งานหนักล้นมือ ลูกทีมทนไม่ไหวลาออกบ่อยมาก องค์กรก็จำกัดงบ เพิ่มกำลังคนไม่ได้ ลงท้ายผลงานไม่เกิด จะโทษใคร โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q: ลูกน้องทำงานกันจนดึกดื่น หอบงานกลับไปทำเสาร์อาทิตย์ กรดไหลย้อน โรคกระเพาะ ไมเกรน กลายเป็นอาการปกติของคนในทีมไปแล้ว งานหนักเกินจนทยอยลาออก ช่วงที่คนไม่พอ ทีมยิ่งหนักกว่าเก่า พอได้คนใหม่เข้ามา สักพักก็ออกอีก ปรับแผนงานแล้ว ก็ยังเกินกำลังอยู่ดี ขอเพิ่มพนักงาน องค์กรก็จำกัดงบ ไม่ให้จ้างคนเพิ่ม ลงท้ายผลงานก็ผ่านไปแบบคุณภาพต่ำ จะทำยังไงดี

A: ฟังดูปัญหากำลังถาถม คล้ายมรสุมถล่มเข้าใส่ ทางเลือกที่มีก็ดูเหมือนว่าได้ใช้จนหมดแล้ว เลยไม่รู้จะทำยังไงต่อไปดี

ปัญหาแบบนี้เจอบ่อยครับ ไม่ต้องตกใจ ในทางกลับกัน สบายใจได้ เพราะเป็นปัญหาของทุกองค์กร หัวหน้าหลายคนในองค์กรเหล่านั้น ก็ประสบปัญหาคล้ายคุณนี่แหล่ะ

แนวทางแก้ไขมี 5 ขั้นตอนเท่านั้น ลองทำตามนี้ดูนะครับ

1. หาโอกาสคุยกับหัวหน้าและ หัวหน้าของหัวหน้าอีกครั้ง คราวนี้ต้องคุยอย่างจริงจัง (Serious) เตรียมข้อมูลให้พร้อม เพื่อตอบคำถามต่อไปนี้ให้กระจ่าง

ก. ทั้งหมดมีงานอะไรบ้าง ที่ทีมงานต้องทำ ณ ขณะนี้
ข. พนักงานแต่ละคนในทีม รับผิดชอบงานใดบ้าง
ค. ในส่วนของปัญหา ที่อาจเกิดจากตัวพนักงานเอง เช่น ทำงานผิดพลาดบ่อย ทำงานล่าช้า มีความรู้ความสามารถ ไม่ตรงกับงานที่รับผิดชอบ เป็นต้น ได้รับการแก้ไขและ ป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีก อย่างไรบ้าง
ง. นอกจากทางเลือก ในการแก้ปัญหาด้วยการเพิ่มคน ยังมีทางเลือกอื่นๆ อีกหรือไม่และ หากได้พิจารณาทางเลือกเหล่านั้นแล้วหรือยัง
จ. เหตุใดจึงคิดว่าการเพิ่มคน น่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุด
ฉ. หากไม่แก้ปัญหาเรื่องนี้ ณ ตอนนี้ สถานการณ์เลวร้ายที่สุด (Worst Case) อาจเกิดอะไรขึ้น และ ใครควรทำอะไร ถ้าสถานการณ์นั้นๆ เกิดขึ้นจริง

2. มองหาแนวทางในการลด หรือเลิกงานบางอย่าง ในหน่วยงานเท่าที่พอจะตัดสินใจได้เอง โดยหาโอกาส ประชุมทีมงานเพื่อพิจารณา ลดหรือเลิก กิจกรรมต่อไปนี้ลงบ้าง เท่าที่เป็นไปได้

R - Report (รายงานต่างๆ ที่ไม่ค่อยมีคนดู)
A - Approval (การขออนุมัติบางอย่างที่ไม่จำเป็น)
M - Meeting (การประชุมบางการประชุมที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ หรือ ถี่เกินไป)
M - Measurement (ตัวชี้วัดบางตัวที่ไม่สำคัญ)
P - Project (โครงการบางอย่างที่พอจะชะลอได้)

3. หากทำตามขั้นตอนที่ 1 และ 2 แล้ว แต่ยังไม่ได้ผล ให้กำหนดปริมาณงานและ ลำดับความสำคัญของงาน ที่คิดว่าจะทำไหว จากนั้น ตั้งใจทำให้ดีที่สุด ให้ผลงานออกมาถูกต้อง ตรงเวลาและ มีคุณภาพตามที่ต้องการ ส่วนงานอื่นๆ ที่ทำไม่ไหว ให้แจ้งหัวหน้าทราบและ ยืนยันว่าทำไม่ไหวจริงๆ ไม่ว่าหัวหน้าจะว่าอย่างไร ให้ยืนยันอย่างหนักแน่นว่า " ทำไหวเท่าที่แจ้งไป ส่วนที่เหลือทำไม่ไหวและ จะไม่ทำ " (ฟังดูอาจเหมือนไม่รับผิดชอบ แต่โดยส่วนตัวผมคิดว่า การทำงานให้เสร็จทุกงาน แต่คุณภาพไม่ดี สู้ทำงานให้เสร็จบางงาน แต่คุณภาพดีไม่ได้ ดังนั้น ความรับผิดชอบของเรา จึงอยู่ที่งานที่เลือกทำ ต้องทำให้ดีที่สุด)

4. ทำใจให้แข็ง เมื่อมีงานใหม่ๆ เข้ามาอีก ให้เรียนรู้ที่จะปฏิเสธอย่างนิ่มนวล จงเข้าใจว่าการยินดีทำงานโดยไม่เกี่ยง เป็นคุณสมบัติที่ดีของพนักงานทุกคน แต่ในทางกลับกัน เราต้องรู้กำลังของตนเอง หากรับงานเกินกำลัง แม้ดูแบบผิวเผินคล้ายจะดี แต่ถ้าผลงานออกมา ไม่เป็นที่ยอมรับ ก็ย่อมส่งผลไม่ดีในที่สุด คนที่ประสบความสำเร็จ ไม่ได้ทำได้ทุกอย่าง แต่คนที่ประสบความสำเร็จ เลือกทำในสิ่งที่สำคัญที่สุดก่อน

5. หากทำทุกอย่างข้างต้นแล้ว แต่ยังไม่มีอะไรดีขึ้น ตัดสินใจหางานใหม่เลยครับ ที่นี่คงไม่เหมาะกับเรา หากมีความสามารถจริง องค์กรอื่นน่าจะได้ประโยชน์จากเรามากกว่า

ขอให้โชคดี แก้ปัญหานี้ได้ไวไว ครับ

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
apiwut@riverorchid.com