เราคงเคยคุ้นชินกับสุภาษิตที่ว่า "ทำงานใหญ่ให้สำเร็จ ต้องอาศัยทีมเวิร์ก" หรือ "สองหัวดีกว่าหัวเดียว" แต่ที่ผ่านๆ มาขั้นตอนการที่เราจะหาใครสักคนมาเป็นที่ปรึกษา หรือทำงานร่วมกันนั้น ก็จะต้องอาศัยการพบปะพูดคุยกันเสียเป็นส่วนใหญ่ และหลายต่อหลายครั้งสิ่งที่เรานำไปปรึกษา อาจจะเป็นเพียงแนวคิดที่ไม่เป็นรูปธรรมชัดเจน ผลที่ตามมาก็คือ การสนทนาที่ใช้เวลานาน อีกทั้งยังไม่ได้ผลลัพธ์อย่างที่คาดไว้
ฉะนั้นถ้าเราสร้าง พิมพ์ ออกแบบ หรือเขียนโครงการต่างๆ ให้อยู่ในรูปแบบเอกสารที่จับต้องได้ และนำไปปรึกษาใครสักคนที่เราเชื่อมั่น และไว้ใจได้ ก็จะเป็นการเริ่มต้นขั้นตอนการปรึกษางานที่ดูเข้าทีกว่า และถ้าจะเข้าท่ากว่านั้นก็นัดปรึกษากันแบบออนไลน์ได้ทันใจ ทั้งไม่ต้องฝ่ารถติดให้หงุดหงิดใจ ก็น่าจะเป็นทางเลือกที่ถูกใจชาวเมโทรมากที่สุด
เราพร้อมจะแนะวิธีสร้างชีวิตของคุณให้ "เป็นต่อคนอื่น" ด้วยการรู้จัก และเลือกใช้เครื่องมือบนอินเทอร์เน็ตที่ทรงประสิทธิภาพสำหรับการปรึกษางานออนไลน์แบบเรียลไทม์อย่าง ShowDocument กันเลย
ShowDocument.com คือ เว็บไซต์ที่ถือเป็นเครื่องมือออนไลน์ที่ใช้ในการทำงานร่วมกับผู้อื่น (Collaborative and Co-browsing Tool) ที่ให้บริการฟรี ไม่ต้องลงโปรแกรม และไม่ต้องแม้สมัครสมาชิก
โดยคุณเพียง "อัปโหลดเอกสาร" ที่ต้องการแชร์ให้เพื่อนทราบ ซึ่งเพื่อนจะได้เห็นเอกสารฉบับเดียวกัน ในเวลาเดียวกับคุณ (ทุกครั้งที่คุณเคลื่อนไหวลูกศรไปทิศทางใด เพื่อนคุณก็จะเห็นเหมือนกันกับคุณ) จากนั้นก็เริ่มการระดมสมองโดยใช้เครื่องมือ แก้ไข หรือ เพิ่มเติมข้อความที่มีให้ รวมถึงแชตพูดคุยกันได้ทันที สุดท้ายคุณยังสามารถดาวน์โหลดเอกสารนั้นเก็บเอาไว้เพื่ออ้างอิงทีหลังได้อีกด้วย
อันที่จริง เว็บไซต์ หรือ ซอฟต์แวร์ที่เราเคยรีวิวไปก่อนหน้านี้อย่าง Jing Project และ Gliffy ก็มีฟังก์ชันที่คล้ายคลึงกัน เพราะการใช้เว็บไซต์เป็นหนึ่งในเครื่องมือในการช่วยให้ผู้คนสามารถทำงานไปพร้อมๆ กัน (Collaboration) ได้แบบนี้อยู่ภายใต้แนวคิดหลักของเว็บไซต์ยุคใหม่ ที่เราเรียกกันว่า เว็บ 2.0 นั่นเอง
3 ขั้นตอนสุดง่ายกับการใช้งาน ShowDocument
1. เลือกไฟล์ที่ต้องการ (ขนาดไม่เกิน 2 เมกกะไบต์) อ่านไฟล์ที่รองรับได้จากหมายเหตุด้านล่าง
2. รอระบบอัปโหลดไฟล์จนเสร็จ (สังเกตที่แถบสีเขียว)
3. คลิกที่ปุ่มสีเขียว Click to Start ระบบจะเปิดหน้าใหม่ที่มีการแสดงเอกสารที่เราเพิ่งอัปโหลดไปทันที
จะชวนเพื่อนมาชม/แก้ไขเอกสารพร้อมกันกับเราได้อย่างไร?
เมื่อคุณเปิดเอกสารที่อัปโหลดเสร็จขึ้นมาแล้ว ทางด้านขวาที่เป็นแถบเครื่องมือ ให้สังเกตที่ปุ่ม invite เมื่อกดที่นี่ คุณจะพบ 3 วิธีในการเชิญเพื่อนมาชม/แก้ไขเอกสารพร้อมกับเราได้ อาทิ
1. การให้เพื่อนเข้าไปที่ www.ShowDocument.com แล้วให้กรอกรหัสประจำไฟล์เอกสารของคุณให้เพื่อน
2. หากกำลังสนทนากับเพื่อนผ่านโปรแกรมสนทนาแบบทันที ก็สามารถส่งลิงก์ ที่ลิงก์ไปยังเอกสารที่คุณกำลังเปิดอยู่ได้โดยตรง
3. ส่งอีเมลให้เพื่อน โดยเพื่อนจะได้รับเป็นอีเมลจาก ShowDocument ซึ่งภายในจะมีลิ้งค์ เพื่อลิงก์ไปยังเอกสารของคุณ
ซึ่งทั้ง 3 วิธีทำให้เห็นว่าคุณอาจจะปลอดความกังวลในเรื่องความเป็นส่วนตัว หรือข้อมูลลับที่คุณกำลังปรึกษาเพื่อนนั้นจะหลุดรอดออกไปให้ใครทราบได้ และจากการใช้งานคุณจะพบว่า ShowDocument สามารถใช้งานภาษาไทยได้เป็นอย่างดีอีกด้วย
และพอเมื่อเพื่อนของคุณเปิดลิงก์ขึ้นมาแล้ว ไม่ว่าตัวคุณซึ่งจะถูกเรียกว่า ผู้แสดงผลงาน (Presenter) ส่วนเพื่อนของคุณจะถูกเรียกว่าผู้ชมผลงาน (Viewer) นั้นสามารถจะเห็นเอกสารเดียวกัน พร้อมกัน และในเวลาเดียว
นั่นหมายความว่า ทุกครั้งที่คุณขยับเม้าส์ไปมา เพื่อนคุณก็จะเห็นเม้าส์ชี้ไปมาบนจอของเขาด้วยเช่นกัน นี่แหละถึงเรียกว่า ShowDocument คือ เว็บไซต์สำหรับการปรึกษางานออนไลน์แบบเรียลไทม์ตัวจริง จากนั้นคุณก็เพียงใช้เครื่องมือต่างๆ ที่มีให้ เช่น
* ปากกาหมึกดำ (Pen) สำหรับวง หรือ ทำกรอบในพื้นที่ส่วนที่ต้องการ
* ปากกาไฮไลท์สีเหลือง (Hilight) สำหรับเน้นข้อความที่ต้องการ
* การลบข้อความด้วยน้ำยาลบคำผิด (White Out)
* การพิมพ์ข้อความเพิ่มลงไป (Add Text)
โดยขณะทำงานคุณสามารถดูภาพเต็มจอโดยไม่มีเครื่องมือต่างๆ มาเกะกะที่ด้านข้าง เพียงคลิกที่ปุ่ม > อยู่ตรงกลางด้านขวาและซ้ายมือของหน้าเอกสารนั่นเอง
นอกจากนี้ยังมีข้อมูลพึงทราบอีกอย่างก็คือ บริการนี้จะมีการจำกัดช่วงเวลาของการเข้าระบบร่วมกัน (Session) โดยจะสิ้นสุดลงเมื่อ ผู้แสดงผลงาน (Presenter) ปิดหน้าเว็บ หรือเลยเวลา 1 ชั่วโมง (ซึ่งจะมีการแจ้งเตือนก่อน 5 นาทีที่จะหมดเวลา)
และอย่าลืมว่าทุกครั้งที่คุณเสร็จสิ้นการระดมสมองปรึกษางานบนเว็บไซต์แห่งนี้แล้ว คุณก็สามารถบันทึกงานสนทนาลงบนเครื่องของคุณได้ในรูปแบบไฟล์ที่ปลอดภัยอย่าง PDF โดยการกดที่ปุ่ม "Save to PDF" ก็เป็นอันเรียบร้อย
อาจะกล่าวได้ว่า ShowDocument เป็นบริการออนไลน์ที่เหมาะกับคนทุกวงการ แล้วแต่คุณจะนำมันไปประยุกต์ใช้อย่างไร เช่น คุณครูไฮเทคอธิบายแนวข้อสอบผ่านอินเทอร์เน็ต หรือหัวหน้าดีไซน์เนอร์ตรวจงานลูกน้อง บริการแปลภาษา การตรวจปรูฟบทความ ฯลฯ
ที่สำคัญมีขั้นตอนการใช้งานที่ง่าย และไม่ต้องเสียเวลาทั้งติดตั้งโปรแกรม และสมัครสมาชิก เพราะเป็นบริการออนไลน์ผ่านเว็บไซต์แบบไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ ทั้งสิ้น
ข้อดี
* ใช้งานได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย และเสียเวลาสมัครสมาชิก
* สามารถใช้งานกับภาษาไทยได้อย่างดี ทั้งอัปโหลดไฟล์ พิมพ์ข้อความเพิ่มในชิ้นงาน การพิมพ์ข้อความในกล่องแชต รวมถึงการดาวน์โหลดไฟล์ลงมายังเครื่องก็ยังคงความสามารถในการอ่านภาษาไทยได้อย่างชัดเจน
* สามารถเชิญกลุ่มเพื่อนมาร่วมชม และแก้ไขเอกสารได้พร้อมกันสูงสุดถึง 50 คน
* สามารถใช้ปุ่มลัดอย่าง Ctrl+Z เพื่อย้อนกลับการทำงานทีละขั้นได้
* ใช้งานได้กับคอมพิวเตอร์ทุกระบบปฏิบัติการที่มีโปรแกรมแฟลชติดตั้งในเครื่อง
ข้อเสีย
* เครื่องมือในการตกแต่ง หรือแก้ไขเอกสารยังมีน้อย เช่น ไม่มีการเปลี่ยนสีที่ปากกา และปากกาไฮไลท์ ไม่มีแบบตัวอักษรให้เลือกหลากหลาย เป็นต้น
* จำกัดขนาดไฟล์เอกสารที่อัปโหลดขึ้นเว็บน้อยมากเพียง 2 เมกกะไบต์เท่านั้น
เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับ ShowDocument
ShowDocument เป็นหนึ่งเว็บในเครือของบริษัทเว็บ 2.0 ที่ชื่อว่า HBR Labs Inc., จากประเทศอิสราเอลซึ่งผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างระบบเว็บสำหรับการทำงานร่วมกันโดยเฉพาะ (Online Collaboration)
หมายเหตุ
* คุณสามารถนำช่องอัปโหลดงานไปยัง ShowDocument ไปติดไว้ในบริการหน้าเว็บเพจส่วนตัวของ iGoogle ได้ด้วย ดูวิธีการทำได้ที่นี่
* หากเพื่อนของคุณไม่สามารถมองเห็นเอกสารแบบเดียวกับคุณได้ ขอให้เขาไปเช็กที่ระบบไฟล์วอลล์ของเครื่องที่นี่
* ไฟล์เอกสารที่รองรับกับการใช้งาน ShowDocument แบ่งออกเป็น 3 ประเภท ไฟล์เอกสารของไมโครซอฟท์ ไฟล์ภาพ และ ไฟล์เอกสารประเภทอื่น ดังนี้
ไฟล์เอกสารของไมโครซอฟท์ ได้แก่
Microsoft Word (*.doc)
Microsoft Excel (*.xls)
Microsoft PowerPoint (*.ppt)
Rich Text Format (*.rtf)
และยังรวมถึง PDF files (*.pdf) ด้วย
ไฟล์ภาพ ได้แก่
JPG files (*.jpg;*.jpeg)
GIF files (*.gif)
PNG files (*.png)
BMP files (*.bmp)
ไฟล์ตัวเอกสารแบบอื่นๆ
Comma-Separated Values (*.csv)
Plain Text (*.txt)
XML files (*.xml)
เอกสารของ Open Office
OpenDocument Text (*.odt)
OpenDocument Spreadsheet (*.ods)
OpenDocument Presentation (*.odp)
OpenDocument Drawing (*.odg)
