คุณจำได้ไหม ตอนที่คุณขึ้นมาเป็นหัวหน้าใหม่ ๆ ทีมของคุณเป็นทีมเล็กๆ อยู่ในอาณาบริเวณเดียวกัน มีอะไรก็คุยกัน เห็นกันตลอด ส่วนคุณเองก็รู้สึกว่าสามารถบริหารทีมได้เป็นอย่างดี คุณให้ความสำคัญ ให้เวลา และปฏิบัติต่อทุกคนในทีมอย่างเท่าเทียมกัน ทุกอย่างเป็นไปได้สวย ลูกทีมของคุณทุกคนทำผลงานออกมาได้ดี บางคนได้เลื่อนตำแหน่งไปแล้ว บางคนก็กำลังเตรียมตัว ส่วนตัวคุณเองก็ได้รับการสนับสนุนที่ดีทำให้ได้ตำแหน่งสูงขึ้นไปอีก
และเมื่อตำแหน่งของคุณยิ่งใหญ่ขึ้นมากเท่าไร ลูกทีมที่ต้องดูแลก็มีจำนวนมากขึ้นเท่านั้น ไม่นานลูกทีมของคุณก็กระจัดกระจายอยู่ทั่วไปหมด ลูกทีมบางคนอยู่ชั้นล่าง บางคนอยู่ชั้นบน ทีมย่อยบางทีมถูกส่งไปอยู่โรงงานซึ่งห่างไกลจากออฟฟิส และบางทีมก็ไปอยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศเลยด้วยซ้ำ แต่ที่แน่ๆ คุณก็คงยังมีลูกทีมอีกจำนวนหนึ่งอยู่ใกล้ชิดกับคุณ ปัญหาที่ตามมาคือคุณไม่สามารถจัดสรรเวลาให้กับทุกคนในทีมได้อย่างเท่าเทียมกันเหมือนเดิม เลยกลายเป็นว่า ใครที่อยู่ใกล้หน่อยก็จะได้เวลาไปมากกว่าคนที่อยู่ในพื้นที่ห่างไกล
ผมมีโอกาสได้สัมภาษณ์พนักงานขององค์กรแห่งหนึ่ง ซึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศไทย และยังมีสาขาย่อยอยู่ในประเทศใกล้เคียง บุคคลที่ผมสัมภาษณ์ เป็นพนักงานที่อยู่ในสาขาต่างๆซึ่งมีหัวหน้าอยู่ที่สำนักงานใหญ่ในกรุงเทพ คำถามคือ “คุณรู้สึกอย่างไรกับหัวหน้าของคุณ”
คำตอบที่ได้รับอันหนึ่งซึ่งผมคิดว่าน่ารักดี ฟังแล้วเห็นภาพชัดเจน คือตำตอบของพนักงานที่ประจำอยู่สำนักงานแห่งหนึ่งในต่างจังหวัด ลองฟังดูว่าเขาเปรียบเปรยหัวหน้าของเขาว่าอย่างไร
“หัวหน้าเปรียบเสมือนญาติผู้ใหญ่ที่สนิทแต่อยู่ห่างไกล หัวหน้าเป็นบุคคลที่พวกเรายังคงเคารพอยู่ แต่นานๆ จึงจะมีโอกาสได้เจอสักที (ส่วนใหญ่มักเจอตอนที่ต้องประเมินผลงานปลายปีหรือมีเหตุจำเป็นบางอย่าง - เขาขยายความให้ฟังภายหลัง) มีโอกาสก็จะโทรติดต่อกันบ้าง เฉพาะเวลามีเรื่องด่วนหรือสำคัญจริง ๆ แต่โดยมากจะติดต่อและส่งข่าวกันทางจดหมาย (อีเมล) ซึ่งหัวหน้าก็ดูเหมือนจะมีสายตาที่ไม่ค่อยดีเท่าไรนัก จึงต้องให้คนใกล้ชิด คล้าย ๆ ลูกหรือหลานที่อาศัยอยู่ด้วยอ่านให้ฟัง และลูกหลาน ก็จะอ่านให้ฟังเท่าที่จำเป็น (หัวหน้ามอบหมายให้เลขาเป็นคนช่วยอ่านอีเมลและสกรีนเเอกสารต่าง ๆ โดยให้นำเสนอเฉพาะเรื่องที่จำเป็นจริง ๆ และเอาแบบสั้น ๆ เท่านั้น) และจะไม่ตอบจดหมายกลับมาเพราะเขียนเองไม่ค่อยไหว (ไม่มีเวลา) แต่ถ้าจำเป็นที่จะต้องตอบ ก็จะให้ลูกหลานคือเลขา เขียนให้ หรือไม่งั้นก็ใช้วิธีโทรมาบอกเอา ส่วนข่าวสารต่างๆ กว่าจะรู้เรื่องก็ช้าหรือบางทีก็ไม่รู้เรื่องเลยด้วยซ้ำ เพราะด้วยความที่ลูกหลานเยอะและกระจายอยู่ทั่วไปหมด ทำให้มีการตกหล่นกันบ้างส่วนเรื่องการมาเยี่ยมเยียนนั้น นานๆ จะได้มีโอกาสเห็นหน้าซะที เพราะมาเองไม่ค่อยไหว (ไม่มีเวลา) จะมีก็แต่พวกเราไปเยี่ยมเยียนหรือถูกเรียกให้ไปหามากกว่า หรือถ้าจะได้เจอกันอีกทีก็ตอนสังสรรค์รวมญาติ (งานสังสรรค์ประจำปีของบริษัท) และเรื่องสุดท้ายที่ทำให้พวกเราช้ำใจที่สุด ก็คือเรื่องของการแบ่งมรดก (โบนัสและการขึ้นเงินเดือน) คนใกล้ชิดก็เลยได้เยอะหน่อยเพราะเห็น ๆ กันอยู่ว่าดูแลเอาใจใส่ดีเพียงใด แล้วพอถึงเวลาสรรหาผู้นำคนใหม่ (การเลื่อนตำแหน่ง) คนใกล้ชิดก็จะได้ไปอีก เช่นกัน"
เป็นไงครับ ผมว่าเขาเปรียบเปรยได้เห็นภาพดีจริงๆ ผมเข้าใจครับว่า บางครั้งคนที่ทำหน้าที่หัวหน้า ก็ไม่ได้ตั้งใจให้เกิดเรื่องอย่างนี้ขึ้น แต่บางครั้งทีมันก็ไม่มีเวลาจริงๆ หรือบางครั้งอาจเป็นไปได้ที่หลงลืมกันไปบ้าง เพราะลูกน้องเยอะเหลือเกิน ดังนั้นเมื่อเราเห็นถึงปัญหาแล้ว เราจะแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไร
อย่างแรกที่จะแนะนำ คือเรื่องของการสื่อสาร หัวหน้าจำเป็นต้องวางแผนการสื่อสารให้ดี ต้องให้แน่ใจว่าเรื่องปกติทั่วไปที่สื่อสาร จะไปถึงทุกคนที่อยู่ในทีมให้ได้รับรู้อย่างพร้อมเพรียงกัน ไม่ว่าจะด้วยวิธีการส่งจดหมาย ฝากคนไปบอก หรือ โทรไปหาเอง และนอกจากสื่อสารแล้ว ก็ต้องทบทวนความเข้าใจด้วย
ถัดมาเป็นเรื่องของการจัดตารางการพบปะ ประชุม หรือพูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอ หัวหน้าควรจะมีตารางการประชุมกับลูกทีมเป็นระยะๆ เพื่อกระจายข้อมูลข่าวสารอย่างครบถ้วนและทั่วถึง คนที่อยู่ในอาณาบริเวณเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน ก็อาจจะมานั่งประชุมร่วมกันได้ แต่การประชุมนี้ควรรวมไปถึงลูกทีมที่อยู่ห่างไกลจากสำนักงานใหญ่ด้วย คุณอาจจะใช้วิธีการประชุมรวมสาย (ทางโทรศัพท์หรือทางอินเตอร์เน็ท) หรือถ้าองค์กรคุณมีระบบการประชุมแบบผ่านวิดิทัศน์ (Video conference) ก็จะเป็นการดีมาก เพราะเรื่องบางเรื่อง ข้อมูลบางอย่าง จะสื่อสารได้ดีกว่าถ้าเป็นการสื่อสารแบบผ่านการมองเห็นด้วย การขอข้อมูลป้อนกลับก็เป็นสิ่งสำคัญ คุณควรสอบถามลูกทีมที่อยู่ไกลบ้างว่า เขารู้สึกว่า ได้รับข่าวสารข้อมูลชัดเจน ครบถ้วนและทันเวลาไหม ลองถามดูว่า เขามีความเข้าใจในข้อมูลที่ได้รับตรงกับคนที่อยู่ใกล้ชิดคุณหรือไม่ และถ้าเผอิญคำตอบที่ได้รับคือ “ไม่” แล้วล่ะก็ ลองให้เขาแนะนำวิธีการสื่อสารที่จะสามารถส่งตรงไปถึงเขาและทำให้เขาเข้าใจได้อย่างถูกต้องและชัดเจนดู คุณอาจค้นพบแนวทางการสื่อสารแบบใหม่ ๆ ก็เป็นได้
และสุดท้ายคงจะไม่พ้นเรื่องของ การแบ่งมรดกและการหาผู้นำคนใหม่ (เป็นเรื่องที่ผู้อยู่ไกลส่วนใหญ่ รู้สึกน้อยใจเป็นที่สุด) เวลาที่จะต้องแบ่งโบนัส ขึ้นเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่งนั้น คุณจำเป็นต้องพิจารณาว่า สิ่งที่คุณได้ตัดสินใจไปนั้น โดยส่วนมากมากระจุกอยู่กับคนใกล้ชิดคุณหรือไม่ ถ้าใช่คุณมีเหตุผลที่จะไปอธิบายให้คนอื่นที่อยู่ไกลเข้าใจได้ไหม โดยเฉพาะเรื่องของการเลื่อนตำแหน่ง (เพราะเรื่องเงินเดือนและโบนัส ส่วนมากมักเป็นความลับ แม้ในทางปฏิบัติจะไม่ใช่ก็ตาม แต่ด้วยความที่อยู่ไกล การเปรียบเทียบจึงอาจทำได้ยากขึ้นหน่อย เมื่อเทียบกับเรื่องของการปรับเลื่อนตำแหน่งซึ่งเห็นได้ชัดเจนกว่า)
ผมเข้าใจดีว่า งานของคุณในฐานะหัวหน้าก็หนักอยู่แล้ว แต่ขึ้นชื่อว่าเป็นหัวหน้าแล้ว คงไม่สามารถปฏิเสธการมีลูกทีมได้ และยิ่งตำแหน่งสูงมากขึ้นเท่าไร ลูกทีมก็จะมีมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจงอย่าคิดแค่จะทำงานที่คุณได้รับมอบหมายให้เสร็จเพียงอย่างเดียว คุณควรคำนึงถึงการดูแลเอาใจใส่ลูกทีมของคุณด้วย เพราะความสำเร็จของคุณในฐานะหัวหน้า ขึ้นอยู่กับความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของทีมงานด้วยเช่นกัน
ฝากไว้ให้คิดนะครับ
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
www.orchidslingshot.com
apiwut@riverorchid.com
และเมื่อตำแหน่งของคุณยิ่งใหญ่ขึ้นมากเท่าไร ลูกทีมที่ต้องดูแลก็มีจำนวนมากขึ้นเท่านั้น ไม่นานลูกทีมของคุณก็กระจัดกระจายอยู่ทั่วไปหมด ลูกทีมบางคนอยู่ชั้นล่าง บางคนอยู่ชั้นบน ทีมย่อยบางทีมถูกส่งไปอยู่โรงงานซึ่งห่างไกลจากออฟฟิส และบางทีมก็ไปอยู่ต่างจังหวัดหรือต่างประเทศเลยด้วยซ้ำ แต่ที่แน่ๆ คุณก็คงยังมีลูกทีมอีกจำนวนหนึ่งอยู่ใกล้ชิดกับคุณ ปัญหาที่ตามมาคือคุณไม่สามารถจัดสรรเวลาให้กับทุกคนในทีมได้อย่างเท่าเทียมกันเหมือนเดิม เลยกลายเป็นว่า ใครที่อยู่ใกล้หน่อยก็จะได้เวลาไปมากกว่าคนที่อยู่ในพื้นที่ห่างไกล
ผมมีโอกาสได้สัมภาษณ์พนักงานขององค์กรแห่งหนึ่ง ซึ่งมีสาขาอยู่ทั่วประเทศไทย และยังมีสาขาย่อยอยู่ในประเทศใกล้เคียง บุคคลที่ผมสัมภาษณ์ เป็นพนักงานที่อยู่ในสาขาต่างๆซึ่งมีหัวหน้าอยู่ที่สำนักงานใหญ่ในกรุงเทพ คำถามคือ “คุณรู้สึกอย่างไรกับหัวหน้าของคุณ”
คำตอบที่ได้รับอันหนึ่งซึ่งผมคิดว่าน่ารักดี ฟังแล้วเห็นภาพชัดเจน คือตำตอบของพนักงานที่ประจำอยู่สำนักงานแห่งหนึ่งในต่างจังหวัด ลองฟังดูว่าเขาเปรียบเปรยหัวหน้าของเขาว่าอย่างไร
“หัวหน้าเปรียบเสมือนญาติผู้ใหญ่ที่สนิทแต่อยู่ห่างไกล หัวหน้าเป็นบุคคลที่พวกเรายังคงเคารพอยู่ แต่นานๆ จึงจะมีโอกาสได้เจอสักที (ส่วนใหญ่มักเจอตอนที่ต้องประเมินผลงานปลายปีหรือมีเหตุจำเป็นบางอย่าง - เขาขยายความให้ฟังภายหลัง) มีโอกาสก็จะโทรติดต่อกันบ้าง เฉพาะเวลามีเรื่องด่วนหรือสำคัญจริง ๆ แต่โดยมากจะติดต่อและส่งข่าวกันทางจดหมาย (อีเมล) ซึ่งหัวหน้าก็ดูเหมือนจะมีสายตาที่ไม่ค่อยดีเท่าไรนัก จึงต้องให้คนใกล้ชิด คล้าย ๆ ลูกหรือหลานที่อาศัยอยู่ด้วยอ่านให้ฟัง และลูกหลาน ก็จะอ่านให้ฟังเท่าที่จำเป็น (หัวหน้ามอบหมายให้เลขาเป็นคนช่วยอ่านอีเมลและสกรีนเเอกสารต่าง ๆ โดยให้นำเสนอเฉพาะเรื่องที่จำเป็นจริง ๆ และเอาแบบสั้น ๆ เท่านั้น) และจะไม่ตอบจดหมายกลับมาเพราะเขียนเองไม่ค่อยไหว (ไม่มีเวลา) แต่ถ้าจำเป็นที่จะต้องตอบ ก็จะให้ลูกหลานคือเลขา เขียนให้ หรือไม่งั้นก็ใช้วิธีโทรมาบอกเอา ส่วนข่าวสารต่างๆ กว่าจะรู้เรื่องก็ช้าหรือบางทีก็ไม่รู้เรื่องเลยด้วยซ้ำ เพราะด้วยความที่ลูกหลานเยอะและกระจายอยู่ทั่วไปหมด ทำให้มีการตกหล่นกันบ้างส่วนเรื่องการมาเยี่ยมเยียนนั้น นานๆ จะได้มีโอกาสเห็นหน้าซะที เพราะมาเองไม่ค่อยไหว (ไม่มีเวลา) จะมีก็แต่พวกเราไปเยี่ยมเยียนหรือถูกเรียกให้ไปหามากกว่า หรือถ้าจะได้เจอกันอีกทีก็ตอนสังสรรค์รวมญาติ (งานสังสรรค์ประจำปีของบริษัท) และเรื่องสุดท้ายที่ทำให้พวกเราช้ำใจที่สุด ก็คือเรื่องของการแบ่งมรดก (โบนัสและการขึ้นเงินเดือน) คนใกล้ชิดก็เลยได้เยอะหน่อยเพราะเห็น ๆ กันอยู่ว่าดูแลเอาใจใส่ดีเพียงใด แล้วพอถึงเวลาสรรหาผู้นำคนใหม่ (การเลื่อนตำแหน่ง) คนใกล้ชิดก็จะได้ไปอีก เช่นกัน"
เป็นไงครับ ผมว่าเขาเปรียบเปรยได้เห็นภาพดีจริงๆ ผมเข้าใจครับว่า บางครั้งคนที่ทำหน้าที่หัวหน้า ก็ไม่ได้ตั้งใจให้เกิดเรื่องอย่างนี้ขึ้น แต่บางครั้งทีมันก็ไม่มีเวลาจริงๆ หรือบางครั้งอาจเป็นไปได้ที่หลงลืมกันไปบ้าง เพราะลูกน้องเยอะเหลือเกิน ดังนั้นเมื่อเราเห็นถึงปัญหาแล้ว เราจะแก้ปัญหาเหล่านี้อย่างไร
อย่างแรกที่จะแนะนำ คือเรื่องของการสื่อสาร หัวหน้าจำเป็นต้องวางแผนการสื่อสารให้ดี ต้องให้แน่ใจว่าเรื่องปกติทั่วไปที่สื่อสาร จะไปถึงทุกคนที่อยู่ในทีมให้ได้รับรู้อย่างพร้อมเพรียงกัน ไม่ว่าจะด้วยวิธีการส่งจดหมาย ฝากคนไปบอก หรือ โทรไปหาเอง และนอกจากสื่อสารแล้ว ก็ต้องทบทวนความเข้าใจด้วย
ถัดมาเป็นเรื่องของการจัดตารางการพบปะ ประชุม หรือพูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอ หัวหน้าควรจะมีตารางการประชุมกับลูกทีมเป็นระยะๆ เพื่อกระจายข้อมูลข่าวสารอย่างครบถ้วนและทั่วถึง คนที่อยู่ในอาณาบริเวณเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน ก็อาจจะมานั่งประชุมร่วมกันได้ แต่การประชุมนี้ควรรวมไปถึงลูกทีมที่อยู่ห่างไกลจากสำนักงานใหญ่ด้วย คุณอาจจะใช้วิธีการประชุมรวมสาย (ทางโทรศัพท์หรือทางอินเตอร์เน็ท) หรือถ้าองค์กรคุณมีระบบการประชุมแบบผ่านวิดิทัศน์ (Video conference) ก็จะเป็นการดีมาก เพราะเรื่องบางเรื่อง ข้อมูลบางอย่าง จะสื่อสารได้ดีกว่าถ้าเป็นการสื่อสารแบบผ่านการมองเห็นด้วย การขอข้อมูลป้อนกลับก็เป็นสิ่งสำคัญ คุณควรสอบถามลูกทีมที่อยู่ไกลบ้างว่า เขารู้สึกว่า ได้รับข่าวสารข้อมูลชัดเจน ครบถ้วนและทันเวลาไหม ลองถามดูว่า เขามีความเข้าใจในข้อมูลที่ได้รับตรงกับคนที่อยู่ใกล้ชิดคุณหรือไม่ และถ้าเผอิญคำตอบที่ได้รับคือ “ไม่” แล้วล่ะก็ ลองให้เขาแนะนำวิธีการสื่อสารที่จะสามารถส่งตรงไปถึงเขาและทำให้เขาเข้าใจได้อย่างถูกต้องและชัดเจนดู คุณอาจค้นพบแนวทางการสื่อสารแบบใหม่ ๆ ก็เป็นได้
และสุดท้ายคงจะไม่พ้นเรื่องของ การแบ่งมรดกและการหาผู้นำคนใหม่ (เป็นเรื่องที่ผู้อยู่ไกลส่วนใหญ่ รู้สึกน้อยใจเป็นที่สุด) เวลาที่จะต้องแบ่งโบนัส ขึ้นเงินเดือน หรือเลื่อนตำแหน่งนั้น คุณจำเป็นต้องพิจารณาว่า สิ่งที่คุณได้ตัดสินใจไปนั้น โดยส่วนมากมากระจุกอยู่กับคนใกล้ชิดคุณหรือไม่ ถ้าใช่คุณมีเหตุผลที่จะไปอธิบายให้คนอื่นที่อยู่ไกลเข้าใจได้ไหม โดยเฉพาะเรื่องของการเลื่อนตำแหน่ง (เพราะเรื่องเงินเดือนและโบนัส ส่วนมากมักเป็นความลับ แม้ในทางปฏิบัติจะไม่ใช่ก็ตาม แต่ด้วยความที่อยู่ไกล การเปรียบเทียบจึงอาจทำได้ยากขึ้นหน่อย เมื่อเทียบกับเรื่องของการปรับเลื่อนตำแหน่งซึ่งเห็นได้ชัดเจนกว่า)
ผมเข้าใจดีว่า งานของคุณในฐานะหัวหน้าก็หนักอยู่แล้ว แต่ขึ้นชื่อว่าเป็นหัวหน้าแล้ว คงไม่สามารถปฏิเสธการมีลูกทีมได้ และยิ่งตำแหน่งสูงมากขึ้นเท่าไร ลูกทีมก็จะมีมากขึ้นเท่านั้น ดังนั้นจงอย่าคิดแค่จะทำงานที่คุณได้รับมอบหมายให้เสร็จเพียงอย่างเดียว คุณควรคำนึงถึงการดูแลเอาใจใส่ลูกทีมของคุณด้วย เพราะความสำเร็จของคุณในฐานะหัวหน้า ขึ้นอยู่กับความร่วมมือร่วมใจในการทำงานของทีมงานด้วยเช่นกัน
ฝากไว้ให้คิดนะครับ
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
www.orchidslingshot.com
apiwut@riverorchid.com
