย่อมทำให้ใช้ประโยชน์จากเวลาได้มากและมีคุณค่ากว่าคนอื่น ทั้ง ๆ ที่ทุกคนก็มีเวลา 24 ชั่วโมงในแต่ละวันเท่ากัน แต่มีความเหนือกว่ากันอยู่ตรงที่การบริหารและการใช้เวลานี่เอง
โปรดติดตามตอนที่ 69 “เปิดโลกการบริหาร ตอน 2 (จบ)” ในวันศุกร์ที่ 15 กุมภาพันธ์ 2551
