แม้ว่าบริการ Google G Suite จะไม่ใช่บริการฟรีที่ทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งานได้ แต่จริงๆ แล้วการใช้งาน G Suite ก็คือมัดรวมบริการฟรีต่างๆ ของกูเกิลเข้าด้วยกัน ซึ่งในการใช้งานฟรีอาจจะมีข้อจำกัดบางอย่าง เมื่อเทียบกับลูกค้าที่ใช้งาน G Suite
แต่ด้วยการออกแบบของ G Suite ที่ออกแบบไว้สำหรับการใช้งานข้อมูลต่างๆ ในรูปแบบของระบบคลาวด์ จึงเหมาะกับผู้ใช้งานภายในองค์กรที่มีความยืดหยุ่นในการทำงานสูง
โดยระบบ G Suite จะทำให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานร่วมกันทางออนไลน์ได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา และสามารถแก้ไขงานไปพร้อมๆ กันได้โดยผ่านทุกอุปกรณ์ที่รองรับการใช้งานทั้งหมด
Google G Suite จึงได้สรุปข้อแนะนำในช่วงระหว่างสถานการ์การระบาดของไวรัส COVID-19 ที่หลายๆ ธุรกิจต่างกำลังมองหาวิธีการปรับการทำงานร่วมกันจากบ้านที่ให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่าการทำงานร่วมกันที่สำนักงาน
เตรียมความพร้อมของทีมสำหรับการทำงานทางไกล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีเครื่องมือและกระบวนการที่ถูกต้องก่อนที่คุณจะเปลี่ยนจากการทำงานร่วมกันที่สำนักงานเป็นการทำงานจากที่บ้าน และต่อไปนี้เป็นขั้นตอนพิเศษส่วนหนึ่งที่คุณสามารถทำได้ล่วงหน้า
1. ตั้งชื่อกลุ่มของทีมเพื่อให้ติดต่อกันได้ง่าย รายชื่ออีเมลของสมาชิกทั้งหมดในทีมของคุณช่วยให้ทีมสามารถแชร์ข้อมูลต่างๆ ระหว่างกันได้อย่างรวดเร็ว ส่วนห้องแชทเหมาะสำหรับการสนทนาเป็นกลุ่มแบบระยะยาวและต่อเนื่อง
2. ตรวจสอบการอนุญาตให้แชร์เอกสารสำคัญ เพื่อให้ผู้ที่ทำงานร่วมกันสามารถแก้ไขและแสดงความคิดเห็นได้ตามความต้องการ คุณอาจพิจารณาสร้างไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งทีมของคุณสามารถจัดเก็บ ค้นหา และเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ใดก็ได้
3. จัดตารางการประชุมไว้ล่วงหน้า ตั้งค่าคำเชิญในปฏิทิน จัดทำวาระการประชุมล่วงหน้า และแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับคำเชิญ เพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนคุ้นเคยกับการประชุมทางวิดีโอ
ช่วยให้ทีมไม่พลาดการติดต่อกันและจัดระบบการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในแต่ละวัน
เมื่อตั้งค่าทุกอย่างตามคำแนะนำเบื้องต้นและทุกคนในทีมพร้อมที่จะทำงานจากที่บ้านแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญคือการกำหนดรูปแบบในการทำงานให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน และนี่คือเคล็ดลับที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณ
4. จัดประชุมประจำวัน เพื่อไม่ให้พลาดการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานของคุณ การทำงานที่บ้านอาจทำให้บางคนรู้สึกโดดเดี่ยว การประชุมทางวิดีโอเป็นอีกหนึ่งวิธีที่ยอดเยี่ยมที่จะทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการทำงาน พยายามออกหน้ากล้องบ้างตามความเหมาะสม นำเสนอเนื้อหาที่เกี่ยวข้อง และถามคำถามเพื่อจุดประกายการสนทนา ในกรณีที่สมาชิกในทีมอยู่ในเขตพื้นที่เวลาต่างกันจนทำให้ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ ให้บันทึกการประชุมไว้ แต่ต้องให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนไม่รู้สึกอึดอัดที่ถูกบันทึกในวิดีโอ
5. แชร์เป้าหมายในการทำงานและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ ไม่ว่าคุณจะอัปเดตงานผ่านทางกลุ่มแชท หรือในเอกสารที่แชร์ระหว่างทีม การบันทึกรายละเอียดของสิ่งที่ทำเสร็จเรียบร้อยแล้วก็เป็นอีกวิธีดีๆ ที่จะทำให้ทีมไม่พลาดความคืบหน้าล่าสุดและสามารถติดตามงานต่างๆ ที่แต่ละคนได้รับมอบหมายได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเว็บไซต์ภายในของทีมเพื่อรวบรวมข้อมูลและทรัพยากรที่สำคัญเข้าไว้ในฮับศูนย์กลางสำหรับทีมของคุณ หรือแชร์ข้อมูลกับองค์กรของคุณในวงกว้างมากขึ้นได้
6. รักษามารยาทที่ดีในการทำงาน ถึงแม้ว่าทีมของคุณจะไม่ได้ทำงานอยู่ที่สำนักงานก็ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาจะว่างอยู่ตลอดเวลา ฉะนั้น ก่อนที่จะจัดตารางการประชุมควรตรวจสอบปฏิทินของคนอื่นก่อนเพื่อหาเวลาที่ทุกคนว่างตรงกัน และเมื่อจำเป็นต้องติดต่อกันผ่านการแชทให้ถามอีกฝ่ายก่อนว่าสะดวกที่จะคุยหรือไม่
นอกจากนี้คุณยังสามารถแจ้งให้เพื่อนร่วมงานของคุณทราบล่วงหน้าถึงความพร้อมของคุณด้วยการตั้งค่าเวลาทำงานใน Google Calendar ด้วยวิธีนี้สมาชิกในทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับเวลาการทำงานของคุณหากพวกเขาพยายามนัดประชุมนอกเวลาทำงาน
ทำงานให้เสร็จด้วย Wi-Fi ที่บ้าน
บางครั้งการทำงานที่บ้านคุณอาจจะต้องใช้พื้นที่และอินเทอร์เน็ตร่วมกับคนอื่นๆ ในบ้าน เรามีเคล็ดลับมาฝาก
7. อย่าใช้เวลาทั้งวันไปกับวิดีโอ มีเครื่องมือมากมายสำหรับการติดต่อกับทีมของคุณ ไม่ว่าจะเป็นห้องแชท เอกสารที่แชร์ การสำรวจสั้นๆ หรือการประชุมทางโทรศัพท์ จงเลือกสิ่งที่คิดว่าดีและเหมาะสมที่สุด โดยเฉพาะถ้าคุณต้องแชร์อินเทอร์เน็ตกับคนอื่นๆ
8. เลือกการตั้งค่าที่เหมาะสมสำหรับคุณ คุณอาจลองการตั้งค่าที่แตกต่างกันสัก 2-3 แบบ เพื่อให้ได้วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณจดจ่อกับสิ่งที่คุณทำและไม่เบี่ยงเบนความสนใจจากคนอื่น
นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของคำแนะนำในการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพจากทีมงาน G Suite เท่านั้น
