เมื่อได้มีการจัดตั้งกิจการในรูปของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลขึ้นมาเพื่อประกอบธุรกิจ ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ได้กำหนดให้บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลต้องจัดให้มีการจัดทำบัญชีและมีเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ครบถ้วน และเริ่มจัดทำบัญชีตั้งแต่วันที่ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน บริษัทจำกัดหรือบริษัทมหาชนจำกัดนั้น ได้รับการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลตามกฎหมาย
แต่เมื่อจัดทำบัญชีผ่านไปหลายปีทำให้มีสมุดบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีเป็นจำนวนมากที่ต้องเก็บรักษาไว้ ณ สถานประกอบการ ปัญหาในการจัดเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 และประมวลรัษฎากรสรุปประเด็นที่สำคัญได้ดังนี้
1. พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
ในการจัดทำบัญชีผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องส่งมอบเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีให้แก่ผู้ทำบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน เพื่อให้บัญชีที่จัดทำขึ้นสามารถแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริงและตามมาตรฐานการบัญชี
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ทำการ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิตหรือเก็บสินค้าเป็นประจำ หรือสถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำงานเป็นประจำ เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีให้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่นได้
การขออนุญาตดังกล่าวให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนด และในระหว่างรอการอนุญาตให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ในสถานที่ที่ยื่นขอนั้นไปพลางก่อนได้
ในกรณีจัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่นใดในสถานที่อื่นใดในราชอาณาจักรที่มิใช่สถานที่ดังกล่าว แต่มีการเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมือนั้นมายังสถานที่ดังกล่าวให้ถือว่าได้มีการเก็บรักษาบัญชีไว้ ณ สถานที่นั้นแล้ว
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องประกอบการลงบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันปิดบัญชีหรือจนกว่าจะมีการส่งมอบบัญชีและเอกสาร ในกรณีที่เห็นสมควรเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของกิจการประเภทใดประเภทหนึ่ง ให้อธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรีมีอำนาจกำหนดให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเก็บรักษาบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้เกิน 5 ปี แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี ก็ได้
ถ้าบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย ให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีแจ้งต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่อธิบดีกำหนดภายใน 15 วันนับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้น
ในกรณีที่สารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีตรวจพบว่าผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมิได้เก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีเป็นสาระสำคัญแก่การจัดทำบัญชีไว้ในที่ปลอดภัย ให้สันนิษฐานว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีมีเจตนาทำให้เสียหาย ทำลาย ซ่อนเร้น หรือทำให้สูญหายหรือทำให้ไร้ประโยชน์ซึ่งบัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีนั้น เว้นแต่ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะพิสูจน์ให้เชื่อได้ว่าตนได้ใช้ความระมัดระวังตามสมควรแก่กรณีแล้ว เพื่อป้องกันมิให้บัญชีหรือเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหาย
2. ประมวลรัษฎากร
การเก็บรักษาเอกสารตามประมวลรัษฎากร ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มมีหน้าที่ต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานหรือเอกสารอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดไว้ ณ สถานประกอบการหรือสถานที่อื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงานแล้วแต่กรณี
และในกรณีที่เห็นสมควร อธิบดีกรมสรรพากรจะกำหนดให้เก็บและรักษาไว้เกิน 5 ปีก็ได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปี ดังนั้นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลจึงมีหน้าที่จะต้องเก็บและรักษารายงานเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ใบกำกับภาษี และสำเนาใบกำกับภาษี พร้อมทั้งเอกสารประกอบการรายงานไว้ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี
อย่างไรก็ตาม เจ้าพนักงานประเมินมีอำนาจออกหมายเรียกหรือมีอำนาจเรียกเก็บภาษีอากรจากผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษี ตามมาตรา 23 มาตรา 83/6 และมาตรา 91/16 แห่งประมวลรัษฎากร
ซึ่งประมวลรัษฎากรมิได้กำหนดระยะเวลาดำเนินการ เจ้าพนักงานประเมินจึงมีอำนาจออกหมายเรียกหรือประเมินภาษีอากรได้ภายใน 10 ปี ทั้งนี้ ตามมาตรา 193/31 แห่งประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ ผู้มีหน้าที่ยื่นแบบแสดงรายการหรือผู้มีหน้าที่นำส่งภาษีจึงต้องมีเอกสารเกี่ยวกับการประกอบกิจการเพื่อให้เจ้าพนักงานประเมินตรวจสอบในกรณีดังกล่าว
ดังนั้นบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีสำหรับบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลที่ประกอบธุรกิจสม่ำเสมออย่างต่อเนื่องจะต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 - 7 ปี ยกเว้นไม่เคยยื่นแบบเสียภาษีอากรจะต้องเก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี
***บทความโดย สมเดช โรจน์คุรีเสถียร ***