ของเก่านำกลับมาใช้ใหม่ ในมุมมองของการจัดการระบบสารสนเทศ

ในการจัดการองค์การเราจะต้องตอบสนองสิ่งแวดล้อมทางธุรกิจซึ่งเปลี่ยนแปลงไปอยู่ตลอดเวลา ในสภาพแวดล้อมที่ซับซ้อน (complex) การจัดการองค์การที่ดีที่สุดคือการกระจายอำนาจการตัดสินใจ เพื่อให้ระยะเวลาในการตัดสินใจน้อยลง และไม่ต้องเขียนอธิบายปัญหาต่าง ๆ เพื่อทำให้เกิดความเข้าใจและครอบคลุม ระยะเวลาในการส่งปัญหาขึ้นไปยังผู้บริหารที่ทำหน้าที่ตัดสินใจน้อยลง และเนื่องจากผู้บริหารมีปัญหาที่จะต้องตัดสินใจมาก บางปัญหาอาจถูกจัดลำดับความสำคัญไว้ในระดับต่ำจึงยังไม่ตัดสินใจทันที ซึ่งอาจจะนำไปสู่ปัญหาใหญ่ตามมาก็ได้ เหตุผลสุดท้ายคือผู้บริหารอาจจะไม่เข้าใจปัญหาที่เกิดขึ้นลึกซึ้ง และไม่ให้ความสำคัญเนื่องจากไม่ส่งผลกระทบโดยตรงกับผลการดำเนินงานของหน่วยงาน ดังนั้นการให้บุคลากรที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีความเข้าใจในปัญหาและได้รับผลกระทบโดยตรงเป็นผู้ตัดสินใจจึงทำให้คุณภาพในการตัดสินใจดีขึ้นและตอบสนองการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจได้รวดเร็ว และเหมาะสมมากกว่าที่จะรอให้ผู้บริหารระดับสูงตัดสินใจ

นอกจากนี้การที่สภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทำให้ผู้บริหารควรจะมีการจัดการโครงสร้างองค์กรและกระบวนการเป็นแบบปรับเปลี่ยนได้ง่าย (flexible) ทั้งนี้ไม่ได้หมายความว่า จะต้องนำเอาสิ่งใหม่ๆ เข้ามาตอบสนองการเปลี่ยนแปลงเพียงอย่างเดียวแต่อาจจะนำเอาสิ่งต่างๆ ที่มีอยู่แล้วมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมที่บริษัทกำลังเผชิญอยู่ หลักการของการนำสิ่งเดิมที่ดีอยู่แล้วของบริษัทที่ก่อให้เกิดประโยชน์หรือเกิดความแตกต่างจากบริษัทคู่แข่งมาปรับใช้คือการทำ reengineering ซึ่งทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศการ reengineering จะเกี่ยวกับการนำกระบวนการในการทำงานหรือเทคโนโลยีสารสนเทศเดิม มาปรับวิธีให้เกิดประโยชน์ในปัจจุบันหรืออนาคต

บริษัทต่างๆ ได้มีการพัฒนาปรับปรุงกระบวนการในการทำงานมาเป็นระยะเวลาพอสมควร ซึ่งกระบวนการในการทำงานนี้อาจจะมีการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาสนับสนุนการทำงาน ในการออกแบบและพัฒนากระบวนการในการทำงานใหม่จะต้องมีการวิเคราะห์กระบวนการในการทำงานเดิม เพื่อดูว่าส่วนไหนมีปัญหาหรือส่วนไหนยังใช้ได้ ซึ่งกระบวนการในการทำงานส่วนไหนยังดีมีประโยชน์ก็จะเก็บเอาไว้โดยให้ดำเนินการอย่างเดิม แต่บางทีกระบวนการในการทำงานนั้นอาจจะดีแต่ไม่เหมาะสมกับสภาพธุรกิจก็อาจจะเก็บหรือโยกย้ายไปใช้ในกระบวนการทำงานอื่นได้ ทั้งนี้กระบวนการในการทำงานที่มีประโยชน์จะต้องมีทรัพยากรของตนเอง ในการโยกย้ายปรับเปลี่ยนตำแหน่งในการใช้งาน จึงต้องนำเอาทรัพยากรเหล่านั้นไปด้วย เพื่อให้เกิดประโยชน์อย่างเดิม การโยกย้ายนี้จึงเป็นการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การ (restructuring) ซึ่งเห็นได้ชัดกว่าการทำ reengineering

การทำ reengineering และ restructuring นี้ สอดคล้องกับแนวคิด Object-oriented ที่จะมองกระบวนการ วิธีการ ข้อมูลต่างๆ เป็นชิ้นเดียวกัน ซึ่งทำให้ง่ายในการนำมาใช้ใหม่ เมื่อมีการเปลี่ยนกระบวนการทำงาน เทคโนโลยีสารสนเทศที่นำมาสนับสนุนก็อาจจะต้องปรับเปลี่ยน สำหรับระบบสารสนเทศจะได้รับผลกระทบมากที่สุด จากการปรับเปลี่ยนกระบวนการในการทำงาน ถ้าเราแตกกระบวนการในการทำงานออกเป็นกระบวนการย่อยๆ ที่มีข้อมูลและวิธีการเป็นของตนเอง เราสามารถจะหยิบกระบวนการย่อยกลับมาใช้ใหม่ หรือสลับเปลี่ยนไปอยู่ลำดับอื่นได้โดยไม่ต้องเสียเวลาทำให้ทั้งกระบวนการ แต่ถ้ากระบวนการย่อยเหล่านี้มีประโยชน์แต่ไม่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจในปัจจุบันก็สามารถเก็บไว้ได้ก่อนเมื่อสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเปลี่ยนและต้องการกระบวนการย่อยเหล่านี้ก็สามารถนำมาใช้ได้ทันที การดึงกระบวนการย่อยออกและนำเข้ามาใช้ใหม่นี้ไม่มีผลกระทบต่อกระบวนการย่อยอื่น ๆ และกระบวนการหลักอื่น ๆ ตามแนวคิดของ Flexible manufacturing