Q: เพื่อนร่วมงานมีปัญหาเรื่องการสื่อสาร มักจะสื่อสารไปตามที่ตัวเองเข้าใจเอาเอง ซึ่งตรงกันข้ามกับสิ่งที่คู่สนทนาพยายามจะบอก ดิฉันได้พยายามแก้ปัญหาด้วยการให้เขาทวนความเข้าใจแล้ว แต่สุดท้ายก็ยังเอาไปสื่อสารต่อแบบผิด ๆ อยู่ดี เขาเป็นคนที่มีความมั่นใจในตัวเองสูงมาก และไม่ค่อยยอมรับฟัง มักจะมีคำแก้ตัวอยู่ตลอดเวลา ควรจะทำอย่างไรดีคะ?
A: ก่อนอื่นต้องยอมรับว่าเราคงเปลี่ยนนิสัยเพื่อนคนนี้ได้ยาก เพราะในฐานะเพื่อนร่วมงาน-ไม่ใช่หัวหน้า-เราจึงไม่มีอำนาจอะไรในการบังคับสั่งการหรือให้คุณให้โทษเขา ประกอบกับความเป็นคนไม่รับฟังด้วย การเปลี่ยนเขาจึงเกือบเป็นไปไม่ได้เลย
เพราะฉะนั้นข้อแนะนำในวันนี้ คงไม่ใช่ทำอย่างไร "เพื่อนคนนึ้จึงจะเปลี่ยน" แต่คำแนะนำวันนี้โฟกัสไปที่ "ทำอย่างไรเราจะทำงานกับเพื่อนคนนี้ได้ดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น"
ข้อแนะนำที่ 1 : การทวนความเข้าใจในการพูดคุยเรื่องสำคัญๆ ทุกๆ ครั้งเป็นสิ่งดี แต่จากนี้ไปอย่าทวนเพียงแค่ "เธอเข้าใจว่าอะไร" (What) แต่ให้ทวนว่า "ตามที่เธอเข้าใจ เธอคิดว่าจะกลับไปดำเนินการอย่างไรต่อไป" (How) เพราะการที่คนๆหนึ่ง จะทำงานได้ตามที่เราคาดหวัง ไม่ใช่เป็นเพราะเข้าใจ What (ต้องทำอะไร) แต่ต้องเข้าใจ How (จะทำอย่างไร) ดังนั้นการทวนความเข้าใจโดยโฟกัสที่วิธีการที่จะนำไปทำ น่าจะช่วยทำให้มั่นใจได้มากขึ้นว่าผลลัพธ์จะเป็นไปตามที่คาดหวังได้มากกว่าโฟกัสที่ "เธอเข้าใจว่าอย่างไร" (What)
ข้อแนะนำที่ 2 : ในระหว่างการพูดคุยหากเป็นไปได้ให้มีคนอื่นร่วมรับฟังด้วย อย่างน้อยที่สุดก็ช่วยเราได้หากข้อความที่พูดคุยกัน มันเพี้ยนไปในภายหลัง
ข้อแนะนำที่ 3 : เมื่อสนทนากันจบ หากเป็นไปได้ให้เพื่อนสรุปความเข้าใจจากการพูดคุยเป็นลายลักษณ์อักษรและส่งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบ แต่หากเป็นไปไม่ได้เราก็ทำหน้าที่เป็นคนสรุปความเข้าใจในสิ่งที่พูดคุยกันเป็นลายลักษณ์อักษรแล้วส่งไปให้เพื่อน รวมทั้งผู้เกี่ยวข้องรับทราบ ทั้งนี้เพื่อเป็นการป้องกันปัญหาความเข้าใจไม่ตรงกันหรือคุยกันอย่างหนึ่งแต่ไปสื่อต่ออีกอย่างหนึ่งได้บ้าง
ผมคิดว่าเราคงทำได้ดีที่สุดเท่านี้ หากยังคงไม่ได้ผลอยู่ดี แนะนำให้ปรึกษาหัวหน้าของคุณ หรือไม่ก็หัวหน้าเขา เพื่อจะหาทางแก้ปัญหาต่อไป
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com
