ตลท.แนะบริษัทจดทะเบียนเข้มงวดในข้อบังคับการประชุมตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย และไม่ละเลยมาตรการป้องกัน COVID-19 แนะอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมแก่ผู้ถือหุ้นเข้าร่วมการประชุม AGM ผ่านทางช่องทางต่างๆ เช่น Facebook Live, WEB Ex, Zoom, Webinar และเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบริษัทจดทะเบียนหรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SET Link) ด้วย
สืบเนื่องจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุม AGM ของบริษัทจดทะเบียนที่จะต้องจัดขึ้นภายใน 4 เดือนนับแต่วันสิ้นสุดรอบปีบัญชีของบริษัท และเพื่อให้บริษัทจดทะเบียนสามารถดำเนินการจัดประชุม AGM ได้ตามที่กำหนดไว้ในกฎหมายภายใต้สถานการณ์ดังกล่าว ตลาดหลักทรัพย์ฯ จึงขอเผยแพร่แนวทางดำเนินการในการจัดประชุม AGM ของบริษัทจดทะเบียน ดังนี้
1. การจัดประชุม AGM จำเป็นจะต้องมีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมครบเป็นองค์ประชุมตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย คือ มีผู้ถือหุ้นเข้าร่วมประชุมจำนวนไม่น้อยกว่า 25 ราย และผู้ถือหุ้นดังกล่าวต้องถือหุ้นรวมกันไม่น้อยกว่า 1 ใน 3 ของจำนวนหุ้นที่จำหน่ายได้ทั้งหมด (องค์ประชุมดังกล่าวถือเป็นเกณฑ์ขั้นต่ำตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย)
2. เนื่องจากการจัดประชุม AGM จะเป็นการรวมกันของคนหมู่มาก ซึ่งเป็นปัจจัยเสี่ยงต่อการแพร่ระบาดของ COVID-19 ดังนั้น เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 บริษัทจดทะเบียนจึงควรที่จะมีข้อแนะนำและชี้แจงให้ผู้ถือหุ้นพิจารณาถึงแนวทางการมอบฉันทะโดยผู้ถือหุ้นให้แก่กรรมการอิสระ แทนการเข้าร่วมประชุม AGM ด้วยตนเอง
3. ในกรณีที่บริษัทจดทะเบียนจะมีการอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมให้แก่ผู้ถือหุ้นที่อาจจะไม่มาร่วมประชุมด้วยตนเองได้มีส่วนร่วมในการประชุม AGM บริษัทจดทะเบียนอาจจะพิจารณาจัดให้มีการเผยแพร่การประชุม AGM ผ่านทางช่องทางต่างๆ เช่น Facebook Live, WEB Ex, Zoom, Webinar เป็นต้น รวมถึงอาจจะจัดให้มีการเปิดรับคำถามที่เกี่ยวข้องกับวาระการประชุมจากผู้ถือหุ้นผ่านทางช่องทางต่างๆ ก่อนหรือในระหว่างการประชุม AGM ด้วยก็ได้ และบริษัทจดทะเบียนอาจจะพิจารณาเกี่ยวกับการบันทึกการตอบคำถามของผู้ถือหุ้นดังกล่าวไว้ในรายงานการประชุม AGM ให้เป็นไปอย่างเหมาะสมด้วย ทั้งนี้ บริษัทจดทะเบียนแต่ละบริษัทสามารถพิจารณาดำเนินการได้ตามที่บริษัทจดทะเบียนเห็นสมควร
นอกจากนี้ เพื่อให้ผู้ถือหุ้นที่อาจจะไม่มาร่วมประชุมได้รับทราบเกี่ยวกับการอำนวยความสะดวกที่บริษัทจดทะเบียนจัดให้มีขึ้น บริษัทจดทะเบียนควรมีการระบุเรื่องดังกล่าวไว้ในหนังสือเชิญประชุม รวมทั้งควรจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบริษัทจดทะเบียนหรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SET Link) ด้วย อย่างไรก็ดี การดำเนินการดังกล่าวจะถือเป็นเพียงการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ถือหุ้นเท่านั้น โดยบริษัทจดทะเบียนยังคงมีหน้าที่ที่จะต้องจัดประชุม AGM ให้เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดไว้
4. กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้มีการออกประกาศเรื่องมาตรการรองรับการแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อการจัดประชุมของนิติบุคคล พ.ศ. 2563 โดยกำหนดว่า “บริษัทมหาชนจำกัดรายใดที่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 จนทำให้เกิดเหตุขัดข้องไม่สามารถจัดประชุมหรือจัดประชุมล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด เมื่อได้ดำเนินการจัดประชุมแล้วให้มีหนังสือชี้แจงเหตุผลยื่นต่อนายทะเบียนเป็นรายกรณีไป” ดังนั้น หากบริษัทจดทะเบียนรายใดมีการจัดประชุม AGM ล่าช้าเกินกว่าระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด ขอให้บริษัทจดทะเบียนรายนั้นดำเนินการตามแนวทางหรือคำแนะนำของกรมพัฒนาธุรกิจการค้าในเรื่องดังกล่าวต่อไป
5. เพื่อประโยชน์ในการดูแลสุขภาพของผู้ถือหุ้นและผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุม AGM จึงขอแนะนำให้บริษัทจดทะเบียนพึงปฏิบัติตามคำแนะนำของกรมควบคุมโรค กระทรวงสาธารณสุข เรื่อง การป้องกันควบคุมโรคไวรัสโคโรนา 19 (COVID-19) สำหรับการจัดการประชุม สัมมนา หรือกิจกรรมอี่นที่มีลักษณะใกล้เคียงกัน (สามารถดูรายละเอียดได้ที่ https://ddc.moph.go.th/viralpneumonia/int_activity.php โรคติดเชื้อไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ 2019 ที่อยู่ : 88/21 ถนนติวานนท์ ตำบลตลาดขวัญ อำเภอเมือง จังหวัดนนทบุรี 11000 หรือ ddc.moph.go.th )
ทั้งนี้ บริษัทจดทะเบียนควรที่จะมีข้อแนะนำและชี้แจงเกี่ยวกับมาตรการของบริษัทจดทะเบียนในการป้องกันการแพร่ระบาดของ COVID-19 ไว้ในหนังสือเชิญประชุม รวมทั้งควรจัดให้มีการเผยแพร่ข้อมูลดังกล่าวผ่าน Website ของบริษัทจดทะเบียนหรือผ่านระบบเผยแพร่ข้อมูลของตลาดหลักทรัพย์ฯ (SETLink) ด้วย
อย่างไรก็ดี หากบริษัทจดทะเบียนมีข้อติดขัดหรือมีข้อสงสัยใดๆ เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดประชุม AGM สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่เจ้าหน้าที่ตลาดหลักทรัพย์ฯ (Relationship Management) ที่ดูแลอำนวยความสะดวกของแต่ละบริษัทได้
