เทคโนโลยีสารสนเทศ : ทำอย่างไรให้คุ้มค่า?

เมื่อพูดถึงเทคโนโลยีสารสนเทศ ส่วนมากจะนึกถึงโปรแกรมประยุกต์ ซึ่งจริงๆ แล้วก็เป็นระบบสารสนเทศแบบหนึ่ง โดยจะต้องมีกระบวนการทางธุรกิจเป็นส่วนประกอบสำคัญเพื่อที่จะได้พัฒนาระบบสารสนเทศให้สอดคล้องและตอบสนองความต้องการใช้งานของหน่วยงานที่ใช้งาน เทคโนโลยีสารสนเทศในปัจจุบันมีราคาค่อนข้างสูง และกว่าที่จะใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศนั้น ๆ ได้เต็มประสิทธิภาพหรือคุ้มค่าที่จะลงทุนไปต้องใช้เวลานาน ถึงแม้ว่าจะมีการศึกษาเตรียมพร้อมกันมาก่อนที่จะนำมาใช้จริงก็ตาม โดยธรรมชาติของคนจะไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงเท่าไรนักดังนั้นจึงเป็นการยากที่จะทำให้คนยอมรับการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ ซึ่งจะต้องมีการเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ หรือต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานและการใช้งาน หากเมื่อพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อมาสนับสนุนการทำงานแล้วแต่ไม่มีการใช้งานจะเป็นการสูญเสียงบประมาณหรืองบลงทุนไปโดยเปล่าประโยชน์ การที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้งานควรจะต้องพิจารณาถึงผลการดำเนินงานขององค์การที่จะทุกตัวชี้วัดจะต้องดีขึ้นกว่าเดิม ระดับการเพิ่มประสิทธิภาพของผลการดำเนินงานของหน่วยงานมี 3 ระดับ คือ

1. Automation เป็นการนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานเดิม เป็นการเปลี่ยนแปลงในระดับต่ำสุด บุคลากรไม่ต้องปรับเปลี่ยนวิธีในการทำงานไปมากนัก ประโยชน์ที่ได้รับเช่น ช่วยลดเวลาในการทำงาน ลดความผิดพลาดบางอย่างที่เกิดจากคน ลดปริมาณการใช้กระดาษ เป็นต้น หากแต่หน่วยงานจะต้องลงทุนในเทคโนโลยีสารสนเทศซึ่งอาจจะมากกว่าประโยชน์ที่จะได้รับจากการลงทุน

2. Improvement ก่อนที่จะนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ หน่วยงานต่าง ๆ ภายในองค์การจะต้องทำการวิเคราะห์กระบวนการการทำงานว่ามีปัญหาหรืออุปสรรคใดหรือสามารถปรับปรุงวิธีการหรือกระบวนการการทำงานได้อย่างไรบ้างเพื่อลดปัญหาหรืออุสรรค หน่วยงานจะทำการปรับปรุงแก้ไขกระบวนการภายในหน่วยงานของตนเองก่อนที่จะนำเอาความสามารถของเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ มาประยุกต์ใช้ เพื่อสนับสนุนการทำงาน ดังนั้น ประโยชน์ที่ได้จากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในระดับนี้จะดีมากกกว่าระดับ Automation เนื่องจากได้ปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดปัญหาและอุปสรรคในการทำงานต่าง ๆ นอกเหนือจากประโยชน์ที่ได้จากการทำในระดับ Automation การนำมาใช้ในระดับ Improvement นี้หน่วยงานอาจได้รับความคุ้มค่าในการลงทุนเทคโนโลยีสารสนเทศ

3. Innovation เป็นการปรับปรุงกระบวนการในระดับองค์การซึ่งจะมีผลกระทบต่อทุก ๆ หน่วยงานภายในองค์การ เป็นการมองกระบวนการทุกกระบวนการในหน่วยงานและทุกธุรกรรม ซึ่งจะทำให้แก้ปัญหาในภาพรวมขององค์การได้มากขึ้น ซึ่งการทำนวัตกรรมนี้จะเปลี่ยนแปลงองค์การในระยะสั้นและเห็นได้ชัดซึ่งเป็นการยากที่จะเปลี่ยนแปลง บุคลากรและปัจจัยต่าง ๆ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้ความสำคัญ และเห็นชอบต่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงนี้ ซึ่งเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีส่วนช่วยสนับสนุนในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและได้ประโยชน์สำหรับองค์การและทำให้ตัวชี้วัดทั้งหลายขององค์การดีขึ้นอย่างมาก รวมทั้งก่อให้เกิดความคุ้มค่าในการลงทุนเทคโนโลยีสารสนเทศในระยะสั้นมากกว่าระดับ Improvement เนื่องจากการทำ Improvement ควรจะต้องทำอย่างต่อเนื่อง และต้องใช้ระยะเวลานานพอสมควรถึงจะเห็นประโยชน์อย่างชัดเจน นอกเหนือจากประโยชน์ที่ได้รับจากระดับ Automation แล้ว การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในระดับนี้จะสามารถควบคุมกระบวนการทำงานให้ถูกต้องมากขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเนื่องจากได้ทำการปรับปรุงกระบวนการทำงานเดิม ลดปัญหาที่เกิดจากกระบวนการ ไม่ใช่ลดปัญหาที่เกิดจากบุคลากร การนำเทคโนโลยีสารสนเทศระดับ Innovation นี้จึงสร้างความคุ้มค่าในการลงทุนอย่างแน่นอน