ผมมีความรู้สึกว่า ไม่ว่าผมจะไปที่ไหน ไม่ว่าลูกค้าที่ผมเจอจะเป็นใคร ทุกคนมีเรื่องบ่นเหมือนกันอยู่เรื่องหนึ่งคือ เรื่องการประชุมที่มีมากมายภายในองค์กร ถึงขนาดที่ว่าบางองค์กรมีเรื่องตลกประจำองค์กรว่า “ถ้าคนภายในองค์กรต้องไปติดเกาะ สิ่งแรกที่พวกเขาจะทำคือ การตัดต้นไม้ภายในเกาะเพื่อนำมาสร้างโต๊ะประชุม” (อะไรจะขนาดนั้น)
จะว่าไปแล้ว เรื่องการประชุมเป็นอะไรที่หลายๆคนเบื่อ ในการประชุมแต่ละครั้ง จะต้องมีคนบ่นเสมอว่า “เรื่องก็ไม่เกี่ยวกับเรา ทำไมต้องให้เข้าประชุมด้วย เสียเวลา” หรือในทางกลับกัน บางครั้งไม่ได้เข้าประชุม แต่เมื่อมีการตัดสินใจออกมา ก็จะมีคนบ่นอีกเหมือนกันว่า “ทำไมไม่เห็นรู้เรื่องเลย ตอนประชุมก็ไม่เห็นเรียก” เข้าข่าย การประชุมที่ไม่ควรเข้า ดันต้องเข้า ส่วนการประชุมที่ควรเข้า ดันไม่ได้เข้า --- โลกช่างไม่ยุติธรรม !
จากประสบการณ์ของผม ประกอบกับเสียงบ่นที่ได้ยินมา ผมพอจะสรุปปัญหาหลักๆ ของการประชุมที่ไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ ออกมาได้ 2-3 อย่าง คือ 1. การประชุมที่จัดขึ้นโดยส่วนมากเป็นการประชุมที่ไม่ก่อประโยชน์อะไรมากนัก 2. มันยาวและนานมากๆๆๆๆๆ
3. มันเป็นการประชุมที่ไม่เห็นจำเป็นต้องมี “ฉัน” อยู่ด้วยเลย แม้ว่าปัญหาเรื่องการประชุมจะมีมากมาย แต่อย่างไรเสียการประชุมที่ดีที่ก่อประโยชน์ก็สามารถทำให้องค์กรเดินหน้าไปได้ดียิ่งขึ้นเช่นกัน การประชุมที่ดีหมายถึงเนื้อหาการประชุมที่สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีการตัดสินใจที่เหมาะสมและทันท่วงที และสุดท้ายคือส่งผลดีต่อพนักงานหรือองค์กร
ผมมีทิปและเทคนิคเพื่อลดจำนวนและเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมมาแบ่งปันกัน โดยเฉพาะสำหรับคนที่ต้องเป็นผู้จัดการประชุมเริ่มจากการ
“ไม่ต้องประชุมทุกครั้งที่มีประเด็น” – วิธีการแก้ปัญหาการประชุมที่ไม่ก่อประโยชน์ที่ดีและง่ายที่สุดคือการไม่ต้องประชุม ก่อนจะมีการจัดประชุมแต่ละครั้ง ลองคิดดูก่อนว่า ด้วยเป้าหมายเดียวกันมีวิธีการอื่นๆอีกไหมที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายนี้ได้ โดยไม่ต้องประชุม ถ้าเป้าหมายของการประชุมคือการแจ้งข้อมูลให้ทราบเฉยๆ ผมว่าบางทีการส่งอีเมล์ การติดประกาศ หรือการส่งเป็นเอกสารบันทึกภายใน อาจจะช่วยประหยัดเวลาและประหยัดการประชุมไปได้ และในบางครั้ง เรื่องบางเรื่องผมมองว่าการคุยกันอย่างไม่เป็นทางการอาจจะมีประสิทธิภาพมากกว่าการประชุมด้วยซ้ำ
การประชุมที่มีประสิทธิภาพ “ไม่ใช่แค่การพูดคุยหรือการถกเถียงกัน” – การประชุมที่ดีต้องมีผลลัพธ์ที่น่าพอใจด้วย เพราะคนที่เข้าประชุมจะได้รู้ว่าต้องทำอะไรหลังจากนั้น ดังนั้นการประชุมที่ดี ควรจะจบลงด้วยสิ่งที่ต้องนำไปปฏิบัติต่อ ไม่ใช่แค่รับรู้เรื่องที่ได้ทำไปก่อนหน้านี้
"จงใช้เวลาในการเตรียมตัวเพื่อประหยัดเวลาในการประชุม” – ถ้าผู้จัดการประชุมจะสละเวลาสักนิดในการกำหนดวาระการประชุมออกมา คุณจะสามารถรู้ได้ว่า ใครบ้างที่ควรมีส่วนร่วมและเกี่ยวข้องต้องเข้าประชุม จะได้ไม่ตกหล่นใคร หรือ เรียกใครมาประชุมโดยไม่จำเป็น
ยกตัวอย่างขององค์กรแห่งหนึ่ง เขามีแผนที่จะทำโครงการหนึ่งเพื่อเป็นบริการพิเศษให้กับลูกค้า มีการเรียกประชุมและพูดคุยกันระหว่างผู้ปฏิบัติงานทั้งหมด มีการวางแผนงานเป็นอย่างดี โดยโครงการนี้จะเก็บเงินจากลูกค้าตามต้นทุนที่จ่ายจริง
และแล้วเมื่อมีการเขียนโครงการออกมาและส่งให้แต่ละฝ่ายได้รับทราบ ผลที่ตามมาคือ ฝ่ายการเงิน ที่ตกสำรวจไม่ได้รับเชิญให้เข้าประชุมในครานั้น ออกมาโต้ทันทีว่า ทำไม่ได้ เพราะเงินที่เก็บมาจากลูกค้าถือว่าเป็นรายได้ที่ต้องเสียภาษี ซึ่งถ้าเก็บเงินลูกค้าตามต้นทุนจริง องค์กรก็ต้องเป็นผู้ที่จ่ายภาษีเอง ผลสุดท้ายโครงการจึงล้มพับไป หลังจากที่เสียเวลาในการประชุมและวางแผนอยู่นาน แต่ลืมเรียกผู้ที่เกี่ยวข้องมาประชุมให้ครบถ้วน !
ในกรณีนี้ ถ้าก่อนการประชุมมีการกำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจนก่อน และส่งให้แต่ละฝ่ายได้พิจารณาว่าใครควรเข้าประชุมหรือไม่ควรเข้าประชุมบ้าง การเสียเวลาเช่นนี้ก็คงไม่เกิดขึ้น วาระการประชุม นอกจากจะช่วยกำหนดผู้ที่เกี่ยวข้องที่ต้องเข้าประชุมแล้ว ยังช่วยในเรื่องของจัดสรรเวลาการประชุมอีกด้วย นอกจากนี้ผู้ที่เข้าประชุมก็จะรู้ได้ว่า มีวาระไหนที่ตนเองต้องเข้าและวาระไหนที่ตนเองสามารถออกจากห้องประชุมได้ และที่สำคัญ...ในบางครั้งเมื่อกำหนดวาระการประชุมเสร็จ คุณอาจจะพบว่า คุณไม่จำเป็นต้องเรียกประชุมเสียด้วยซ้ำ
“หาที่จอดให้กับเรื่องนอกประเด็น” – หลายครั้งหลายครา เวลาเข้าประชุม จะสังเกตเห็นว่า มีคนพูดออกนอกประเด็นเสมอ ซึ่งสุดท้ายก็นำไปสู่ระยะเวลาในการประชุมที่ยาวนานขึ้น สิ่งที่ผมอยากจะแนะนำคือการใช้กระดานหรือกระดาษ แล้วเขียนหัวข้อไว้ว่า “ที่จอดประเด็น” เมื่อมีใครแสดงความคิดเห็นหรือไอเดียที่ออกนอกประเด็นแต่ควรค่าแก่การพูดคุย ก็ให้นำเรื่องนั้นๆมาเขียนไว้ในที่ “ที่จอดประเด็น”ก่อน แล้วพอมีเวลาจึงค่อยกลับมาคุยกันใหม่ หรืออาจจะเก็บไว้เป็นหัวข้อในการประชุมคราวต่อไปก็ได้
แน่นอนว่า นอกจากเรื่องการพูดนอกประเด็นที่จะนำไปสู่การประชุมที่ยาวนานแล้ว การพูดแบบยืดยาวหรือน้ำท่วมทุ่ง (แม้จะอยู่ในประเด็น) ก็สามารถนำไปสู่การประชุมที่ไม่รู้จักจบสิ้นได้เช่นกัน ดังนั้นผู้ควบคุมการประชุมต้องมีทักษะในการตัดบทอย่างสุภาพและสรุปประเด็นให้กระชับขึ้น ในขณะเดียวกันผู้ควบคุมการประชุมควรที่จะเปิดโอกาสให้กับคนที่ขี้อายได้พูดบาง เพราะบางครั้งไอเดียดีๆอาจจะอยู่กับคนที่พูดน้อย ๆ ก็ได้
“สร้างวันปลอดประชุม” – ในบางองค์กรมีการสร้างวันปลอดประชุมประจำสัปดาห์ขึ้นมา (โดยส่วนมากจะเป็นวันศุกร์) ในขณะที่บางองค์กรก็สร้างชั่วโมงปลอดประชุมของแต่ละวัน เช่น ทุกเช้าของทุกวันห้ามประชุม เป็นต้น ในขณะที่บางองค์กรในต่างประเทศ (อาจจะดูโหดไปสำหรับคนไทย) ให้ผู้เข้าประชุมทุกคน “ยืน” ประชุม (Stand-up Meeting) เพื่อที่ว่าทุกคนจะได้ตั้งใจประชุม ไม่มีการออกนอกประเด็น (เพราะถ้าออกนอกประเด็น ต้องได้ยืนนานแน่) และจบในเวลา
หลายคนมองว่าการประชุมเป็นการเสียเวลาการทำงาน แต่อย่าลืมว่าการประชุมที่ดีก็สามารถนำไปสู่การพัฒนาองค์กรและหน่วยงานให้ดีได้เช่นกัน สิ่งสำคัญคือการสร้างประสิทธิภาพให้กับการประชุมมากกว่า ดังนั้นจง “ประชุมเท่าที่จำเป็น” เท่านั้น !
