จากปัญหากระดาษล้นโต๊ะสู่ระบบแอปพลิเคชันอัจฉริยะ “Bangkok Swim Team” คือหนึ่งในตัวอย่างของ SMEs ที่เปลี่ยนวิธีบริหารข้อมูล จนลดงานแอดมินได้ครึ่งหนึ่งและเปิดโอกาสขยายฐานลูกค้าอีกหลักพันคน จากการขับเคลื่อนของ BDI สานต่อนโยบาย Quick Win ของภาครัฐ หวังปลุกพลังข้อมูลและ AI สู่กลุ่มผู้ประกอบการไทย
ความสำเร็จต่อเนื่อง 2 ปีกับการสนับสนุนผู้ประกอบการแล้วกว่า 50 รายเพื่อยกระดับศักยภาพผู้ประกอบการ SMEs ไทยให้พร้อมแข่งขันในเศรษฐกิจยุคใหม่ กับโครงการ “The UP: Unlock Potential with Data” จากสถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ (องค์การมหาชน) หรือ BDI
รศ.ดร.ธีรณี อจลากุล ผู้อำนวยการสถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ BDI บอกถึงเรื่องนี้ว่า BDI มีบทบาทในฐานะองค์กรขับเคลื่อนข้อมูลของประเทศ ด้วยเป้าหมายที่ชัดเจนและเป็นรูปธรรม คือ การทำให้ข้อมูลจากทุกภาคส่วนไม่เพียงแค่ถูกจัดเก็บอย่างมีระบบ แต่สามารถนำไปใช้งานได้จริง เป็นเครื่องมือในการกำหนดนโยบาย ยกระดับบริการสาธารณะ และพัฒนานวัตกรรมที่ตอบสนองต่อความต้องการของประชาชนได้อย่างแท้จริง
ดร.สุนทรีย์ ส่งเสริม รองผู้อำนวยการสถาบันข้อมูลขนาดใหญ่ เสริมด้วยว่า ในยุคที่เศรษฐกิจโลกเต็มไปด้วยความไม่แน่นอนและพฤติกรรมผู้บริโภคเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา การใช้ข้อมูลและเทคโนโลยีดิจิทัลจึงไม่ใช่ทางเลือกแต่เป็นความจำเป็น โดยเฉพาะสำหรับผู้ประกอบการ SMEs ซึ่งเป็นกลไกสำคัญของเศรษฐกิจไทย
BDI ในฐานะหน่วยงานหลักที่ขับเคลื่อนการใช้ข้อมูลเพื่อพัฒนาเศรษฐกิจและสังคม จึงมุ่งปลดล็อกข้อจำกัดของผู้ประกอบการ ทั้งด้านความรู้และทักษะดิจิทัล เพื่อให้สามารถแข่งขันได้อย่างมั่นคงในยุคเศรษฐกิจดิจิทัล สอดรับกับแนวนโยบาย ‘Quick Win’ ของรัฐบาลที่มุ่งเสริมขีดความสามารถและสร้างมูลค่าเพิ่มให้สินค้าและบริการด้วยพลังของ Big Data และ AI
ตลอด 2 ปี มีผู้ประกอบการเข้าร่วมทั้งหมดกว่า 50 บริษัท โดยในปี 2568 มีผู้เข้าร่วมทั้งสิ้น 33 บริษัท โดยโครงการมีการให้คำปรึกษาแบบตัวต่อตัว (One-to-One Mentoring) รวมกว่า 400 ชั่วโมง พร้อมปรับรูปแบบการเรียนรู้ให้ยืดหยุ่นและสอดคล้องกับบริบทของแต่ละกิจการ
“Bangkok Swim Team” จากกระดาษสู่แพลตฟอร์มดิจิทัล
คุณปานวาด จิตต์ไพโรจน์ บริษัท แบงคอค สวิม ทีม จำกัด ผู้ได้รับรางวัล Excellent Transformation Award เล่าให้เราฟังว่า ก่อนจะมาร่วมโครงการนี้เธอมีความพยายามที่จะจัดการข้อมูลสมาชิกด้วยการหาคนมาทำแอปพลิเคชันเก็บข้อมูลแต่สุดท้ายก็ไม่ประสบความสำเร็จ จนได้มาเข้าร่วมโครงการนี้และทุกอย่างก็ดูเหมือนง่ายไปหมดจากการพูดคุยกันเพียงแค่ 3 วันแรกเท่านั้น
ธุรกิจของเราเป็นสโมสรว่ายน้ำที่มีบริการครบวงจร สระน้ำร้อน น้ำเย็น และมีหลายคอร์ดเริ่มตั้งแต่สระว่ายน้ำเล็กๆ สอนเด็กเล็กอายุประมาณ 6 เดือนขึ้นไป เรียนเพื่อเอาชีวิตรอดในน้ำให้ว่ายน้ำเป็นก่อนจะค่อยๆ พัฒนาเป็นหลักสูตรสำหรับนักกีฬา จนตอนนี้มีทั้งกลุ่มเด็กทั่วไป เด็กทีมชาติ และกลุ่มที่ไปแข่งขันระดับต่างประเทศ
ช่วง 8 ปีที่ผ่านมายอมรับว่าปัญหาเยอะมาก ปัญหาหลักคือการจัดเก็บข้อมูล เพราะเราใช้กระดาษทั้งหมด ทั้งใบสมัคร ใบลงทะเบียน ใบยินยอมต่างๆ พอธุรกิจขยาย ลูกค้าเพิ่มขึ้น ระบบเริ่มล้น เราก็เริ่มจัดการไม่ทัน นอกจากนี้ยังมีเรื่องภาษา เพราะโรงเรียนเราเป็นภาษาอังกฤษ แต่ผู้ปกครองหลายคนเป็นคนไทย ทำให้สื่อสารกันไม่เข้าใจแบบฟอร์มก็ต้องปรับเพิ่มอีก
จุดเริ่มต้นจริงๆ ที่ทำให้มาเข้าโครงการนี้มาจากอีเมลฉบับหนึ่งค่ะ อยู่ดีๆ ก็มีอีเมลส่งมาว่ามีโครงการนี้ให้สมัคร ตอนแรกยังสงสัยด้วยซ้ำว่าเป็นอีเมลสุ่มหรือเปล่า แต่พอลองค้นดูข้อมูลก็พบว่าเป็นโครงการจริงและมีจัดมาก่อนแล้วด้วย ก็เลยตัดสินใจสมัคร พอกรอกข้อมูลไปไม่นาน ทางทีมงานก็โทร.มาติดต่อขอสัมภาษณ์เพิ่มเติม
หลังจากที่ได้คุยกับทีมโครงการจึงเริ่มจากการให้เราทำ “Customer Journey” เพื่อดูว่าลูกค้ารู้จักเราได้อย่างไร จองคอร์สยังไง แล้วก็สร้างระบบขึ้นมาตามขั้นตอนนั้น จนกลายเป็นแอปพลิเคชันสองตัว ตัวแรกคือ “App Booking” สำหรับลูกค้าใช้จองเรียน อีกตัวจะใช้จัดการข้อมูลภายใน เช่น การตัดเครดิต การเช็กชื่อ และติดตามความคืบหน้าของเด็ก
พร้อมต่อยอดขยายฐานลูกค้าหลักพันคน
คุณปานวาดเล่าต่อว่า ปัจจุบันเรามี 3 สาขา ตอนขยายสาขาที่ 3 จะเป็นช่วงที่เริ่มเข้าโครงการพอดี ซึ่งหลังจากเข้าโครงการแล้วการจัดเก็บและนำข้อมูลมาใช้ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานด้านอื่นเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย
ผลลัพธ์ที่ได้คือดีมากค่ะ เราเก็บข้อมูลลูกค้าได้เร็วขึ้นมาก ลดงานแอดมินได้อย่างน้อยครึ่งหนึ่ง จากเดิมที่ต้องมีคนคอยรับโทรศัพท์ จดชื่อในกระดาษ ตอนนี้ลูกค้าจองเองได้ในแอปฯ โค้ชเห็นข้อมูลเรียลไทม์ ทุกอย่างโปร่งใสและสะดวกขึ้นมาก พนักงานก็ลดความยุ่งยากลง อย่างน้อยก็ทำให้เขามีเวลาและหันมาใส่ใจบริการลูกค้าได้มากขึ้นด้วย
ส่วนการต่อยอดขยายฐานลูกค้านั้น คุณปานวาดบอกว่า ก่อนหน้านี้เธอมีข้อมูลสมาชิกตามกฎเกณฑ์ของสมาคมว่ายน้ำอยู่ประมาณ 800 ราย แต่ถ้ารวมกลุ่มหัดเรียนว่ายน้ำด้วยสโมสรน่าจะมีอยู่หลายพันคน เรามีโอกาสใช้ข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ เช่น โรงเรียนไหนมีนักเรียนมาสมัครมากที่สุด ช่วงเวลาไหนมีนักเรียนย้ายออก เพื่อวางแผนการตลาดและขยายสาขาในอนาคต นอกจากนี้ยังสามารถช่วยบริหารจัดการได้ด้วยว่านักเรียนแต่ละคนสะดวกวันไหนใกล้สาขาไหนก็ไปที่สาขานั้นได้เลย ทุกอย่างมันจะสะดวกมากขึ้น
สำหรับการจะนำมาต่อยอดได้ไหม ส่วนตัวแล้วเชื่อว่าข้อมูลมันมีอยู่เต็มไปหมดในอากาศ ขึ้นอยู่กับว่าจะสามารถนำมาทำประโยชน์ได้มากน้อยแค่ไหน การจัดเก็บและบริหารข้อมูลที่ดีก็น่าจะนำมาสู่การขยายฐานลูกค้าได้ อย่างน้อยอาจจะเพิ่มขึ้นอีกเท่าตัวจากหลักร้อยเป็นหลักพันคนได้ต่อจากนี้
ข้างต้นคือความเห็นจากคุณปานวาด ที่ได้มีโอกาสเข้าร่วมโครงการและพัฒนาศักยภาพของธุรกิจจากข้อมูล เธอยังบอกทิ้งท้ายด้วยว่า
"อย่ารอค่ะ เพราะข้อมูลคือหัวใจของธุรกิจ ถ้าเราไม่รู้จักลูกค้า ก็เหมือนทำธุรกิจแบบปิดตา ตอนนี้ระบบดิจิทัลช่วยลดภาระ เพิ่มประสิทธิภาพ และเปิดโอกาสใหม่ๆ ได้จริง เราเองเริ่มจากศูนย์ แต่วันนี้มีทั้งระบบ CRM, Booking, Dashboard และกำลังจะมี AI เข้ามาช่วยอีกในอนาคต"
