ทุกวันนี้ ไม่ว่าเข้าไปองค์กรไหน ๆ ก็เห็นมีโปรเจ็คโน่นนี่ ผุดขึ้นเป็นดอกเห็ด อาจเป็นเพราะช่วงเศรษฐกิจไม่ดีเช่นนี้ การสังคายนาองค์กร และการปรับเปลี่ยนแนวทางการทำงานบางอย่างเพื่อลดขั้นตอนหรือต้นทุน เป็นสิ่งจำเป็น
โปรเจ็ค จึงเป็นหนทางหนึ่งที่จะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด แต่สำหรับพนักงานแล้ว โปรเจ็คอาจดูเป็นเรื่องที่ไม่ค่อยน่าพิศมัยเท่าใดนัก เพราะพนักงานหลายคนมองว่า เป็นการเพิ่มงาน เพิ่มภาระ (โดยไม่ได้เพิ่มค่าจ้าง...ฮา) ที่สำคัญหน้าที่ความรับผิดชอบที่ตัวเองทำอยู่ในแต่ละวันก็ยุ่งจะตายอยู่แล้ว ด้วยเหตุนี้จึงทำให้หลาย ๆ ครั้งโปรเจ็คต่าง ๆ ถูกละเลยจากพนักงาน แล้วก็หายไปกับสายลมและแสงแดดในที่สุด ถ้าไม่ได้รับการติดตามจากหัวหน้าหรือผู้บริหารอย่างใกล้ชิด
ดังนั้นการจะทำให้โปรเจ็คประสบความสำเร็จ นอกจากการเอาใจใส่ของหัวหน้าหรือผู้บริหารโดยตรงแล้ว ตัวพนักงานเองก็มีผลอย่างยิ่ง เพราะฉะนั้นในฐานะที่คุณอาจเป็นคนหนึ่งที่ต้องบริหารจัดการโปรเจ็คขององค์กร คุณจำเป็นที่ต้องมองให้ออกว่าโปรเจ็คไหนกำลังไปได้ดี และโปรเจ็คใดกำลังทำท่าจะไปไม่รอดวันนี้ผมมีแนวทางในการตรวจสอบดูว่าโปรเจ็คต่าง ๆ ที่คุณกำลังดูแล เริ่มมีอาการง่อนแง่น ทำท่าจะไม่สำเร็จแล้วหรือยัง ถ้าหากคุณพบปัญหาและสามารถแก้ไขได้ตั้งแต่ช่วง ๆ แรก ๆ ก็เสมือนเป็นการ “ตัดไฟแต่ต้นลม” ความเสียหายที่เกิดขึ้นหรืออาจเกิดขึ้น ก็จะลดน้อยลงด้วย
หากพูดถึงสัญญาณเตือนภัยของโปรเจ็คแล้ว สัญญาณอย่างแรกที่สำคัญ ถ้าเกิดขึ้นแล้ว ผมรับรองได้ว่า โปรเจ็คนั้นๆล้มแน่นอน คือ การที่โปรเจ็คไม่ได้รับความสนใจใส่ใจในการติดตามผลจากผู้บริหารและไม่มีเป้าหมายที่ต้องการบรรลุอย่างชัดเจน นอกจากนั้น... ความไม่สนใจของคนทำโปรเจ็ค ซึ่งหมายถึงการที่ไม่มีใครในทีมมีความรู้สึกร่วมหรือกระตือรือร้นไปกับโปรเจ็คที่ทำ โดยมองเห็นสัญญาณนี้ได้จากการประชุมโปรเจ็คร่วมกัน ถ้ามีจำนวนคนเข้าร่วมประชุมน้อยในแต่ละครั้ง ก็มีความเป็นไปได้ว่าทีมงานไม่ได้ให้ความสนใจในโปรเจ็คเท่าที่ควร หรือถ้ามาร่วมประชุมแต่ไม่สนใจหรือไม่เอาใจใส่กับเรื่องที่ประชุม หรือแม้แต่การไม่พูดอะไรเลยในระหว่างการประชุม ก็เป็นสัญญาณเตือนภัยอย่างหนึ่งที่บอกถึงความไม่สนใจในโปรเจ็คเช่นกัน
ดังนั้นสิ่งสำคัญที่คนเป็นเจ้าของโปรเจ็คต้องทำสำหรับกรณีนี้คือ ต้องทำให้ทุกคนในทีมยอมรับในโปรเจ็คนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการพูดโน้มน้าวให้เห็นประโยชน์ของโปรเจ็ค หรือการพูดให้เห็นโทษของการไม่ทำโปรเจ็ค นอกจากการทำให้ยอมรับแล้ว คุณยังต้องทำให้ทุกคนมีความเข้าใจในเป้าหมายของโปรเจ็คที่ตรงกันอีกด้วย เพราะสิ่งที่คุณต้องการเห็นคือ ความกระตือรือร้นในการทำงาน การยอมรับในโปรเจ็คและการช่วยเหลือกันเพื่อให้โปรเจ็คบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
การขาดการสื่อสาร – การสื่อสารที่ขาดหายไปไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารที่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ การที่คนภายในทีมหรือคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็คไม่พูดคุยกัน อาจจะเพราะขัดแย้งกันหรือโปรเจ็คไม่คืบหน้าจึงไม่รู้จะคุยอะไรกัน ล้วนเป็นสัญญาณบ่งบอกถึงปัญหาที่กำลังเกิดขึ้น โปรเจ็คที่ดีควรมีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง ทุกคนรู้สิ่งที่กำลังเป็นอยู่ รู้คราว ๆ ว่า ใครทำอะไรไปถึงไหนแล้ว และไม่มี surprise (ความประหลาดใจ) ในการประชุมแต่ละครั้ง
ความไม่คืบหน้าของโปรเจ็ค – โปรเจ็คที่ใหญ่และต้องใช้เวลานานในการทำให้สำเร็จ จะมีการกำหนดจุดเช็คความคืบหน้า(milestones)เป็นระยะ ๆ โปรเจ็คที่ไม่มีความคืบหน้าหรือมีความคืบหน้าน้อยมากในแต่ละจุดเช็คความคืบหน้า ก็เป็นอีกสัญญาณหนึ่งของความเป็นไปได้ที่ว่า โปรเจ็คกำลังถูกละเลยหรือมีปัญหา ซึ่งจริง ๆ แล้วจุดเช็คระยะในแต่ละครั้งที่กำหนดไว้ นอกจากจะเป็นการบอกความคืบหน้าของงานแล้ว ยังเป็นแนวทางอย่างหนึ่งที่ทำให้ทีมงานได้รู้สึกภูมิใจในความสำเร็จในแต่ละช่วงเวลา แต่ถ้าคุณปล่อยให้โปรเจ็คเดินไปตามยถากรรม โดยไม่เข้าไปดูแลให้โปรเจ็คเป็นไปตามที่กำหนดไว้แล้วล่ะก็ มีความเป็นไปได้สูงว่า โปรเจ็คของคุณอาจจะไปไม่ถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้เป็นแน่แท้
บรรยากาศการทำงานที่ไม่มีข่าวร้ายปรากฏให้เห็น – ก็เป็นอีกสัญญาณหนึ่งที่กำลังบอกคุณว่า โปรเจ็คของคุณกำลังมีปัญหา เพราะคนส่วนมากจะเป็นโรคภูมิแพ้ – แพ้ข่าวร้าย ซึ่งทำให้หลาย ๆ ครั้งที่เวลางานไม่คืบหน้าหรือมีปัญหาในการทำงาน พนักงานส่วนมากจะเงียบไว้หรือพยายามประวิงเวลาในการบอกผู้บริหารหรือคนข้างบนให้นานที่สุด ดังนั้นทางที่ดี คุณควรจะพยายามสร้างบรรยากาศที่ทำให้ทุกคนในทีมเข้าใจว่า ถึงจะเป็นข่าวร้าย ก็สามารถบอกกล่าวกันได้ ไม่ต้องกลัวความผิด
การทำงานล่วงเวลาที่มีมากกว่าปกติ – เป็นสิ่งที่บ่งบอกได้อย่างหนึ่งว่า มีบางสิ่งบางอย่างผิดปกติ ผมบอกได้เลยว่าการทำงานล่วงเวลาที่ผิดจากปกตินั้น เป็นวิธีการอย่างหนึ่งในการเร่งงานที่ทำอยู่ให้เสร็จตามกำหนดเวลา หรืออาจจะเป็นการทำงานล่วงเวลาเพื่อจัดการกับงานที่ผิดพลาด โดยวิธีการนี้เป็นอะไรที่คนส่วนใหญ่ทำกัน และเป็นวิธีการที่ผู้บริหารจะรู้สึกระแคะระคายได้น้อยที่สุด
ผมเคยได้ยินผู้บริหารบางคนคุยกันสนุก ๆ ว่า หนึ่งในสัญญาณของปัญหานี้คือ สุขภาพของพนักงานที่แย่ลง เพราะการทำงานล่วงเวลาหมายถึง การทำงานดึก พักผ่อนไม่พอ กาแฟเยอะ คาเฟอีนแยะ และการทานอาหารจานด่วนที่ไม่มีประโยชน์
การดึงทรัพยากรของโปรเจ็คไปทำงานอย่างอื่น – ก็เป็นปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะถ้าองค์กรมีโปรเจ็คใหม่ ๆ ออกมามากมาย การดึงทรัพยากรของโปรเจ็คไปหมายถึง การดึงเอาคนจากโปรเจ็คหนึ่งให้ไปช่วยอีกโปรเจ็คหนึ่งที่กำลังสร้างขึ้นมาใหม่ หรือไปช่วยโปรเจ็คที่กำลังอยู่ในขั้นวิกฤต (ถ้าไม่มีคนมาช่วย อาจจะล้มไม่เป็นท่าได้) ถึงแม้จะเป็นการดึงตัวชั่วคราวเพื่อให้ไปช่วยเหลือ แต่ถ้าการดึงตัวชั่วคราวนี้เกิดขึ้นบ่อยๆ นาน ๆ เข้าก็สามารถทำให้โปรเจ็คของคุณมีปัญหาได้เช่นกัน
การเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ภายในโปรเจ็คอยู่ตลอดเวลา –เป็นสัญญาณสุดท้ายของโปรเจ๊คที่เราจะกล่าวถึงกัน สัญญาณนี้เป็นสัญญาณอันตรายอย่างหนึ่งที่อาจจะทำให้โปรเจ็คของคุณไปไม่ถึงฝันได้ การเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนเป้าหมาย เปลี่ยนทิศทาง หรือแม้แต่การเปลี่ยนคนภายในทีมงาน ล้วนเป็นผลทำให้โปรเจ็คล่าช้าลง (เพราะต้องไปวางแผน หรือเรียนรู้การทำงานใหม่)
อย่างไรก็ดีสัญญาณต่าง ๆ ที่บอกกล่าวกันนี้ เป็นแค่อาการเบื้องต้น ไม่ได้หมายความว่า ถ้าคุณเจอแบบนี้แล้วโปรเจ็คของคุณจะล่มสลายไปเสียทุกโปรเจ็ค สัญญาณบ่งชี้เหล่านี้เป็นสิ่งที่คอยเตือนให้เห็นถึงความเป็นไปได้เท่านั้น ดังนั้นถ้าคุณพบสัญญาณเหล่านี้ ผมขอแนะนำให้คุณรีบเข้าไปหาสาเหตุและทำการแก้ไขในทันที เพราะถ้าปล่อยไว้นาน ๆ อาจจะนำไปสู่กาลอวสานของโปรเจ็คก้อได้
จึงฝากไว้ให้คิด...
