สำนักหอจดหมายเหตุโอด ในรอบ 10 ปีที่ผ่านมาหน่วยราชการเมินส่งเอกสารสำคัญของชาติทำจดหมายเหตุไม่สมบูรณ์ ชี้เหตุโครงการ 5ส. ทำพิษ ข้อมูลสูญ เตรียมดัน พ.ร.บ.จดหมายเหตุฯ คุมเข้มบังคับทุกหน่วยส่งบันทึกตามกำหนด
วันนี้ (20 พ.ค.) ที่โรงแรมโรยัลซิตี้ นายปรารพ เหล่าวานิช รองอธิบดีกรมศิลปากร กล่าวภายหลังเป็นประธานเปิดการประชุมสัมมนา เรื่อง “อนุรักษ์ทันเวลา รักษ์คุณค่ามรดกไทย” โดยสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติว่า หอจดหมายเหตุแห่งชาติมีหน้าที่สำคัญในการจัดเก็บเอกสารด้านศิลปวัฒนธรรมของชาติ ตลอดจนประวัติศาสตร์ทุกด้าน ซึ่งจำเป็นจะต้องมีการดูแลรักษาอย่างเหมาะสม ก่อนจะได้รับความเสียหาย ซึ่งปัจจุบันพบว่าข้อมูลเอกสารกำลังประสบปัญหาการชำรุด จากปัญหาน้ำท่วมทำให้เกิดเชื้อราขึ้น ปลวกกินเอกสารสำคัญ นอกจากนี้ยังพบว่ามีหน่วยงานราชการหลายแห่งส่งเอกสารไม่ต่อเนื่อง ดังนั้นกรมศิลปากรและสำนักหอจดหมายเหตุจึงจัดการสัมมนาเพื่อสร้างความเข้าใจให้เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานต่างๆ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการรักษาเอกสารสำคัญเพื่อทำการจัดส่งข้อมูลสำคัญให้กับสำนักหอจดหมายเหตุต่อไป
นางสุรีย์รัตน์ วงศ์เสงี่ยม ผู้อำนวยการสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กล่าวว่า เอกสารส่วนใหญ่ที่สำนักหอจดหมายเหตุได้รับจะทำการอบฆ่าเชื้อโรค หากพบว่าชำรุดเสียหายจะทำการอนุรักษ์ซ่อมแซม และจัดหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลย้อนหลัง แต่ในเวลาประมาณ 10 ปีที่ผ่านมาหน่วยราชการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นกรมในกระทรวงต่างๆ ละเลยการนำเอกสารส่งมายังสำนักหอจดหมายเหตุฯ โดยปัจจัยหนึ่งที่ทำให้การจัดเก็บเอกสารสำคัญของทางราชการขาดความสมบูรณ์คือโครงการ 5 ส. อันประกอบด้วย สะสาง สะอาด สะดวก สุขนิสัย สุขลักษณะ ทำให้หน่วยราชการถือโอกาสโละทิ้งข้อมูล รูปภาพ และเอกสารทางราชการจนเกือบหมดโดยไม่ตรวจสอบว่าเอกสารเหล่านั้นมีความสำคัญหรือไม่ ซึ่งขณะนี้ความหวังของสำนักหอจดหมายเหตุฯ อยู่ที่พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ.... ซึ่งคณะกรรมการกฤษฎีการมีมติให้นำ พ.ร.บ.ฉบับดังกล่าวกลับมาแก้ไขข้อความบางส่วน และจะนำกลับไปพิจารณาอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ตนคิดว่า พ.ร.บ.ดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากมีระเบียบบังคับให้ส่วนราชการทุกแห่งทำการส่งมอบเอกสารให้สำนักหอจดหมายเหตุฯ ตามกำหนด ทั้งนี้ตนจะนำเรื่องดังกล่าวให้นายธีระ สลักเพชร รัฐมนตรีว่าการกระทรวงวัฒนธรรม (วธ.) ช่วยผลักดันอีกทางหนึ่งด้วย
“ไม่น่าเชื่อว่าในปัจจุบันซึ่งเป็นยุคที่ระบบสารสนเทศมีความก้าวหน้ามาก ซึ่งน่าจะเป็นช่วงเวลาที่มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุด แต่ปรากฏว่าเอกสารจดหมายเหตุขาดความสมบูรณ์มากที่สุด แตกต่างกับสมัยรัชกาลที่ 5 ที่เริ่มมีการตั้งกระทรวง ทบวง กรม และสมเด็จพระเจ้าบรมวงศ์เธอ กรมพระยาดำรงราชานุภาพ ทรงสั่งให้เก็บเอกสารราชการเป็นอย่างดี ทำให้ยุคดังกล่าวมีเอกสารจดหมายเหตุที่สมบูรณ์ที่สุด และปัจจุบันส่วนราชการของไทยละเลยการจัดเก็บจึงต้องมีการออกกฎบังคับ ไม่เช่นนั้นข้อมูลสำคัญของชาติก็จะขาดความต่อเนื่อง” นางสุรีย์รัตน์ กล่าว
วันนี้ (20 พ.ค.) ที่โรงแรมโรยัลซิตี้ นายปรารพ เหล่าวานิช รองอธิบดีกรมศิลปากร กล่าวภายหลังเป็นประธานเปิดการประชุมสัมมนา เรื่อง “อนุรักษ์ทันเวลา รักษ์คุณค่ามรดกไทย” โดยสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติว่า หอจดหมายเหตุแห่งชาติมีหน้าที่สำคัญในการจัดเก็บเอกสารด้านศิลปวัฒนธรรมของชาติ ตลอดจนประวัติศาสตร์ทุกด้าน ซึ่งจำเป็นจะต้องมีการดูแลรักษาอย่างเหมาะสม ก่อนจะได้รับความเสียหาย ซึ่งปัจจุบันพบว่าข้อมูลเอกสารกำลังประสบปัญหาการชำรุด จากปัญหาน้ำท่วมทำให้เกิดเชื้อราขึ้น ปลวกกินเอกสารสำคัญ นอกจากนี้ยังพบว่ามีหน่วยงานราชการหลายแห่งส่งเอกสารไม่ต่อเนื่อง ดังนั้นกรมศิลปากรและสำนักหอจดหมายเหตุจึงจัดการสัมมนาเพื่อสร้างความเข้าใจให้เจ้าหน้าที่ในหน่วยงานต่างๆ ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการรักษาเอกสารสำคัญเพื่อทำการจัดส่งข้อมูลสำคัญให้กับสำนักหอจดหมายเหตุต่อไป
นางสุรีย์รัตน์ วงศ์เสงี่ยม ผู้อำนวยการสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กล่าวว่า เอกสารส่วนใหญ่ที่สำนักหอจดหมายเหตุได้รับจะทำการอบฆ่าเชื้อโรค หากพบว่าชำรุดเสียหายจะทำการอนุรักษ์ซ่อมแซม และจัดหมวดหมู่เพื่อให้ง่ายต่อการสืบค้นข้อมูลย้อนหลัง แต่ในเวลาประมาณ 10 ปีที่ผ่านมาหน่วยราชการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นกรมในกระทรวงต่างๆ ละเลยการนำเอกสารส่งมายังสำนักหอจดหมายเหตุฯ โดยปัจจัยหนึ่งที่ทำให้การจัดเก็บเอกสารสำคัญของทางราชการขาดความสมบูรณ์คือโครงการ 5 ส. อันประกอบด้วย สะสาง สะอาด สะดวก สุขนิสัย สุขลักษณะ ทำให้หน่วยราชการถือโอกาสโละทิ้งข้อมูล รูปภาพ และเอกสารทางราชการจนเกือบหมดโดยไม่ตรวจสอบว่าเอกสารเหล่านั้นมีความสำคัญหรือไม่ ซึ่งขณะนี้ความหวังของสำนักหอจดหมายเหตุฯ อยู่ที่พระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติ พ.ศ.... ซึ่งคณะกรรมการกฤษฎีการมีมติให้นำ พ.ร.บ.ฉบับดังกล่าวกลับมาแก้ไขข้อความบางส่วน และจะนำกลับไปพิจารณาอีกครั้ง อย่างไรก็ตาม ตนคิดว่า พ.ร.บ.ดังกล่าวมีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากมีระเบียบบังคับให้ส่วนราชการทุกแห่งทำการส่งมอบเอกสารให้สำนักหอจดหมายเหตุฯ ตามกำหนด ทั้งนี้ตนจะนำเรื่องดังกล่าวให้นายธีระ สลักเพชร รัฐมนตรีว่าการกระทรวงวัฒนธรรม (วธ.) ช่วยผลักดันอีกทางหนึ่งด้วย
“ไม่น่าเชื่อว่าในปัจจุบันซึ่งเป็นยุคที่ระบบสารสนเทศมีความก้าวหน้ามาก ซึ่งน่าจะเป็นช่วงเวลาที่มีการจัดเก็บข้อมูลที่ดีที่สุด แต่ปรากฏว่าเอกสารจดหมายเหตุขาดความสมบูรณ์มากที่สุด แตกต่างกับสมัยรัชกาลที่ 5 ที่เริ่มมีการตั้งกระทรวง ทบวง กรม และสมเด็จพระเจ้าบรมวงศ์เธอ กรมพระยาดำรงราชานุภาพ ทรงสั่งให้เก็บเอกสารราชการเป็นอย่างดี ทำให้ยุคดังกล่าวมีเอกสารจดหมายเหตุที่สมบูรณ์ที่สุด และปัจจุบันส่วนราชการของไทยละเลยการจัดเก็บจึงต้องมีการออกกฎบังคับ ไม่เช่นนั้นข้อมูลสำคัญของชาติก็จะขาดความต่อเนื่อง” นางสุรีย์รัตน์ กล่าว
