ประชุมเยอะไปมั๊ย จะเอาเวลาที่ไหน ไปทำงาน โดย อ.อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

Q : ในชีวิตการการทำงาน ผมก็เข้าใจว่า ต้องมีการประชุม และทำรายงานบ้างเป็นเรื่องปกติ แต่บางครั้งมันมากเกินไป และซ้ำซ้อนกัน ระดับบนก็เอาแต่สั่งให้ทำ ไม่เคยมาดูว่าทำแล้วมันมีประสิทธิภาพประสิทธิผลแค่ไหน จนระดับล่างมีเวลาไปทำอย่างอื่นน้อยมาก รู้สึกเบื่อ และเสียดายเวลามาก

A : น่าเห็นใจมากครับ กับปัญหาเรื่องการประชุม ที่ดูเหมือนมากมาย และไม่จบสิ้นในหลายๆ องค์กร

แต่ปัญหาของคุณ ไม่ใช่แค่เรื่องการประชุม ฟังดูเหมือนเป็นประเด็นเรื่องปริมาณงาน การทำงานที่ซ้ำซ้อน เจ้านายเอาแต่สั่ง โดยไม่ได้เหลียวดูคนทำด้วย เหมือน “อมอยู่หลายโรค” เลย !

คำแนะนำ

1. หาโอกาสพูดคุยกับหัวหน้า บอกความรู้สึกที่มี อย่างตรงไปตรงมา โดยอย่าว่า ตำหนิ หรือโยนความผิดให้ใคร แค่พูดทำนองว่า “พี่ครับ ที่ผ่านมา ผมรู้สึกว่าการประชุมของเรา ค่อนข้างเยอะและปริมาณงานที่ต้องทำ ก็มากขึ้น การประชุมหลายครั้ง ใช้เวลานาน บางเรื่องก็รู้สึกว่า เกี่ยวข้องกับงานที่ผมรับผิดชอบอยู่ ไม่มากนักด้วย” เป็นต้น

2. ขอคำแนะนำในการบริหารเวลา และจัดการงานที่ทำอยู่ ให้ดียิ่งขึ้น โดยไม่ต้องโฟกัสแต่เรื่องการประชุม เพียงอย่างเดียว เช่น “อยากขอคำแนะนำจากพี่ว่า จะบริหารจัดการเวลาในเรื่องการเข้าประชุม และการจัดการกับปริมาณงาน ที่ค่อนข้างเยอะ อย่างไรดี”

3. หาทางช่วยเหลือตัวเองไปพร้อมๆ กันด้วย เช่น หาทางใช้เทคโนโลยีบางอย่าง มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในงานที่ทำ ให้ดียิ่งขึ้น หรือ ศึกษาเรียนรู้ทักษะบางอย่างเพิ่มเติม เพื่อให้สามารถทำงานได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เป็นต้น

4. นำการประชุมทั้งหมด ที่ต้องเข้าร่วม ไปปรึกษาหัวหน้า ว่ามีการประชุมใดบ้าง ที่สามารถมอบหมายให้คนอื่นเข้าแทน

5. หากมีโอกาส เป็นผู้ดำเนินการประชุมเอง หรือสามารถคุยกับ ผู้ที่ทำหน้าที่ดำเนินการประชุมได้ แนะนำว่า …

ก. การประชุมทุกครั้ง ควรกำหนดเวลาเริ่ม และเลิกให้ชัดเจน (ไม่ควรเกิน 2 ชั่วโมง/การประชุม) และควรเริ่ม และเลิกตรงเวลา

ข. ทุกการประชุม ควรมีการกำหนดวาระ และส่งเอกสารที่เกี่ยวข้อง ให้อ่าน หรือพิจารณาล่วงหน้า การประชุมควรใช้ไปเพื่อการพูดคุย และตัดสินใจร่วมกันเท่านั้น การแจ้งข้อมูลเพื่อทราบให้เลือกวิธีการอื่น เช่น ประกาศ หรือ ส่งอีเมล์ โดยไม่ต้องเรียกประชุมบ่อยๆ

ค. ควรจำกัดจำนวนคนที่เข้าร่วมประชุม ให้น้อยที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ เอาเฉพาะที่เกี่ยวข้องจริงๆ เท่านั้น

ง. หากเป็นไปได้ควร “ยืนประชุม” (Stand-up Meeting) เหมือนกับบริษัทญี่ปุ่นหลายๆ แห่งทำกัน เพราะจะทำให้ใช้เวลาน้อยลง เพราะทุกคนเมื่อย ไม่อยากยืนนาน

6. เสนอให้ HR จัดหลักสูตรอบรมเรื่อง “การประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ” (Effective Meeting)

7. ตั้งใจทำงานของตนเองให้ดี ทำให้เต็มที่เท่าที่ทำได้ ถ้าทำไม่ไหว ให้แจ้งหัวหน้าทราบ หากหัวหน้าไม่เข้าใจ หรือไม่รับฟัง ลองมองหางานอื่นๆ เผื่อๆ ไว้ด้วย ที่นี่อาจไม่เหมาะกับคุณ

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร สลิงชอท กรุ๊ป
apiwut.p@slingshot.co.th