การปรับอัตรากำลังคนให้เหมาะสมกับงานต้องทำอย่างไร โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q: เจ้านายสั่งให้หาวิธีปรับอัตรากำลังคนให้เหมาะสม แต่ยังนึกไม่ออกว่าจะวิเคราะห์อย่างไรเนื่องจากเป็นธุรกิจด้านการบริการ บางวันแขกล้นคนไม่พอ บางทีก็เงียบพนักงานมีมากกว่าลูกค้า ดิฉันคิดไม่ออกว่าควรแก้ปัญหานี้อย่างไร จำนวนพนักงานมีเท่าไรจึงเรียกว่าเหมาะสม เพราะเราไม่สามารถคาดเดาได้ว่าวันไหนแขกจะมากหรือน้อย ขอบพระคุณล่วงหน้าสำหรับคำแนะนำค่ะ

A: ทุกองค์กรมักมีสถานการณ์ที่ไม่ต่างกันครับ เจ้านายบอกคนเยอะ ลูกน้องบอกคนน้อย สุดท้ายต้องหาคนกลางมาตัดสิน บางองค์กรโยนเรื่องนี้ไปให้ HR บางองค์กรใช้วิธีการจ้่างที่ปรึกษาจากภายนอก บางองค์กรให้ผู้ใหญ่ตัดสิน .... ไม่ว่าเป็นใคร โดนด่าทั้งนั้น เพราะถ้าเสนอให้เพิ่ม...เจ้านายก็ด่า เสนอให้ลด...พนักงานก็ด่า เสนอให้ไม่ต้องเปลี่ยนแปลงอะไร ทุกอย่างเหมือนเดิม...ทุกคนรุมด่า !
ดังนั้นงานแบบนี้น่าเห็นใจ ถ้าจะทำจริงๆ และต้องทำเอง แนะนำอย่างนี้ครับ

1) ให้พนักงานเขียนมาว่าในอาทิตย์หนึ่งๆ พวกทำอะไรบ้างและใช้เวลากี่เปอร์เซ็นกับงานนั้นๆ ในขณะเดียวกันก็ให้หัวหน้างานโดยตรงเขียนด้วยว่าเขาคิดว่าในแต่ละอาทิตย์พนักงานคนนั้นๆ ทำงานอะไรบ้างและควรใช้เวลากับงานนั้นๆ สักกี่เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด .... ต่างคนต่างเขียน ไม่ต้องพูดคุยหรือปรึกษากัน

2) ลองไปสังเกตการณ์ดูว่าพนักงานทำกิจกรรมเหล่านั้นจริงอย่างที่เขียนหรือเปล่า เพื่อตรวจสอบความถูกต้องและสร้างความมั่นใจในข้อมูลที่มี

3) นำผลที่ได้จากทั้งเอกสารที่เขียนและการสังเกตุการณ์ในการทำงานจริง มาประมวลผล ดูว่ามีงานอะไรที่ไม่จำเป็นต้องทำหรือซ้ำซ้อนกันระหว่างหน่วยงานไหม นอกจากนั้นดูด้วยว่าส่งที่พนักงานเขียนกับที่หัวหน้าเขียน มีความคาดหวังตรงกันหรือไม่ มีอะไรที่หัวหน้าคิดว่าพนักงานไม่ควรต้องทำหรือไม่น่าต้องใช้เวลามากขนาดนั้นหรือไม่

4) นำผลที่ได้เข้าไปหารือกับคณะกรรมการเพื่อช่วยกันพิจารณา พูดคุยกันว่าหน่วยงานใดจำเป็นต้องเพิ่มคนและหน่วยงานใดพอจะลดคนได้บ้าง อย่านั่งคิดและทำคนเดียว รับรองโดนด่าเละ! ที่สำคัญงานแบบนี้ต้องทำใจและเผื่อเวลาในการพูดคุย เพราะเป็นเรื่องปกติที่จะไม่มีใครยอมรับว่าหน่วยงานของตนมีคนเยอะไป ก่อนที่จะหารือกัน ผมแนะนำให้ตกลงกันก่อนว่าหากมีความเห็นไม่ตรงกันและตกลงกันไม่ได้ ่จะตัดสินใจอย่างไร เช่น จะโหวตโดยใช้เสียงส่วนใหญ่ หรือ จะให้ใครสักคน ฟันธง เป็นต้น เพื่อจะได้ไม่ต้องทะเลาะกันมากเกินไปในระหว่างการพูดคุย

5) เมื่อได้อัตรากำลังคนที่เหมาะสม (Manpower Model) มาแล้ว หากสามารถเกลี่ยคนกันเองภายในหน่วยงานหรือระหว่างหน่วยงานได้ ก็ค่อยๆ ทำ อาจวางแผนไว้ว่าจะทำให้เสร็จภายใน 6-12 เดือน แต่หากพบว่ามีคนเกินและต้องการลดคน ประเด็นนี้อาจละเอียดอ่อนสักหน่อย คุณมีทางเลือกสองทาง ถ้าเอาแบบ Hard Call ก็เสนอ Package เลยว่าจะจ่ายเท่าไรให้กับคนที่ต้องไป แต่วิธีการนี้...ไม่อยากแนะนำ เพราะจะสร้างปัญหาตามมาได้ในภายหลัง อีกวิธีหนึ่งเป็นแบบ Soft-Soft ใช้วิธีการกำหนดว่าหากมีคนลาออก จะไม่รับคนมาเพิ่ม ค่อยๆ ปรับจำนวนพนักงานให้เข้าสู่ Model ที่กำหนดไว้ .. .แบบนี้ถือเป็นวิธีการลดคนโดยธรรมชาติ อาจใช้เวลาบ้างแต่รักษาน้ำใจ

หวังว่าพอเป็นประโยชน์นะครับ

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com