วันนี้ (12 มี.ค.) Work from home ดูจะเป็นคำตอบของสถานการณ์แพร่ระบาดของโรคไวรัส COVID-19 ที่กำลังทวีความรุนแรงมากขึ้น หลายประเทศเริ่มใช้มาตรการแก้ไขควบคู่ไปกับการป้องกันในหลากหลายมิติ ไม่เว้นแม้แต่การปิดออฟฟิศและอนุญาตให้พนักงานทำงานที่บ้านได้ ที่เราเริ่มเห็นหลายๆ องค์กรระดับโลกตัดสินใจนำมาใช้ แต่การทำงานนอกสถานที่ หรือทำงานที่บ้านจำเป็นต้องอาศัยเครื่องมือที่มีความครบเครื่องและครบครันมากที่สุด ซึ่งจะเป็นตัวช่วยให้เราทำงานได้อย่างราบรื่น ไม่สะดุด ให้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยมไม่ต่างจากการทำงานในออฟฟิศ
เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัล คือ คำตอบที่ทำให้คนทำงานสามารถใช้ชีวิตแบบดิจิทัลไลฟ์สไตล์ผ่านโทรศัพท์มือถือของตัวเองได้ แม้ไม่เจอกันก็ใกล้กันได้ สื่อสารกันได้ ทำงานด้วยกันได้ทุกที่ ทุกเวลา และสถานการณ์แบบนี้ก็ไม่จำเป็นต้องไปซื้อหาเครื่องมือใหม่ให้สิ้นเปลือง ในเมื่อแอปพลิเคชัน LINE ในมือถือของเราทุกคนถูกพัฒนาและออกแบบมาเพื่อการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ และยังใช้งานบนคอมพิเวตอร์ได้ด้วย แค่ดาวน์โหลดแอป LINE และใช้ LINE ID และ พาสเวิร์ดเดียวกันกับที่ใช้ในมือถือ เรียกได้ว่า LINE มีให้ครบทุกอย่างที่จะเพิ่มประโยชน์ในชีวิตประจำวันและชีวิตการทำงาน
ต่อไปนี้คือ 3 เทคนิคที่จะทำให้การทำงานที่บ้าน (Work from Home) เจ๋งกว่าที่เคย
ออฟฟิศเสมือนจริง ควรสร้างบรรยากาศทำงานจริงๆ เสียก่อน เพราะหลายคนอาจไม่คุ้นเคยกับการทำงานที่บ้าน จึงต้องจัดเตรียมพื้นที่ทำงานที่บ้านให้เหมาะสม และสร้างบรรยากาศให้พร้อมทำงานเหมือนกำลังอยู่ในสำนักงาน เพิ่มแรงจูงใจในการทำงานให้มากขึ้น ด้วยกำหนดเวลาการทำงานให้ชัดเจน และปราศจากการรบกวนให้มากที่สุด โดยอาจเตือนให้คนที่บ้านรู้ว่าเรากำลังอยู่ในเวลางาน จะคุยอะไรหากเป็นเวลางานให้ “ไลน์ทิ้งไว้” จากนั้นก็มาสู่โหมดเตรียมเครื่องมือการทำงานให้พร้อมทั้งคอมพิวเตอร์โน้ตบุ๊ก โทรศัพท์มือถือ สมุดจด ปากกา ฯลฯ และที่ขาดไม่ได้คือสัญญาณอินเทอร์เน็ตต้องไม่สะดุด และเพื่อให้เราโฟกัสกับการทำงานมากขึ้น ไม่ต้องห่วงหน้าพะวงหลัง ต้องจับสมาร์ทโฟนมาเช็กบ่อยครั้ง ก็แค่ดาวน์โหลดโปรแกรม LINE มาไว้บนเดสท็อป ทำการ Log in ให้เรียบร้อย เพียงอึดใจเดียวก็จะเข้าถึงข้อมูลต่างๆ เช่นเดียวกับ LINE บนมือถือได้ทันที
ใช้ฟีเจอร์ฟรีๆ ให้ครบแบบคุ้มๆ ต้องยอมรับว่า แอปพลิเคชัน LINE เกิดมาเพื่อช่วยสื่อสารให้เราใกล้กันมากขึ้น จึงไม่แปลกใจที่จะมีฟีเจอร์หลากหลายและเหมาะกับการติดต่อสื่อสารงานออกมา และการสื่อสารก็เป็นหัวใจของการทำงานที่บ้านจริงๆ หลายคนรู้แล้วว่าหากมีเรื่องไม่ด่วนก็ทักแชตผ่าน LINE Chat ก่อนได้ หรือต้องการคุยงานแบบหลายคน ก็สร้าง LINE Group Chat กลุ่มแชตที่จะทำให้เพื่อนร่วมงานได้อัพเดทไปพร้อมๆ กัน ซึ่งรับได้สูงสุด 500 คนต่อกรุ๊ปเลย ทั้งยังสามารถใช้ LINE Call ในรูปแบบ Voice หรือ VDO เพื่อประชุมเรื่องสำคัญให้ทุกคนรับรู้พร้อมกันทั้งเสียงและวิดีโอ โดยส่งได้สูงสุดครั้งละ 200 คนเลยทีเดียว แถมยังสามารถทำ LIVE สด ช่วยให้การนำเสนองานผ่าน Group VDO call ง่ายขึ้น โดยทุกคนในกรุ๊ปสามารถคอมเมนต์ แสดงความคิดเห็น ระหว่างที่มีสมาชิกในกลุ่ม LIVE อยู่ได้ ส่วนเรื่องการจัดการเอกสารนั้น LINE ก็ตอบโจทย์ได้เป็นอย่างดี เพราะมีฟีเจอร์ Drag & Drop Files Transfer ช่วยรับส่งไฟล์สูงสุดวันละ 1 GB ได้แบบไม่มีสะดุดแถมใช้งานง่าย แค่ drag & drop หากต้องการใช้งานเอกสาร รูปภาพ หรือไฟล์ขนาดใหญ่ ก็สามารถใช้ฟีเจอร์ Scan QR / Scan Text เพื่อแสกน QR Code ทันทีโดยไม่ต้องยกโทรศัพท์ หรือแม้แต่สแกนข้อความตัวอักษรโดยไม่ต้องพิมพ์ให้เสียเวลา ก็สามารถ Copy ไปใช้ต่อได้ทันที นอกจากนั้น ยังเก็บไฟล์สำคัญได้สูงสุด 1 GB ทั้งไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอ แบบไม่มีหมดอายุ ได้ในฟีเจอร์ Keep แต่ถ้าต้องการเก็บเรื่องสำคัญไว้ใน Notes หรือ Album เพื่อให้เข้าถึงได้ง่ายและเรียกดูได้ตลอดไม่มีหมดอายุ และเมื่อถึงเวลาต้องประชุมกัน ฟีเจอร์ Screen Sharing during Group VDO call ก็ตอบสนองได้ตรงจุดเพราะสามารถแชร์หน้าจอให้เห็นไฟล์งานไปพร้อมๆ กันได้นั่นเอง
สื่อสารบ่อยครั้งแม้ไม่เจอหน้ากันก็ตาม เพราะข้อดีของการทำงานในสำนักงานยังมีอยู่มาก เราเห็นการทำงานของกันและกันได้อย่างชัดเจน รู้ว่าใครทำงาน ใครอู้งาน นั่นจึงเป็นข้อด้อยของ Work from Home แต่มันจะไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไปเมื่อใช้เครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งการใช้งาน LINE ช่วยเป็นหลักฐานอ้างอิงและเป็นข้อพิสูจน์ได้เป็นอย่างดีว่า “ฉันทำงานอย่างขะมักเขม้น” เพียงใด นี่คือ ช่องทางให้เราสามารถได้อัพเดทความคืบหน้าของงานไปพร้อมๆ กันได้ทุกคน ช่วยให้ลูกน้องสามารถรายงานตรงต่อเจ้านายในเรื่องข้อมูลต่างๆ ระหว่างกันและรักษาความใกล้ชิดกันยิ่งกว่าเดิม เจ้านายควรต้องรู้ว่าแต่ละวันลูกน้องจัดการอะไรไปบ้าง ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ รวมไปถึง แผนงานสิ่งที่ต้องทำประจำวัน ในขณะเดียวกัน ข้อเสียของการทำงานที่บ้าน ไม่ใช่แค่ข้ออ้างให้ทำตัว “เหลวไหล” ได้ง่ายเท่านั้น แต่สำหรับคนเวิร์กฮาร์ดเอาจริงเอาจังกับงาน การไม่รู้เวลาอาจเป็นตัวการให้เราขยันเกินเบอร์ไปมาก จึงควรจัดลำดับความสำคัญของงาน และกำหนดระยะเวลาให้งานแต่ละชิ้น เพื่อจะได้จัดสรรเวลาได้ถูกต้อง เมื่อถึงเวลาพักก็ต้องพัก และพร้อมทำงานชิ้นใหม่ที่รออยู่ต่อไป
แถมเทคนิคอีกนิดว่า เครื่องมือจะมีประสิทธิภาพสูงสุดจำเป็นต้องอัพเดทตลอดเวลา ดังนั้น ถ้าต้องการจะใช้งานไลน์ได้ครบครันขนาดนี้ อย่าลืมดูนะไลน์ของเราต้องเป็นเวอร์ชั่นอัพเดทล่าสุด หากไม่ใช่ ก็เพียงกดอัพเดทเท่านั้น เราก็จะได้ใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ ที่จะช่วยให้ชีวิตตอนนี้ดีขึ้นไปอีกขั้นเลยทีเดียว
ต่อไปนี้การทำงานที่บ้าน หรือ Work from Home จะเป็นเรื่องง่ายดาย และทำให้ชีวิตการทำงานลื่นไหลกว่า สมาร์ทกว่าที่เคย ด้วยการใช้เครื่องมือสื่อสารดิจิทัลอย่างรู้เท่าทัน เพื่อเพิ่มการทำงานที่มีประสิทธิภาพไปพร้อมกับทำให้เราใช้ชีวิตได้อย่างเป็นสุขเช่นกัน ... ที่สำคัญอย่าลืมบาลานซ์ไลฟ์ของคุณด้วย
**สำหรับการใช้ Screen Sharing บน PC นั้น จะสามารถใช้งานกับ LINE เวอร์ชัน 5.23 ที่จะเปิดให้ดาวน์โหลดตั้งแต่วันที่ 16 มี.ค. 63)
