ศูนย์กลยุทธ์และความสามารถทางการแข่งขันองค์กร (STECO)
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี
ศูนย์กลยุทธ์และความสามารถทางการแข่งขันองค์กร (STECO) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี โดย ดร.วัชรพจน์ ทรัพย์สงวนบุญ หัวหน้าศูนย์ STECO ได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณเจริญชัย ยิ่งจรูญกิจ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัท โตโยต้า มอเตอร์ ประเทศไทย จำกัด ในกิจกรรม STECO Online Forum ครั้งที่ 13 เกี่ยวกับ "การประยุกต์ใช้แนวคิด TPS เพื่อยกระดับความสามารถทางการแข่งขันองค์กร"
คุณเจริญชัย ได้เล่าถึงแนวคิดระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System: TPS) ซึ่งเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมยานยนต์ในด้านของการเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) การลดสินค้าคงคลัง (Inventory) การลดปัญหาของเสีย การจัดส่งตรงเวลา รวมทั้ง ยังเป็นการปลูกจิตสำนึกในการทำงานและการนำมาซึ่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดย TPS ประกอบไปด้วยเรื่องของ Just-in-time และ Quality ถ้าเป็นภาษาญี่ปุ่นเรียกว่า “Jidoka” ซึ่งตรงนี้จะสามารถเห็นรูปแบบ Diagram ที่เขียนซึ่งเหมือนกับรูปบ้านที่มี 2 เสา โดยมีพื้นฐานของการทำ Standardized Work สำหรับโตโยต้า ถ้าเราพูดถึงในเชิงระบบแล้ว TPS คือ การผลิตแบบ Just-in-time และคุณภาพ แต่พอพูดถึง TPS ยังมีคำที่นอกเหนือจากนั้นอีกในเรื่องของ “7 Muda” พูดถึงเรื่องของการปรับเรียบในภาษาญี่ปุ่นเรียกว่า “Heijunka” ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของวิธีคิด “Kanban” หรือ มองเรื่องของ Muda เรื่องของการบริหารสินค้าคงคลัง ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายๆ เป็นเหมือนเครื่องมือที่เราใช้ใน นั่นเอง หลักๆ จะมี 2 คำนี้ที่ให้องค์กรต่างๆ นำแนวคิดนี้ไปประยุกต์ปรับใช้ในองค์กรได้ คือ คุณภาพและมาตรฐาน
การประยุกต์ใช้มีจุดหนึ่งที่น่าสนใจ ตอนที่คุณเจริญชัยเริ่มงานที่บริษัทโตโยต้า หลังจากที่จบเป็นวิศวกรใหม่ๆ Toyota Production System มีเพื่อผลิตในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เราต้องทำในจำนวนที่ลูกค้าต้องการและในเวลาที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งเป็นมุมมองและแนวคิดอีกอย่างหนึ่งที่ทำให้เกิดแนวความคิดหรือทำให้เกิดตัว Toyota Production System เราก็มุ่งเน้นไปที่ลูกค้า ถ้าเราพูดถึงอีกคำหนึ่ง คือ Muda แต่จริงๆ แล้วในส่วนของ TPS มีคำที่เป็นเซตเลย คือ Muda, Mura, Muri ซึ่ง Mura จะเป็นคำที่ไม่ค่อยได้พูดถึงบ่อยนักเพราะว่าเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิต เช่น Muri ไม่ทำงานในส่วนของงานหรือไม่วาง Process ที่เกินกำลังของคนหรือเครื่องจักรเกินไป ส่วน Mura คือ ไม่วางแผนงานหรือปฎิบัติงานที่มีโหลดหรืองานที่สวิงขึ้นๆ ลงๆ อันนี้จะเป็นในส่วนของ 2 ขาที่พูดถึง เมื่อผลิตในสิ่งที่ต้องการแล้วเกี่ยวกับเรื่องของ Muda, Mura, Muri แล้ว เพราะฉะนั้นการประยุกต์ใช้เราจะพบว่าจริงๆ ถ้าพูดถึงแล้ว TPS สามารถประยุกต์ใช้กับทุกเรื่องเลย บางคนก็อาจจะพูดถึงว่าโตโยต้าเด่นในเรื่องสินค้าคงคลังเพราะว่าใช้ระบบคัมบังมาดูแล โตโยต้าเด่นในเรื่องของการวาง Process การประยุกต์ใช้เรื่องของ Toyota Production System ในงานได้หลายๆ งานหลายๆ รูปแบบ เช่น การบริหารจัดการคลังสินค้า การวางแผนการผลิตให้สูงขึ้น ให้สั้นกระชับอะไรต่างๆ สามารถไปใช้ในวงการผลิตธุรกิจค้าปลีก ธุรกิจบริการ สามารถประยุกต์ใช้ได้ในหลายธุรกิจ เพราะว่าทุกธุรกิจมีกระบวนการ ที่จะต้องทำให้เกิดการบริการสินค้านั้นขึ้นมา เพราะฉะนั้นหลักการ TPS ไม่จำเป็นต้องผลิตรถยนต์อย่างเดียวใครทำธุรกิจอะไรก็ได้ ถ้าเข้าใจหลักคิดสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับหลายๆ ธุรกิจ โดยหลักคิดนี้ เอาลูกค้าเป็นตัวตั้ง ผลิตในสิ่ง จำนวนที่ลูกค้าต้องการและเวลาที่ลูกค้าต้องการซึ่งหลักคิดนี้สำคัญมากในการทำธุรกิจเพราะส่วนใหญ่รายได้หลักมาจากลูกค้า จึงจำเป็นต้องเอาลูกค้าเป็นตัวตั้ง
จากแนวคิด TPS จะสามารถสร้างความแข่งขันขององค์กรได้โดยเราจะพูดถึงตัวสินค้าหรือในเรื่องของ Operations บริษัทดำเนินการหรือว่า Service ในแง่ของตัวสินค้า อย่างเช่น รถยนต์ ปากกา หรือมือถืออะไรต่างๆ น่าจะแข่งขันในเรื่องของนวัตกรรมนั้น จะเป็นอีกเรื่องหนึ่งแต่ในแง่ของ Process Toyota Production System จะประกอบด้วย 3 ส่วนแรก คือ 1) Just-in-time จะส่งผลดีถึงเรื่องต้นทุน อาจจะมีในเรื่องขององค์ประกอบการทำ Kaizen ไปด้วย 2) Quality 3) ความยืดหยุ่น ถ้าบริษัทสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ดีกว่าคู่แข่งย่อมรับมือต่อความเปลี่ยนแปลงของตลาดได้ดีกว่า ปัจจุบันถ้าพูดถึงหลัก TPS เรามักจะไปผูกโยงกับ Toyota Way มีหลักอยู่ 5 ข้อ ได้แก่ 1) ความท้าทาย 2) ไคเซ็น 3) เก็นจิ เก็นบุตซึ 4) การยอมรับนับถือ 5) การทำงานเป็นทีม (Teamwork) เราก็สามารถทำให้ระบบโลจิสติกส์จัดเก็บของเรากระบวนการสั้นลง Keyword สำคัญตรงนี้ในการนำไปประยุกต์ใช้ คือ คำว่ามาตรฐานเป็นจุดจำเป็นในการเริ่มต้นก่อน ถ้ามาตราฐานตรงนั้นยังไม่ดียังไม่มีประสิทธิภาพค่อยไปยกระดับมาตราฐานตรงนั้นก่อน สิ่งที่สำคัญ คือ การสร้างมาตรฐานไม่ใช่เรื่องง่าย สิ่งแรกเราควรเห็นกระบวนการที่เราจะทำอย่างไรเราก็เขียนไปอย่างนั้นก่อนเราเชื่อว่ากระบวนการที่เราคิดหรือออกแบบในใจเป็นกระบวนการที่น่าจะใช้ได้ในการผลิตหรือการดำเนินกิจกรรมตรงนี้ก็ให้เขียนไปก่อน ส่วนใหญ่จะไม่รู้ว่าควรเริ่มต้นเขียนมาตรฐานอย่างไร หลักคิดของโตโยต้า จากประสบการณ์เบื้องต้นที่ได้กล่าวมา คือ มาจากประสบการณ์ที่ได้รับการสอนได้รับการอบรมมาจากการสังเกตต่างๆ คือ หนึ่งต้องเข้าใจหลักคิดและเริ่มจากจุดง่ายๆ และพัฒนาต่อไปในแง่ของการขับเคลื่อน TPS มาจากการคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารของทีมงานเลย ถ้าพูดถึงในเรื่องตัวองค์กรเองก็จะมีการฝึกอบรมบุคลากรในเรื่อง TPS ทุกระดับของพนักงานจนถึงผู้บริหารเลย
บทบาทของผู้นำองค์กรกับการประยุกต์ใช้แนวคิด TPS สิ่งแรก คือ วัฒนธรรมองค์กร ด้วยเหตุนี้เองผู้นำองค์กรก็ต้องคิดริเริ่มแล้วว่าเราจะนำแนวความคิดของ Toyota Production System ทีละ Step มาใช้อย่างไร เรียนรู้จากใคร พอได้กระบวนการแล้วการทำให้กิจกรรมของบริษัทสอดคล้องไปกับ TPS ตรงนี้สำคัญมาก และอาศัยการสั่งสมประสบการณ์และ Know how และเราควรจะตั้งเป้าหมายที่ท้าทายเพื่อปรับปรุงจากดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นๆ
ปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จของการนำแนวคิด TPS มาใช้กับองค์กร คือ 1. การพัฒนาของบุคลากรสำคัญที่สุด การทำให้ทีมงานมีความรู้ความสามารถที่ถูกต้องเข้าใจมากขึ้น ทำให้การเริ่มใช้การนำแนวความคิดของ Toyota Production System ไปใช้ได้เกิดประโยชน์มากขึ้น 2. Toyota Way ที่มีหลักการคิด 5 ข้อที่ได้กล่าวข้างต้นไปแล้ว 3. การยอมรับหรือนับถือ 4. การสร้าง Teamwork โดยทั้งหมดที่กล่าวมานี้ควรผ่านกระบวนการ PDCA อย่างสม่ำเสมอ ในบริษัทที่ญี่ปุ่นเองหรือบริษัทโตโยต้าเองจะมี 1 กิจกรรมที่พูดถึงบ่อยๆ คือ QCC ที่เน้นการทำงานเป็นทีมหรือการร่วมงานของกลุ่มในส่วนที่จะปรับปรุงกระบวนการผลิตของคุณภาพให้ดีขึ้นเรื่อยๆ การปลูกฝั่งแนวคิดของบุคคลากรในองค์กรในเรื่องของการมุ่งหวังผลสำเร็จ ผู้นำในหน่วยงานนั้นอาจมีการพูดคุยติดตามผลเป็นระยะๆ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นช่วยกันทำงานเป็นทีม และจะมีเทคนิคที่ใช้เรียกว่าเทคนิค Five Why หลังจากเราทำ PDCA แล้วเราจะเห็นปัญหาและเราก็จะมีการชำนาญการในการใช้ Five Why เราก็จะรู้สาเหตุของปัญหาที่แท้จริงและเราก็จะเริ่มแก้ไข พอเราแก้ไขได้เราก็จะเปลี่ยนกระบวนการเดิน PDCA ใหม่ก็จะกลับมาที่ตัว TPS เมื่อเรารู้ Muda สาเหตุของปัญหานี้แล้วเราแก้ไขแล้ว Muda ก็จะหายไปเราสามารถลด Stock ลงได้สามารถทำให้การผลิตสั้นลงได้เราก็ Just-in-time ได้ดีขึ้นๆ เราก็มาตอบสนองลูกค้าของเราว่าต้องการสินค้าแบบไหนจำนวนเท่าไหร่ในเวลาที่ต้องการ พอเราพูดถึง Five Why ก็สามารถโยงไปเรื่อง Kaizen ได้ วงจรนี้ก็จะหมุนไปเรื่อยๆ เราก็จะได้เห็นปัญหาที่แท้จริงและกลับไปแก้ไข
แนวคิดการนำ TPS ไปใช้ในธุรกิจบริการ เช่น ธุรกิจการบิน ธุรกิจโรงแรม TPS ไม่ใช่เพียงแต่จะใช้ในธุรกิจการผลิตอย่างเดียวแต่สามารถนำไปใช้ได้ในหลายๆ ธุรกิจ ซึ่งต่างกันได้ในผลิตอุตสาหกรรมการผลิตเราสามารถระบุ KPI หรือว่าระบุ Target นั้นได้อย่างชัดเจน แต่ในขณะเดียวกันงานอุตสาหกรรมในด้านการบริการเป็นงานที่ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งเกิดคำถามที่ว่าความพึงพอใจของลูกค้าสามารถวัดเป็นตัวเลขได้หรือเปล่า ต้องมองว่าเราไม่สามารถวัดผลออกมาเป็นตัวเลขได้แต่ในความเป็นจริงที่ว่าไม่สามารถที่เราจะ Set up ของงานมาตรฐานได้ ถ้าเราสามารถแปลงความพึงพอใจทางด้านบริการเป็นตัวเลขได้ เราก็สามารถที่จะนำระบบ TPS นำไปใช้ได้ เช่น Call Center อาจมีการเก็บข้อมูลเวลาที่ใช้คุยกับลูกค้าเท่าไหร่ คุยในเรื่องของอะไรเอาข้อมูลตรงนี้สามารถนำมาทำจัดกลุ่มและแบ่งเป็นงานมาตราฐานได้ ถ้างานบางงานเราจัด Pattern ในการให้คำตอบ เราก็สามารถเอางานเหล่านี้มาปรับปรุงเป็นกระบวนการได้ เพราะฉะนั้นงานที่วัดผลได้ก็จะสามารถปรับปรุงได้
อีกประเด็น คือ แนวทางการละลายพฤติกรรมของคนในองค์กรเพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายในงานเดียวกันได้ ในส่วนนี้จะอยู่ในเรื่องของวัฒนธรรมองค์กร การสร้าง KPI ของตัวเองซึ่งในแต่ละคนก็อาจจะไม่เหมือนกันหรือไม่สอดคล้องกันในการทำงานก็จะไม่มีการสอดคล้องเชื่อมโยงหรือสนับสนุนกัน สิ่งแรกที่ทำได้ คือ การทำอย่างไรก็ได้ให้ความรับผิดชอบขององค์กรยังเกี่ยวข้องกันอยู่ คำถามนี้มุ่งเน้นของการละลายพฤติกรรม สิ่งที่ตอบได้ง่ายๆ คือ การโยกย้ายข้ามหน่วยงาน เช่น จากหน่วยงาน A ไป ยังหน่วยงาน B ซึ่งระหว่างนี้จะเกิดการเรียนรู้ของระหว่างในหน่วยงานเดียวกันภายในองค์กรเดียวกัน สิ่งที่เราจะเห็น คือ ความเข้าใจในการทำงานของในหน่วยงานนั้นๆ จะเกิดช่องทางการติดต่อมากขึ้นและความเข้าใจในแผนกมีมากขึ้นเนื่องจากเป็นความเข้าใจซึ่งกันและกันความร่วมมือจึงเกิดขึ้น แบบที่สอง คือ มีการจัดอบรมต่างๆ ให้รู้จักกันแลกเปลี่ยนข้อมูลกันก็จะสามารถสร้างความร่วมมือที่ดีขึ้นต่างๆ ตามมาด้วยและเรื่องของ Toyota Way 5 ข้อในเรื่องของการ Respect นับถือและเข้าใจซึ่งกันและกันสุดท้ายเราก็จะทำงานร่วมกันได้ หลักของ PDCA ควรจะเริ่มปลูกฝั่งให้กับพนักงงานทุกระดับหรือเฉพาะแค่บางระดับ ซึ่งจริงๆ แล้วควรปลูกฝังทุกระดับ ระดับพนักงานที่เป็น Operator หรือ Team members ต่างๆ เราควรใช้ QCC เข้าไปทำให้เข้าเรารู้ว่าเขามีบทบาทหน้าที่ต่างๆ มากขึ้น อันนี้ก็จะเป็นกิจกรรมอันนึ่งที่จะสามารถ PDCA ได้ ส่วนระดับผู้บริหารจะเป็นกิจกรรมเป็นหน้าที่หลักอยู่แล้วที่จะทำให้ปรับปรุงกิจกรรม TPS การลด Muda ต่างๆ ดำเนินไป เพราะฉะนั้นเอง ผู้บริหารก็จะมีส่วนทำแผน PDCA อย่างต่อเนื่องกับลูกทีมของตัวเอง
หากท่านสนใจสาระความรู้ในการพัฒนาองค์กร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://steco.kmutt.ac.th/news-knowledge
มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี
ศูนย์กลยุทธ์และความสามารถทางการแข่งขันองค์กร (STECO) มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี โดย ดร.วัชรพจน์ ทรัพย์สงวนบุญ หัวหน้าศูนย์ STECO ได้มีโอกาสพูดคุยกับคุณเจริญชัย ยิ่งจรูญกิจ ผู้ช่วยกรรมการผู้จัดการใหญ่ บริษัท โตโยต้า มอเตอร์ ประเทศไทย จำกัด ในกิจกรรม STECO Online Forum ครั้งที่ 13 เกี่ยวกับ "การประยุกต์ใช้แนวคิด TPS เพื่อยกระดับความสามารถทางการแข่งขันองค์กร"
คุณเจริญชัย ได้เล่าถึงแนวคิดระบบการผลิตแบบโตโยต้า (Toyota Production System: TPS) ซึ่งเป็นที่ยอมรับในอุตสาหกรรมยานยนต์ในด้านของการเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) การลดสินค้าคงคลัง (Inventory) การลดปัญหาของเสีย การจัดส่งตรงเวลา รวมทั้ง ยังเป็นการปลูกจิตสำนึกในการทำงานและการนำมาซึ่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดย TPS ประกอบไปด้วยเรื่องของ Just-in-time และ Quality ถ้าเป็นภาษาญี่ปุ่นเรียกว่า “Jidoka” ซึ่งตรงนี้จะสามารถเห็นรูปแบบ Diagram ที่เขียนซึ่งเหมือนกับรูปบ้านที่มี 2 เสา โดยมีพื้นฐานของการทำ Standardized Work สำหรับโตโยต้า ถ้าเราพูดถึงในเชิงระบบแล้ว TPS คือ การผลิตแบบ Just-in-time และคุณภาพ แต่พอพูดถึง TPS ยังมีคำที่นอกเหนือจากนั้นอีกในเรื่องของ “7 Muda” พูดถึงเรื่องของการปรับเรียบในภาษาญี่ปุ่นเรียกว่า “Heijunka” ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของวิธีคิด “Kanban” หรือ มองเรื่องของ Muda เรื่องของการบริหารสินค้าคงคลัง ถ้าพูดให้เข้าใจง่ายๆ เป็นเหมือนเครื่องมือที่เราใช้ใน นั่นเอง หลักๆ จะมี 2 คำนี้ที่ให้องค์กรต่างๆ นำแนวคิดนี้ไปประยุกต์ปรับใช้ในองค์กรได้ คือ คุณภาพและมาตรฐาน
การประยุกต์ใช้มีจุดหนึ่งที่น่าสนใจ ตอนที่คุณเจริญชัยเริ่มงานที่บริษัทโตโยต้า หลังจากที่จบเป็นวิศวกรใหม่ๆ Toyota Production System มีเพื่อผลิตในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เราต้องทำในจำนวนที่ลูกค้าต้องการและในเวลาที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งเป็นมุมมองและแนวคิดอีกอย่างหนึ่งที่ทำให้เกิดแนวความคิดหรือทำให้เกิดตัว Toyota Production System เราก็มุ่งเน้นไปที่ลูกค้า ถ้าเราพูดถึงอีกคำหนึ่ง คือ Muda แต่จริงๆ แล้วในส่วนของ TPS มีคำที่เป็นเซตเลย คือ Muda, Mura, Muri ซึ่ง Mura จะเป็นคำที่ไม่ค่อยได้พูดถึงบ่อยนักเพราะว่าเป็นส่วนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิต เช่น Muri ไม่ทำงานในส่วนของงานหรือไม่วาง Process ที่เกินกำลังของคนหรือเครื่องจักรเกินไป ส่วน Mura คือ ไม่วางแผนงานหรือปฎิบัติงานที่มีโหลดหรืองานที่สวิงขึ้นๆ ลงๆ อันนี้จะเป็นในส่วนของ 2 ขาที่พูดถึง เมื่อผลิตในสิ่งที่ต้องการแล้วเกี่ยวกับเรื่องของ Muda, Mura, Muri แล้ว เพราะฉะนั้นการประยุกต์ใช้เราจะพบว่าจริงๆ ถ้าพูดถึงแล้ว TPS สามารถประยุกต์ใช้กับทุกเรื่องเลย บางคนก็อาจจะพูดถึงว่าโตโยต้าเด่นในเรื่องสินค้าคงคลังเพราะว่าใช้ระบบคัมบังมาดูแล โตโยต้าเด่นในเรื่องของการวาง Process การประยุกต์ใช้เรื่องของ Toyota Production System ในงานได้หลายๆ งานหลายๆ รูปแบบ เช่น การบริหารจัดการคลังสินค้า การวางแผนการผลิตให้สูงขึ้น ให้สั้นกระชับอะไรต่างๆ สามารถไปใช้ในวงการผลิตธุรกิจค้าปลีก ธุรกิจบริการ สามารถประยุกต์ใช้ได้ในหลายธุรกิจ เพราะว่าทุกธุรกิจมีกระบวนการ ที่จะต้องทำให้เกิดการบริการสินค้านั้นขึ้นมา เพราะฉะนั้นหลักการ TPS ไม่จำเป็นต้องผลิตรถยนต์อย่างเดียวใครทำธุรกิจอะไรก็ได้ ถ้าเข้าใจหลักคิดสามารถนำไปประยุกต์ใช้กับหลายๆ ธุรกิจ โดยหลักคิดนี้ เอาลูกค้าเป็นตัวตั้ง ผลิตในสิ่ง จำนวนที่ลูกค้าต้องการและเวลาที่ลูกค้าต้องการซึ่งหลักคิดนี้สำคัญมากในการทำธุรกิจเพราะส่วนใหญ่รายได้หลักมาจากลูกค้า จึงจำเป็นต้องเอาลูกค้าเป็นตัวตั้ง
จากแนวคิด TPS จะสามารถสร้างความแข่งขันขององค์กรได้โดยเราจะพูดถึงตัวสินค้าหรือในเรื่องของ Operations บริษัทดำเนินการหรือว่า Service ในแง่ของตัวสินค้า อย่างเช่น รถยนต์ ปากกา หรือมือถืออะไรต่างๆ น่าจะแข่งขันในเรื่องของนวัตกรรมนั้น จะเป็นอีกเรื่องหนึ่งแต่ในแง่ของ Process Toyota Production System จะประกอบด้วย 3 ส่วนแรก คือ 1) Just-in-time จะส่งผลดีถึงเรื่องต้นทุน อาจจะมีในเรื่องขององค์ประกอบการทำ Kaizen ไปด้วย 2) Quality 3) ความยืดหยุ่น ถ้าบริษัทสามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้ดีกว่าคู่แข่งย่อมรับมือต่อความเปลี่ยนแปลงของตลาดได้ดีกว่า ปัจจุบันถ้าพูดถึงหลัก TPS เรามักจะไปผูกโยงกับ Toyota Way มีหลักอยู่ 5 ข้อ ได้แก่ 1) ความท้าทาย 2) ไคเซ็น 3) เก็นจิ เก็นบุตซึ 4) การยอมรับนับถือ 5) การทำงานเป็นทีม (Teamwork) เราก็สามารถทำให้ระบบโลจิสติกส์จัดเก็บของเรากระบวนการสั้นลง Keyword สำคัญตรงนี้ในการนำไปประยุกต์ใช้ คือ คำว่ามาตรฐานเป็นจุดจำเป็นในการเริ่มต้นก่อน ถ้ามาตราฐานตรงนั้นยังไม่ดียังไม่มีประสิทธิภาพค่อยไปยกระดับมาตราฐานตรงนั้นก่อน สิ่งที่สำคัญ คือ การสร้างมาตรฐานไม่ใช่เรื่องง่าย สิ่งแรกเราควรเห็นกระบวนการที่เราจะทำอย่างไรเราก็เขียนไปอย่างนั้นก่อนเราเชื่อว่ากระบวนการที่เราคิดหรือออกแบบในใจเป็นกระบวนการที่น่าจะใช้ได้ในการผลิตหรือการดำเนินกิจกรรมตรงนี้ก็ให้เขียนไปก่อน ส่วนใหญ่จะไม่รู้ว่าควรเริ่มต้นเขียนมาตรฐานอย่างไร หลักคิดของโตโยต้า จากประสบการณ์เบื้องต้นที่ได้กล่าวมา คือ มาจากประสบการณ์ที่ได้รับการสอนได้รับการอบรมมาจากการสังเกตต่างๆ คือ หนึ่งต้องเข้าใจหลักคิดและเริ่มจากจุดง่ายๆ และพัฒนาต่อไปในแง่ของการขับเคลื่อน TPS มาจากการคุยแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารของทีมงานเลย ถ้าพูดถึงในเรื่องตัวองค์กรเองก็จะมีการฝึกอบรมบุคลากรในเรื่อง TPS ทุกระดับของพนักงานจนถึงผู้บริหารเลย
บทบาทของผู้นำองค์กรกับการประยุกต์ใช้แนวคิด TPS สิ่งแรก คือ วัฒนธรรมองค์กร ด้วยเหตุนี้เองผู้นำองค์กรก็ต้องคิดริเริ่มแล้วว่าเราจะนำแนวความคิดของ Toyota Production System ทีละ Step มาใช้อย่างไร เรียนรู้จากใคร พอได้กระบวนการแล้วการทำให้กิจกรรมของบริษัทสอดคล้องไปกับ TPS ตรงนี้สำคัญมาก และอาศัยการสั่งสมประสบการณ์และ Know how และเราควรจะตั้งเป้าหมายที่ท้าทายเพื่อปรับปรุงจากดีอยู่แล้วให้ดียิ่งขึ้นๆ
ปัจจัยที่ส่งผลต่อความสำเร็จของการนำแนวคิด TPS มาใช้กับองค์กร คือ 1. การพัฒนาของบุคลากรสำคัญที่สุด การทำให้ทีมงานมีความรู้ความสามารถที่ถูกต้องเข้าใจมากขึ้น ทำให้การเริ่มใช้การนำแนวความคิดของ Toyota Production System ไปใช้ได้เกิดประโยชน์มากขึ้น 2. Toyota Way ที่มีหลักการคิด 5 ข้อที่ได้กล่าวข้างต้นไปแล้ว 3. การยอมรับหรือนับถือ 4. การสร้าง Teamwork โดยทั้งหมดที่กล่าวมานี้ควรผ่านกระบวนการ PDCA อย่างสม่ำเสมอ ในบริษัทที่ญี่ปุ่นเองหรือบริษัทโตโยต้าเองจะมี 1 กิจกรรมที่พูดถึงบ่อยๆ คือ QCC ที่เน้นการทำงานเป็นทีมหรือการร่วมงานของกลุ่มในส่วนที่จะปรับปรุงกระบวนการผลิตของคุณภาพให้ดีขึ้นเรื่อยๆ การปลูกฝั่งแนวคิดของบุคคลากรในองค์กรในเรื่องของการมุ่งหวังผลสำเร็จ ผู้นำในหน่วยงานนั้นอาจมีการพูดคุยติดตามผลเป็นระยะๆ แลกเปลี่ยนความคิดเห็นช่วยกันทำงานเป็นทีม และจะมีเทคนิคที่ใช้เรียกว่าเทคนิค Five Why หลังจากเราทำ PDCA แล้วเราจะเห็นปัญหาและเราก็จะมีการชำนาญการในการใช้ Five Why เราก็จะรู้สาเหตุของปัญหาที่แท้จริงและเราก็จะเริ่มแก้ไข พอเราแก้ไขได้เราก็จะเปลี่ยนกระบวนการเดิน PDCA ใหม่ก็จะกลับมาที่ตัว TPS เมื่อเรารู้ Muda สาเหตุของปัญหานี้แล้วเราแก้ไขแล้ว Muda ก็จะหายไปเราสามารถลด Stock ลงได้สามารถทำให้การผลิตสั้นลงได้เราก็ Just-in-time ได้ดีขึ้นๆ เราก็มาตอบสนองลูกค้าของเราว่าต้องการสินค้าแบบไหนจำนวนเท่าไหร่ในเวลาที่ต้องการ พอเราพูดถึง Five Why ก็สามารถโยงไปเรื่อง Kaizen ได้ วงจรนี้ก็จะหมุนไปเรื่อยๆ เราก็จะได้เห็นปัญหาที่แท้จริงและกลับไปแก้ไข
แนวคิดการนำ TPS ไปใช้ในธุรกิจบริการ เช่น ธุรกิจการบิน ธุรกิจโรงแรม TPS ไม่ใช่เพียงแต่จะใช้ในธุรกิจการผลิตอย่างเดียวแต่สามารถนำไปใช้ได้ในหลายๆ ธุรกิจ ซึ่งต่างกันได้ในผลิตอุตสาหกรรมการผลิตเราสามารถระบุ KPI หรือว่าระบุ Target นั้นได้อย่างชัดเจน แต่ในขณะเดียวกันงานอุตสาหกรรมในด้านการบริการเป็นงานที่ตอบสนองความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งเกิดคำถามที่ว่าความพึงพอใจของลูกค้าสามารถวัดเป็นตัวเลขได้หรือเปล่า ต้องมองว่าเราไม่สามารถวัดผลออกมาเป็นตัวเลขได้แต่ในความเป็นจริงที่ว่าไม่สามารถที่เราจะ Set up ของงานมาตรฐานได้ ถ้าเราสามารถแปลงความพึงพอใจทางด้านบริการเป็นตัวเลขได้ เราก็สามารถที่จะนำระบบ TPS นำไปใช้ได้ เช่น Call Center อาจมีการเก็บข้อมูลเวลาที่ใช้คุยกับลูกค้าเท่าไหร่ คุยในเรื่องของอะไรเอาข้อมูลตรงนี้สามารถนำมาทำจัดกลุ่มและแบ่งเป็นงานมาตราฐานได้ ถ้างานบางงานเราจัด Pattern ในการให้คำตอบ เราก็สามารถเอางานเหล่านี้มาปรับปรุงเป็นกระบวนการได้ เพราะฉะนั้นงานที่วัดผลได้ก็จะสามารถปรับปรุงได้
อีกประเด็น คือ แนวทางการละลายพฤติกรรมของคนในองค์กรเพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมายในงานเดียวกันได้ ในส่วนนี้จะอยู่ในเรื่องของวัฒนธรรมองค์กร การสร้าง KPI ของตัวเองซึ่งในแต่ละคนก็อาจจะไม่เหมือนกันหรือไม่สอดคล้องกันในการทำงานก็จะไม่มีการสอดคล้องเชื่อมโยงหรือสนับสนุนกัน สิ่งแรกที่ทำได้ คือ การทำอย่างไรก็ได้ให้ความรับผิดชอบขององค์กรยังเกี่ยวข้องกันอยู่ คำถามนี้มุ่งเน้นของการละลายพฤติกรรม สิ่งที่ตอบได้ง่ายๆ คือ การโยกย้ายข้ามหน่วยงาน เช่น จากหน่วยงาน A ไป ยังหน่วยงาน B ซึ่งระหว่างนี้จะเกิดการเรียนรู้ของระหว่างในหน่วยงานเดียวกันภายในองค์กรเดียวกัน สิ่งที่เราจะเห็น คือ ความเข้าใจในการทำงานของในหน่วยงานนั้นๆ จะเกิดช่องทางการติดต่อมากขึ้นและความเข้าใจในแผนกมีมากขึ้นเนื่องจากเป็นความเข้าใจซึ่งกันและกันความร่วมมือจึงเกิดขึ้น แบบที่สอง คือ มีการจัดอบรมต่างๆ ให้รู้จักกันแลกเปลี่ยนข้อมูลกันก็จะสามารถสร้างความร่วมมือที่ดีขึ้นต่างๆ ตามมาด้วยและเรื่องของ Toyota Way 5 ข้อในเรื่องของการ Respect นับถือและเข้าใจซึ่งกันและกันสุดท้ายเราก็จะทำงานร่วมกันได้ หลักของ PDCA ควรจะเริ่มปลูกฝั่งให้กับพนักงงานทุกระดับหรือเฉพาะแค่บางระดับ ซึ่งจริงๆ แล้วควรปลูกฝังทุกระดับ ระดับพนักงานที่เป็น Operator หรือ Team members ต่างๆ เราควรใช้ QCC เข้าไปทำให้เข้าเรารู้ว่าเขามีบทบาทหน้าที่ต่างๆ มากขึ้น อันนี้ก็จะเป็นกิจกรรมอันนึ่งที่จะสามารถ PDCA ได้ ส่วนระดับผู้บริหารจะเป็นกิจกรรมเป็นหน้าที่หลักอยู่แล้วที่จะทำให้ปรับปรุงกิจกรรม TPS การลด Muda ต่างๆ ดำเนินไป เพราะฉะนั้นเอง ผู้บริหารก็จะมีส่วนทำแผน PDCA อย่างต่อเนื่องกับลูกทีมของตัวเอง
หากท่านสนใจสาระความรู้ในการพัฒนาองค์กร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ที่ https://steco.kmutt.ac.th/news-knowledge
