ปัจจุบันเทคโนโลยีพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ทำให้เรามีอุปกรณ์ต่างๆมากมาย ทั้งโทรศัพท์มือถือที่เป็นได้มากกว่ามือถือ แท็บเล็ตที่ไม่เคยอยู่ห่างมือ และอีกสารพัดเครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆมากมายเต็มไปหมด ซึ่งหลายคนต่างก็มีอุปกรณ์เหล่านี้เป็นของตนเอง
และก็ต้องยอมรับว่าหลายๆอุปกรณ์ เครื่องมือต่างๆ บริษัทและองค์กรอาจจะยังไม่อัพเดทหรือทันสมัยเพียงพอ ให้องค์กรใช้กันเท่าไร จึงทำให้เราเริ่มเห็นหลายคนรอบๆตัว นำอุปกรณ์เทคโลยีของตัวเองมาใช้กับงานของตัวเองภายในบริษัทหรือองค์กรกันมากขึ้น (Bring Your Own Device - BYOD) โดยมีองค์กรบางส่วนที่รู้และไม่รู้ว่า มีการนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ แต่หากคุณสามารถบริหารและวางแผนให้ดี มันจะเป็นสิ่งที่ดีต่อองค์กรเลยทีเดียว
แน่นอนครับ อุปกรณ์และเทคโนโลยีต่างๆจะช่วยทำให้เราทำงานได้สะดวกและรวดเร็วมากขึ้น ซึ่งเดี๋ยวนี้เราจะเห็นหลายๆคนที่นำอุปกรณ์เทคโนโลยีต่างๆของตัวเองมาใช้ภายในองค์กร เช่น โทรศัพท์มือถือสมาร์ทโฟน, โน้ตบุ๊ก, แท็บเล็ต ซึ่งก็จะมีการนำมาเชื่อมต่อเข้ากับระบบเน็ตเวิร์กของบริษัททำงานของตนไป เช่น เชื่อมต่ออีเมลล์, เก็บข้อมูลเอกสารต่างๆ ฯลฯ
โดยสาเหตุส่วนใหญ่ที่หลายๆคนมักจะนำอุปกรณ์ตัวเองมาใช้ ได้แก่ เครื่องบริษัทเก่าเกินไป ทำงานไม่สะดวก, ไม่ถนัด (บางคนใช้แม็คแต่บริษัทมีวินโดวส์), เพิ่มความสะดวกของตัวเองในการทำงานได้หลากหลายสถานที่มากขึ้นผ่านแท็ปเล็ต หรือโน้ตบุ๊กส่วนตัว ทั้งหมดนี้เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กรต่างๆปัจจุบัน
มันจะดีไหมครับ หากเราสามารถทำให้พนักงานสามารถนำอุปกรณ์ต่างๆของตัวเองมาใช้ภายในองค์กรได้ ซึ่งมาดูกันครับว่ามีข้อดี ข้อไม่ดี และวิธีการป้องกันอย่างไรบ้าง
ข้อดีของการนำอุปกรณ์ของพนักงานมาที่ทำงาน
ลดค่าใช้จ่ายให้กับองค์กร (Cost Saving) เพราะพนักงานเป็นคนนำอุปกรณ์ต่างๆเหล่านั้นมาเอง ทำให้องค์กรไม่จำเป็นต้องลงทุนในอุปกรณ์บางอย่าง โดยบางองค์กรอาจใช้วิธีการเช่าเครื่องของพนักงานแทนการซื้อเครื่องให้ เพื่อลดต้นทุนในการลงทุนด้านการซื้ออุปกรณ์ต่างๆ รวมถึงซอฟแวร์บางประเภทได้เช่นเดียวกัน
สะดวกสบาย (Convenience) เพราะเป็นเครื่องของตัวเอง ทำให้การจัดการและดูแลอุปกรณ์ต่างๆ สะดวกมากขึ้น บางครั้งพนักงานสามารถลงโปรแกรมอะไรบางอย่างที่ตัวเองอยากใช้งานได้สะดวกมากขึ้น
มีเทคโนโลยีใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง (New technology) เมื่อเปิดโอกาสให้พนักงานนำอุปกรณ์ต่างๆมาเอง จะเปิดโอกาสให้องค์กรมีอุปกรณ์ใหม่ๆเข้ามาใช้กับงานและธุรกิจมากขึ้น รวมถึงการแบ่งปันข้อมูลความรู้เกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆระหว่างพนักงานได้ดีมากขึ้น
เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน (Increase Productivity) เพราะเนื่องจากเป็นเครื่องของตัวเอง ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้ทุกที่ และสามารถกลับไปทำงานที่บ้านได้
สร้างความพึงพอใจให้กับพนักงาน (Increase Satisfaction) เพราะพนักงานสามารถเลือกอุปกรณ์ต่างๆตามความต้องการและความเหมาะสมของตัวเองได้
ข้อเสียของการนำอุปกรณ์ของพนักงานมาใช้ที่ทำงาน
ความปลอดภัยของข้อมูลภายในองค์กร (Security) ข้อมูลต่างๆ ของบริษัทจะต้องอยู่ในเครื่องของพนักงานและสามารถติดตัวไปไหนก็ได้ ดังนั้น หากเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ อาจจะเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลได้ เพราะบางครั้งพนักงานอาจจะทำอุปกรณ์เหล่านี้หายหรือลืม
(วิธีการป้องกัน : แบ่งระดับของข้อมูลที่พนักงานสามารถใช้อุปกรณ์พกพาเข้าถึง หรือมีระบบในการจัดการข้อมูลกับอุปกรณ์ต่างๆ ของพนักงาน)
ไวรัสและมัลแวร์ (Virus & Malware) เนื่องจากเป็นเครื่องส่วนตัว การดูและการจัดการอาจจะยังไม่ดี ซึ่งจะมีความเสี่ยงต่อการติดไวรัสและมัลแวร์ ซึ่งเมื่อนำมาใช้กับในองค์กร อาจจะทำให้เกิดติดและกระจายไปยังเครื่องอื่นๆในองค์กรได้
(วิธีการป้องกัน : ติดตั้ง Software ป้องกันไวรัสและกำหนดสิทธิ์และวงการใช้งานของเน็ตเวิร์กของอุปกรณ์พกพาของพนักงาน)
การช่วยเหลือ (Support) เนื่องจากเครื่องและอุปกรณ์มีความหลากหลาย อาจจะทำให้การช่วยเหลือพนักงานหากอุปกรณ์ต่างๆมีความผิดพลาดเป็นไปได้ยาก เพราะองค์กรอาจจะไม่มีบุคลากรที่มีความรู้ความสามารถในอุปกรณ์นั้นๆ
(การป้องกัน : อาจจะกำหนดว่าอุปกรณ์ประเภทไหนที่องค์กรรองรับ และสนับสนุนให้นำมาใช้ได้ในองค์กร หรือจัดฝึกอบรมให้กับพนักงานรู้จักการใช้อุปกรณ์ต่างๆของตน ที่สามารถนำมาใช้ภายในองค์กรอย่างไรให้ถูกวิธี และเกิดประสิทธิภาพสูงสุด)
การรองรับของเน็ตเวิร์ก (Network Capacity) เนื่องจากองค์กรต่างๆ อาจจะไม่ได้เตรียมตัวหรือรองรับจำนวนอุปกรณ์ต่างๆที่เพิ่มขึ้นมาจำนวนมากจากพนักงาน เช่น แต่ละคนนำสมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ตมาเชื่อมต่อกับเน็ตเวิร์กองค์กร อาจจะทำให้ มีการใช้ข้อมูลหรือเน็ตเวิร์กเพิ่มมากขึ้น จนทำให้เน็ตเวิร์กขององค์กรมีปัญหาได้
(วิธีการแก้ปัญหา : ให้พนักงานลงทะเบียนแจ้งว่าจะนำอุปกรณ์อะไรเข้ามาใช้ เพื่อองค์กรจะได้วางแผนและกำหนดกฏเกณท์ให้ชัดเจนในการนำอุปกรณ์ส่วนตัวเข้ามาใช้)
อ่านมาถึงตรงนี้ก็หากคุณเป็นผู้บริหาร คุณเองก็ลองคำนวณดูว่า คุณจะเลือกเอาแบบไหน? และเช่นเดียวกัน หากคุณเป็นพนักงานในองค์กร และอยากจะนำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ในองค์กร ก็ลองตัดบทความนี้ ไปให้ผู้บริหารคุณอ่านดู เพราะผมเชื่อว่า มันจะทำให้การทำงานขององค์กรคุณพัฒนาไปได้ดีเลย และพนักงานก็จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
แต่ทั้งนี้และทั้งนั้น ต้องขึ้นอยู่กับการกำหนดกฏและระเบียบขององค์กรในการนำอุปกรณ์ของพนักงานเข้ามาใช้ ซึ่งหากหลายๆองค์กรมีการเปิดโอกาสมากขึ้น ผมมองว่า เราเองก็จะใช้อุปกรณ์ต่างๆที่เราซื้อมาได้คุ้มค่ามากขึ้น ชีวิตเราก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ใช่ซื้ออุปกรณ์มาแพงๆเป็นหมื่น แต่ใช้อยู่แค่สองร้อย
แบบนี้มันกาก มากเลยครับ
@@@ ข้อมูลโดย นิตยสาร SMEs Plus @@@
* * * คลิก Like เพื่อมาเป็นแฟนเพจของหน้า "SME ผู้จัดการออนไลน์" รับข่าวสารในแวดวงธุรกิจเอสเอ็มอีที่สมบูรณ์แบบที่สุด และร่วมสนุกกับกิจกรรมลุ้นรับของรางวัลมากมายคลิกที่นี่เลย!! * * *
