xs
xsm
sm
md
lg

Digital Economy…Digital HR ตอนที่ 2 เครื่องมือในการบริหาร Digital HR

เผยแพร่:   ปรับปรุง:   โดย: MGR Online

ในตอนที่แล้ว ได้พูดถึงการขับเคลื่อนเศรษฐกิจแบบดิจิตอล (Digital Economy) ซึ่งเกิดจากการใช้เทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตเชื่อมโยงวงจรเศรษฐกิจผ่านทาง E-Commerce Mobile Commerce และ Social Commerce เพื่อลดต้นทุนทางธุรกรรม (Transaction Cost) ตัวอย่างที่เห็นได้ชัด เช่น การค้นหาและเชื่อมโยงข้อมูลของผู้บริโภคที่มีปริมาณมหาศาลในลักษณะของ Big Data นำไปวิเคราะห์ให้เกิดประโยชน์ทางธุรกิจ และต่อยอดด้วยการพัฒนา Application บน Smart Phone เพื่อการซื้อขายแลกเปลี่ยนสินค้า หรือบริการที่หลากหลาย ภายใต้เศรษฐกิจแบบดิจิตอล Social-Mobile-Analytic-Cloud หรือ SMAC คือ เทคโนโลยีที่องค์กรนำมาใช้ ความจำเป็นที่ต้องพัฒนาทักษะบุคลากรให้มีสมรรถนะในการใช้เทคโนโลยีดังกล่าวได้กลายเป็นจุดเริ่มต้นในการปรับเปลี่ยนงานบริหารทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้เข้าสู่ความเป็นดิจิตอล หรือ Digital HR เพื่อให้สอดรับต่อองค์กรที่ปรับเปลี่ยนไปเป็น Digital Organization

แม้ว่างาน HR ในปัจจุบันได้มีการใช้เทคโนโลยีดิจิตอลอยู่บ้างแล้ว เช่น งานด้านสรรหาบุคลากรผ่านทาง Social Media และงานบริการพนักงานออนไลน์ แต่เป้าหมายของการเป็น Digital HR คือ การเชื่อมโยงงาน HR ทั้งหมดให้สามารถใช้งานที่ไหนก็ได้ เมื่อไรก็ได้ ผ่าน Smart Device ต่างๆ รวมทั้งการเพิ่มขีดความสามารถในการวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก (HR Big Data) และการใช้ Social Media เสริมสร้างการความร่วมมือ และผูกพันในองค์กร (Collaboration) ให้แนบแน่นขึ้น เครื่องมือในการบริหาร Digital HR คือ การนำเทคโนโลยี SMAC มาใช้ต่อยอดเครื่องมือที่มีอยู่แล้ว เสริมด้วยการพัฒนาเครื่องมือใหม่ๆ เช่น Mobile Application โดยมีหลักปฏิบัติที่สำคัญ คือ

• อนุญาตให้พนักงานสามารถนำอุปกรณ์ Notebook Tablet และ Smart Phone ของตนเองมาเชื่อมต่อกับฐานข้อมูล และระบบปฏิบัติการขององค์กร (Bring Your Own Device - BYOD)
• จัดการข้อมูล HR ที่มีอยู่เป็นจำนวนมาก (HR Big Data) ให้อยู่ในรูปที่สามารถวิเคราะห์และบริหารจัดการได้เป็นรายบุคคล
•ปรับปรุงระบบบริการพนักงานออนไลน์ (Employee Self-service Online) จาก PC-based เป็นระบบ Mobile-based เพื่อสนับสนุนการทำงานภายใต้แนวคิด Any Device, Anywhere, Any Time
•สนับสนุนการใช้ Social Media เป็นช่องทางการการเรียนรู้และพัฒนาให้ใช้งานได้บน Mobile-based
•พัฒนาต่อยอด Social Media ด้วย Gamification เพื่อกระตุ้นความร่วมมือและผูกพันในองค์กร (Collaboration)

การเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูลองค์กรกับอุปกรณ์ IT ส่วนตัวของพนักงาน พนักงานส่วนใหญ่จะมีเครื่องมือสื่อสารส่วนบุคคล (Smart Device) เช่น Notebook Tablet และ Smart Phone ใช้งานผ่านระบบการสื่อสารไร้สาย ทำให้สามารถทำงานได้ทุกสถานที่ ทุกเวลา การอนุญาตให้พนักงานนำอุปกรณ์ดังกล่าวมาเชื่อมต่อระบบฐานข้อมูล และเครือข่ายอินทราเน็ตในองค์กรเพื่อเป็นอุปกรณ์เสริมในที่ทำงาน หรือนำกลับไปใช้งานที่บ้าน เป็นแนวคิดที่เรียกว่า BYOD หรือ Bring Your Own Device ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญในการปรับเปลี่ยนการบริหารงานบุคคลในปัจจุบันไปสู่การเป็นระบบ Digital HR ได้เร็วขึ้น ทั้งนี้ BYOD นอกจากจะเพิ่มขีดความสามารถในการติดต่อสื่อสาร ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายขององค์กรในการจัดซื้ออุปกรณ์ และซอฟต์แวร์ให้พนักงาน และยังเสริมการทำงานของพนักงานให้คล่องตัวมีประสิทธิภาพมากขึ้น อย่างไรก็ตาม หากอุปกรณ์นั้นๆ ไม่มีการป้องกันไว้อย่างดีก็อาจเป็นช่องโหว่ที่ทำให้ระบบเครือข่ายสื่อสารขององค์กรโดนโจมตีได้ง่ายยิ่งขึ้น หรือเกิดการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญ องค์กรจึงจำเป็นต้องจัดระดับของข้อมูลที่พนักงานสามารถเข้าถึงได้ รวมทั้งต้องมีมาตรการรองรับการใช้เครือข่าย (Network) ให้เพียงพอต่อข้อมูลและจำนวนอุปกรณ์ที่นำมาเชื่อมต่อเพื่อไม่ให้การทำงานของเครือข่ายช้าลง

การบริหารจัดการข้อมูล HR Big Data

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่อพนักงาน พนักงานสัญญาจ้าง และพนักงานจ้างเหมางานมีปริมาณมาก แต่ส่วนใหญ่ไม่ได้ถูกจัดระบบ และนำมาวิเคราะห์ในเชิงลึก อย่างไรก็ตาม การก้าวกระโดดทางเทคโนโลยีทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาลอย่างรวดเร็วพร้อมกันในครั้งเดียวสามารถเป็นไปได้ และมีค่าใช้จ่ายไม่สูง ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลที่ผ่านการวิเคราะห์ (Analytics) ลงไปถึงระดับรายบุคคล และจัดระบบให้อยู่ในรูป e-profile สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจเรื่องสำคัญขององค์กรได้ เช่น การวางแผนอัตรากำลัง การบริหารพนักงานศักยภาพเป็นรายบุคคล การวิเคราะห์ความสัมพันธ์ระหว่างการให้รางวัล และสิทธิประโยชน์รูปแบบต่างๆ กับคุณภาพของผลงาน ซึ่งเป็นเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน และมิติอื่นๆ เช่น ต้นทุน รายได้ และผลการปฏิบัติงาน ถ้าหากดำเนินการได้ดีจะเอื้อประโยชน์ต่อทั้งองค์กร และกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตาม HR Big Data เป็นเรื่องที่ค่อนข้างใหม่ และต้องอาศัยความเข้าใจพื้นฐานการวิเคราะห์เชิงปริมาณ (Analytics) บนฐานข้อมูลขนาดใหญ่ รวมทั้งการใช้ระบบสารสนเทศเพื่อการตัดสินใจ แต่ถ้าสามารถใช้ HR Big Data ได้อย่างเข้าใจจะเป็นช่องทางเชื่อมโยงการบริหารทรัพยากรมนุษย์ กับการบริหารธุรกิจเข้าหากันได้อย่างดี

การใช้ระบบบริการพนักงานออนไลน์บน Mobile Application

การวางระบบบริการพนักงานออนไลน์ (Employee Self-Service Online) บน Mobile-based เช่น Smart Phone ในรูปแบบของ Application จะช่วยให้พนักงานทำธุรกรรม HR ได้สะดวกขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องเข้ามาในที่ทำงาน การพัฒนาระบบบริการพนักงานออนไลน์ที่ปัจจุบันอยู่บน PC-based ให้เป็นระบบ Mobile-based ต้องอาศัยหลักเกณฑ์เบื้องต้น ดังนี้

•เป็นบริการงาน HR ที่พนักงานใช้เป็นประจำ หรือจำเป็นต่อการปฏิบัติงานในแต่ละวัน
•สามารถนำไปพัฒนาต่อยอดเพื่อผนวกกับ Gamification ได้
•เป็นข้อมูลทั่วไปที่ไม่ได้จัดเป็นความลับขององค์กร (Data Confidentiality Criteria) และสามารถถูกนำไปจัดเก็บบนฐานข้อมูลภายนอก อย่างเช่นระบบ Cloud ได้

ตัวอย่างการใช้บริการงาน HR ผ่านทาง Mobile Application เช่น พนักงานสามารถขอวันลา และผู้บังคับบัญชาสามารถอนุมัติคำขอลาได้ตลอด 24 ชม. รวมทั้งสามารถตรวจสอบปฏิทินการทำงาน ดูข้อมูลการใช้งาน วันคงเหลือ ของวันลาแต่ละประเภทได้ หรือการพัฒนา Mobile Application สำหรับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เพื่อให้พนักงานติดตามการเปลี่ยนแปลงของตลาดทุน และสามารถปรับเปลี่ยนแผนการลงทุนในกองทุนฯ ให้สอดคล้องต่อความเสี่ยงที่ตนเองยอมรับได้ การเบิกสวัสดิการรักษาพยาบาล การจองตั๋วเครื่องบิน และที่พักสำหรับการเดินทาง รวมทั้งการค้นหาข้อมูลในคู่มือพนักงานผ่านอุปกรณ์ Tablet และ Smart Phone เป็นต้น

การพัฒนาระบบ Social Media บน Mobile Application

ระบบ Social Media ที่ถูกพัฒนาสำหรับใช้ภายในองค์กร นอกจากจะเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร ยังช่วยสร้างช่องทางความร่วมมือ และผูกพันระหว่างพนักงาน (Collaboration) ปัจจุบัน Social Media สำหรับใช้ในองค์กรได้รับการพัฒนาไปมาก สามารถนำประยุกต์ใช้ได้หลายวัตถุประสงค์ เช่น การสร้างกลุ่มชุมชนกิจกรรมออนไลน์ตามความสนใจของพนักงาน เพื่อสร้างความสัมพันธ์จากการทำกิจกรรมนอกเวลางานร่วมกัน เช่น การออกกำลังกาย ทำงานอดิเรก ท่องเที่ยว เป็นต้น หรือใช้ Social Media บน Mobile Learning Technology สำหรับการบริหารจัดการองค์ความรู้ให้เข้าถึงได้ง่าย จะช่วยกระตุ้นการสร้างวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และแบ่งปันความรู้ หรือการสร้างกลุ่มที่เกี่ยวข้องต่องาน (Work Group) ที่มีความสนใจเรื่องใดเรื่องหนึ่งร่วมกัน เพื่อช่วยกันระดมสมองหาแนวคิดใหม่ๆ หรือให้ความเห็นปรับปรุงงาน (Peer Review) เป็นต้น

การพัฒนาต่อยอด Social Media ด้วย Gamification

การนำ Gamification มาเป็น Function เสริมระบบ Social Media เพื่อกระตุ้นการความร่วมมือและผูกพันในองค์กร (Collaboration) ผู้ใช้งานสามารถสร้างกิจกรรม และเชิญชวนเพื่อนพนักงานมาแข่งขันเพื่อสะสมเข็ม (Badge) หรือคะแนน หรือเข้าร่วมกิจกรรมกับผู้ใช้งานคนอื่นก็ได้ เช่น ออกกำลังกาย ทานอาหารเพื่อสุขภาพ กิจกรรมอาสา เป็นต้น การเข้าร่วมกิจกรรมผ่านทาง Social Media จะน่าสนใจยิ่งขึ้นถ้ามีการต่อยอดด้วย Gamification ผู้เข้าร่วมสามารถให้เหรียญ/ Badge/ Point เมื่อเข้าใช้งาน การแข่งขันและรางวัลที่ได้จะทำให้พนักงานสนใจเข้าร่วมกิจกรรมมากขึ้น

การปรับเปลี่ยนการบริหารงานทรัพยากรบุคคลให้เป็นรูปแบบ Digital HR เป็นเรื่องใหม่ที่ต้องอาศัยทั้งทรัพยากร และแรงสนับสนุนจากทุกฝ่าย แต่ที่สำคัญยิ่งกว่านั้นก็คือ การนำเทคโนโลยี Digital มาใช้แม้จะมีประโยชน์ในภาพรวม แต่ก็ต้องระวังว่าจะไม่นำไปสู่การขยายช่องว่างทางเทคโนโลยีระหว่างคนต่างรุ่นในองค์กร

------------------------------------
ดร.ณัฐวุฒิ พงศ์สิริ
ผู้ช่วยผู้ว่าการ สายทรัพยากรบุคคลและพัฒนาองค์กร
ธนาคารแห่งประเทศไทย
nutavoot@bot.or.th
------------------------------------
กำลังโหลดความคิดเห็น