ระบบสารสนเทศที่ดีและคุ้มค่าต้องมีการตรวจสอบ

การลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศมีมูลค่าเพิ่มขึ้นในทุกปี แต่ก็ยังไม่มีหลักฐานที่แน่ชัดว่าหน่วยงานจะสามารถคืนทุนจากการลงทุนนี้ รวมทั้งได้กำไรจากการใช้จ่ายหรือการลงทุนปริมาณมากในเทคโนโลยีสารสนเทศ หน่วยงานต่างๆ ไม่สามารถที่จะระบุจำนวนเงินที่เทคโนโลยีสารสนเทศสร้างให้ได้ รวมทั้งก็ไม่สามารถระบุปริมาณค่าใช้จ่ายที่ลดลงเนื่องจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้เช่นกัน ส่วนมากทุกคนจะยอมรับว่าเทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะลดเวลาในการทำงานและลดปัญหาบางอย่างในการทำงาน แต่ที่ผ่านมาก็ยังไม่มีการจัดเก็บหรือรวบรวมระยะเวลาในการทำงานในแต่ละช่วงของกระบวนการทำงาน ทำให้ไม่สามารถระบุเวลาทำงานที่ลดไปหลังจากนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้

นอกจากนี้ แม้ระบบสารสนเทศจะสามารถลดปัญหาการทำงานบางอย่างได้ เนื่องจากระบบสารสนเทศจะสามารถสนับสนุนการทำงานบางอย่างได้เท่านั้น ไม่สามารถนำมาทดแทนการทำงานทั้งกระบวนการของคนได้ทั้งหมด จึงยังคงต้องมีคนเข้ามาเกี่ยวข้องในการดำเนินงานอยู่ โดยเฉพาะส่วนที่ต้องตัดสินใจ ปัญหาซึ่งเกี่ยวกับการข้อจำกัดของคนหรือความบกพร่องตามศักยภาพของบุคคลจึงไม่สามารถจะทำให้ลดลงด้วยระบบสารสนเทศที่นำมาใช้ อีกประเด็นที่ต้องพิจารณาคือในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้จะมีค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับเทคโนโลยีสารสนเทศเอง แม้ว่าราคาเทคโนโลยีสารสนเทศจะลดลงมาอย่างมากแล้วก็ตามในปัจจุบัน แต่ปรากฎว่าค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษากลับมีราคาสูงขึ้น ไม่รวมถึงหากมีการเปลี่ยนถ่ายเทคโนโลยีจากเก่าไปใหม่ จะมีค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนถ่ายที่สูงมากเลยทีเดียว การจัดเก็บข้อมูลในระบบสารสนเทศเป็นเวลากว่า 5 ปีตามกฎหมายทำให้ค่าใช้จ่ายบำรุงรักษาทางเทคโนโลยีสารสนเทศสูงมาก

จากประเด็นต่าง ๆ ที่ระบุข้างต้น จะพบว่าการลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อนำมาใช้งานในระดับ automation หรือนำมาสนับสนุนการทำงานโดยที่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ หรือพฤติกรรมการทำงาน รวมถึงกฎระเบียบ สภาพแวดล้อมในการทำงาน ไม่สามารถคืนทุนหรือสร้างกำไรจากการลงทุนได้ ยิ่งหากไม่มีการวางแผนในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานในองค์การให้ดี จะทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับการลงทุนซ้ำซ้อน การมีข้อมูลที่ผิดปกติ ซ้ำซ้อน และขัดแย้งกัน ซึ่งไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาสร้างเป็นสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการตัดสินใจในเชิงธุรกิจ หรือไม่สามารถนำไปใช้หาองค์ความรู้ เพื่อสร้างศักยภาพหรือยุทธศาสตร์ในการแข่งขันทางธุรกิจได้ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุนการทำงานในองค์การ จึงต้องวิเคราะห์ตั้งแต่พันธกิจขององค์การ การวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทางธุรกิจขององค์การตั้งแต่ภายในและภายนอก การทำความเข้าใจและการกำหนดยุทธศาสตร์ทางธุรกิจขององค์การ กิจกรรมหลักแห่งความสำเร็จเพื่อให้ได้ยุทธศาสตร์ที่วางไว้ ตัวบ่งชี้หรือ key performance indexes ขององค์การและการระบุเป้าหมายที่สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ รวมทั้งกลยุทธ์ทางธุรกิจและแผนงานต่าง ๆ ที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายที่องค์การได้วางไว้ สุดท้ายถึงจะสามารถระบุเทคโนโลยีสารสนเทศหรือระบบสารสนเทศที่จำเป็นสำหรับองค์การนั้น ๆ ได้ จะเห็นได้ว่าระบบสารสนเทศหรือเทคโนโลยีสารสนเทศที่ได้นี้จะสอดคล้องกับกระบวนการทำงานขององค์การที่จะต้องมีหลายหน่วยงานย่อยภายในเกี่ยวข้องเพื่อให้ได้ผลลัพท์ลุล่วง ระบบสารสนเทศเหล่านี้จึงไม่มีหน่วยงานภายในหน่วยงานเดียวเป็นเจ้าของ เพียงแต่แต่ละหน่วยงานจะมีอำนาจในการจัดการข้อมูลที่จะจัดเก็บลงในฐานข้อมูลต่างกันตามภาระรับผิดชอบทีถูกกำหนดไว้ในภารกิจและโครงสร้างองค์การ ข้อมูลจึงเป็นทรัพยากรของส่วนรวม ไม่เกิดการซ้ำซ้อน ไม่เกิดความผิดปกติ ครบถ้วน เพราะแต่ละหน่วยงานภายในจะรับผิดชอบจัดเก็บ แก้ไข ข้อมูลในส่วนที่ตนเองรับผิดชอบ ทำให้เนื้อที่ในการจัดเก็บน้อยลง ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบฐานข้อมูล ข้อมูลที่ดี ครบถ้วนสมบูรณ์ ถูกต้อง จะสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ให้เกิดสารสนเทศ และองค์ความรู้ให้กับองค์การต่อไป ซึ่งถือเป็นการสร้างมูลค่า โดยอาจจะเป็นการสร้างรายได้ทางอ้อมให้กับองค์การนั้น ๆ หรืออาจจะนำมาใช้ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานก็อาจเป็นได้เช่นกัน

เพื่อให้เกิดความคุ้มค่าในการลงทุนเทคโนโลยีสารสนเทศ การตรวจสอบเทคโนโ,ยีสารสนเทศ (IT Auditing) จึงมีความสำคัญในการที่จะทำให้เกิดความมั่นใจว่าองค์การมีระบบสารสนเทศที่ถูกต้อง เป็นประโยชน์ สอดคล้องกับพันธกิจ วิสัยทัศน์ และยุทธศาสตร์ขององค์การ โดยระบบสารสนเทศจะต้องสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้ครบถ้วน ถูกต้อง เพื่อที่จะสามารถนำมาใช้วิเคราะห์ต่อให้เกิดความสามารถในการแข่งขันขององค์การ ทั้งนี้จะต้องมีการรักษาความปลอดภัยของระบบสารสนเทศและข้อมูลที่ดี เนื่องจากข้อมูลเหล่านี้คือทรัพยากรที่สำคัญสำหรับอนาคตขององค์การ และใช้ในการสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจหากสามารถนำมาวิเคราะห์ให้เกิดองค์ความรู้ ระบบสารสนเทศต่างๆ รวมทั้งอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง เครื่องคอมพิวเตอร์ servers ฐานข้อมูล เครือข่ายคอมพิวเตอร์ จะต้องมีศักยภาพที่สอดคล้องกับการใช้งานเช่นกัน การดูแลบำรุงรักษา การเปลี่ยนถ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศในอนาคต การแก้ไขในกรณีเกิดปัญหาและวิกฤต เพื่อให้องค์การสามารถดำเนินงานต่อไปได้อย่างรวดเร็วเป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน ดังนั้นการตรวจสอบเทคโนโลยีสารสนเทศจึงมีความจำเป็นอย่างมาก ผู้ตรวจสอบจึงต้องเข้าใจตั้งแต่การบริหารและการจัดการธุรกิจ กระบวนการทำงาน เทคโนโลยีสารสนเทศ การสร้างองค์ความรู้ กฎหมายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง และสามารถวิเคราะห์ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้เช่นกัน