วิธีทำผลงานได้มาก แต่ใช้เวลาน้อยลง / ดร.สุวัฒน์ ทองธนากุล

จากคอลัมน์ Inspiration โดย ดร.สุวัฒน์ ทองธนากุล (suwatmgr@gmail.com) เซกชั่น Good Health & Well Being นิตยสารผู้จัดการสุดสัปดาห์ ฉบับวันที่ 20 - 21 ต.ค. 2561

ถ้ามีใครมาบอกให้ “กินกบตัวนั้นซะ” คุณคงต้องร้องยี้และส่ายหน้าหรือถามกลับไปว่า “เพื่อ...”

แต่ถ้าบอกว่าวลีถ้อยคำที่ว่านี้เป็นชื่อหนังสือที่ยังขายดีระดับโลก ได้พิมพ์ขายมาหลายปีรวมแล้วกว่า 1 ล้าน 6 แสนเล่ม ที่เมืองไทยก็มีฉบับแปลพิมพ์ขายมาหลายสำนวน คุณย่อมรู้สึกว่าไม่ธรรมดาแน่

นั่นเป็นผลงานของ Brian Tracy นักพูดชื่อก้องโลกที่บรรยายเรื่อง ภาวะผู้นำและเทคนิคการบริหารและการขาย การเพิ่มกำไรที่มีคนฟังปีละ 250,000 คน แถมยุคดิจิทัลมีการอบรมด้วยระบบวิดีโอที่มีให้เลือกถึง 38 ภาษา เป็นโอกาสให้คนได้เรียนรู้หลายช่องทาง

ผมขอกล่าวถึงหนังสือเล่มล่าสุดของ Brian Tracy มาด้วยมาดเข้มหวังผล “กินกบตัวนั้นซะ! ฉบับลงมือทำ” จึงเป็นคู่มือการหยุดนิสัย “ผัดวันประกันพรุ่ง” ชนิดหายขาดถาวรกันเลย

คนประเภทชอบบอกว่า “เดี๋ยวจะทำ” ต้องได้เตือนตัวเองว่า “ทำเดี๋ยวนี้”

หรืออย่างคนที่ชอบบอกว่า “สักวันหนึ่งถ้ามีเวลา ก็จะทำให้เสร็จ” แต่ความจริงก็คือ “วันนั้น” ที่ฝันไว้ไม่เคยมาถึง...

ทั้งๆ ที่สิ่งนั้นเป็นเรื่องสำคัญและน่าจะรีบทำก่อน แต่เพราะไม่มีการจัดระเบียบความคิดและการกระทำ คนส่วนใหญ่จึงชุลมุนอยู่กับกิจการงานมากมาย ซึ่งมีทั้งสิ่งที่ต้องทำ ควรทำ น่าทำและไม่ควรเสียเวลาทำ

เพราะคนเราไม่มีเวลามากพอที่จะทำทุกเรื่อง ทุกสิ่งได้หมด ดังนั้น การจัดระเบียบชีวิตตัวเองและกิจการงานให้ไม่ยุ่งเหยิงและเกิดผลอย่างคุ้มค่าก็ต้อง “เปลี่ยนวิธีการใช้เวลา” ด้วยการฉลาดเลือกงานที่สำคัญ ทำอย่างมีกลยุทธ์และมีวิธีการให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

จึงต้องจำให้ขึ้นใจว่า “กินกบตัวนั้นซะ”

อย่ารู้สึกยี้ เพราะ “กบ” ในที่นี้เป็นการสื่อความหมายถึงเรื่องสำคัญ เรื่องใหญ่ เรื่องยาก ซึ่งคนมักไม่ชอบ เห็นเป็นสิ่งน่าเกลียด

ไบรอัน เทรซี่ จึงเปรียบว่า “งานสำคัญ” นั้นอาจยากหรือมีอุปสรรค ซึ่งต้องทุ่มเทและลำดับความสำคัญที่จัดการก่อนอุปมาเป็น “กบตัวใหญ่” ที่ต้องกินมันก่อน เพราะเมื่อสามารถผ่านงานยากเสร็จก่อนได้ ก็มีเวลาจัดการงานอื่นที่เล็กกว่า ง่ายกว่า ที่เป็นเสมือน “ลูกอ๊อด” หรือกบตัวเล็กที่ทำสำเร็จได้ไม่ยาก

เอาล่ะ หากใจพร้อมคือคิดที่จะเลิกการผัดผ่อน ก็ต้องหาทางเปลี่ยนพฤติกรรมคือ “นิสัยตัวเอง” เพื่อจะได้ทำงานที่มีประสิทธิภาพ ต้องฉลาดเลือก และรู้เทคนิคจัดการกับงานที่สำคัญที่สุด ก็คือ “กินกบตัวใหญ่” ก่อน

หนังสือเล่มนี้ทำหน้าที่ให้แบบฝึกหัดของกฎ 12 ข้อ ที่บอกวิธีการกลั่นกรองและวิธีจัดการเวลาที่ทำให้เป็นจริงเพื่อช่วยหยุดนิสัย “ผัดวันประกันพรุ่ง” และสร้างผลงานสำคัญได้มากขึ้น แต่ใช้เวลาน้อยลงเรียงลำดับกฎ 12 ข้อ ดังนี้

1. จัดโต๊ะ ลองเขียนเป้าหมาย 10 อย่างที่จะทำให้เสร็จในปีหน้า แล้วเลือก 1 สิ่งที่จะมีผลดีต่อชีวิตมากที่สุด หากทำเสร็จใน 24 ชั่วโมงแล้วลำดับรายการสำคัญที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย

2. วางแผนแต่ละวันเอาไว้ล่วงหน้า : เขียนรายการลงบนกระดาษใช้เวลา 1 นาที อาจช่วยประหยัดเวลาตอนทำตามแผนได้รวดเร็ว

3.ใช้กฎ 80/20 กับทุกเรื่อง : 20 ของกิจกรรมสำคัญที่คุณทำจะก่อให้เกิดผลลัพธ์มากถึง 80 เปอร์เซ็นต์ จงทุ่มเทความพยายามให้กับงาน 20 เปอร์เซ็นต์ที่มีความหมายก่อน

4. คำนึงถึงผลลัพธ์ที่ตามมา : งานที่มีความสำคัญที่สุดคือ งานที่อาจก่อให้เกิดผลกระทบบวกหรือลบอย่างมากต่อชีวิตและหน้าที่การงานของคุณ จึงต้องสนใจงานจำพวกนี้มากที่สุด

5. ฝึกผัดวันประกันพรุ่งอย่างสร้างสรรค์ : ต้องรู้จักผัดผ่อนงานที่สำคัญน้อยกว่าออกไปก่อน จะได้มีเวลามากพอที่จะทำงานไม่กี่อย่างที่มีความสำคัญจริงๆ

6. หมั่นใช้เทคนิค ABCDE : ก่อนเริ่มทำงานต่างๆ ให้จัดประเภทงานตามลำดับความสำคัญ

A = สำคัญที่สุด (ทำทันที​ จะเกิดผลดีต่อชีวิตหรือการงาน​ ไม่เช่นนั้นจะเกิดผลเสียหาย)
B = ควรทำ (มีผลกระทบเล็กน้อย หากทำไม่เสร็จ)
C = น่าจะทำ (ไม่ส่งผลกระทบใดๆ)
D = ให้คนอื่นทำได้
E = กำจัดทิ้งไป

7. ให้ความสำคัญกับหน้าที่หลัก : ต้องระบุให้ได้ว่า อะไรคือสิ่งที่จำเป็นต้องทำให้ดีที่สุดเพื่อให้งานโดยรวมได้ผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม แล้วก็ลงมือทำหน้าที่นั้นไปตลอดทั้งวัน

8. ประยุกต์ใช้กฎทอง 3 ประการ : ระบุงาน 3 อย่างที่มีประโยชน์ให้บริษัทได้ถึง 90 เปอร์เซ็นต์ของผลงานทั้งหมดของคุณ ควรมุ่งทำงานเหล่านั้นให้เสร็จก่อนงานอื่นๆ

9. เตรียมการอย่างรอบคอบก่อนเริ่มงาน : รวบรวมข้อมูล รายงาน บทความ เครื่องมือ วัตถุดิบที่จำเป็นในการทำงานให้เสร็จ รวมทั้งเบอร์โทรศัพท์ที่อาจต้องใช้ เพื่อให้คุณทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่ติดขัด

10. จับตามองถังน้ำมันทีละถัง : งานยากและใหญ่แค่ไหนก็สำเร็จได้ เพียงแค่ทำไปทีละขั้นตอนจนกว่าจะเสร็จ

11. พัฒนาทักษะสำคัญๆ ให้ดีขึ้น : เพิ่มความรู้และทักษะในการทำงานชิ้นสำคัญและควรค้นหาว่าอะไรเป็นสิ่งที่คุณสามารถทำได้ยอดเยี่ยม (หรือน่าจะทำได้ยอดเยี่ยม) แล้วทุ่มเททำในสิ่งนั้นให้ดีที่สุด

12. มองหาข้อจำกัดของคุณ : ระบุจุดคอขวดหรือข้อจำกัดต่างๆ (ทั้งภายในและภายนอก) ที่เป็นตัวชี้ขาดว่าจะบรรลุเป้าหมายที่สำคัญที่สุดได้เร็วหรือช้าแค่ไหน แล้วพยายามหาทางแก้ไข

13. สร้างแรงกดดันให้ตัวเอง : คิดว่าโชคดีได้รางวัลให้ไปเที่ยวต่างประเทศ 1 เดือน แล้วทำราวกับว่าต้องสะสางงานสำคัญๆ ให้เสร็จทั้งหมดก่อนออกเดินทางพรุ่งนี้

14. กระตุ้นตัวเองให้ลงมือทำ : ลองเป็นกองเชียร์ที่คอยให้กำลังใจตัวเอง มองหาแง่มุมดีๆ ที่ซ่อนอยู่ในทุกสถานการณ์ ให้ความสำคัญกับทางออกมากกว่าตัวปัญหา มองโลกในแง่ดีและคิดในทางบวกเสมอ

15. เทคโนโลยีเป็นเจ้านายที่ยอดแย่ : ทวงคืนเวลาที่เป็นทาสเสพติดเทคโนโลยี จึงต้องเรียนรู้ที่จะปิดอุปกรณ์สื่อสารแล้วปลีกตัวออกมาบ้าง

16. เทคโนโลยีเป็นทาสรับใช้ที่ยอดเยี่ยม : ใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีมาช่วยทำสิ่งที่สำคัญที่สุด และปกป้องคุณจากสิ่งที่สำคัญน้อยที่สุด

17. ใช้ประโยชน์จากพลังแห่งการจดจ่อ : เลิกสนใจสิ่งรบกวนและสิ่งที่ทำให้ไขว้เขว ซึ่งขัดขวางไม่ให้คุณทำงานสำคัญที่สุดสำเร็จ

18. หั่นงานเป็นชิ้นๆ : ซอยงานที่มีขนาดใหญ่และซับซ้อนให้เป็นส่วนๆ แล้วจึงเริ่มต้นทำจากงานเล็กๆ นั้นไปทีละส่วน

19. สร้างช่วงเวลาขนาดใหญ่ : แบ่งเวลาในแต่ละวันออกเป็นช่วงๆ วางแผนการทำงานไปตามช่วงเวลานั้น แล้วหาทางรวบช่วงเวลาให้มีขนาดใหญ่สำหรับการทำงานที่สำคัญที่สุด

20. สร้างสำนึกแห่งความเร่งด่วน : สร้างนิสัยในการลงมือทำงานสำคัญๆ และทำให้เสร็จลุล่วงโดยเร็ว

21. แน่วแน่กับงานทุกอย่างที่ทำ : จัดลำดับความสำคัญของงาน เริ่มลงมือทำงานที่สำคัญที่สุดทันที และทำต่อเนื่องจนกว่าจะเสร็จสมบูรณ์

ขอให้หมั่นทบทวนและฝึกฝนตามกฎทุกข้อทุกวันจนฝังแน่นในความคิดและการกระทำเป็นไปโดยธรรมชาติกลายเป็นนิสัยในตัวคุณอย่างถาวร ความสำเร็จและอนาคตก็จะเกิดขึ้นอย่างไร้ขีดจำกัด
ข้อมูลจากหนังสือ
“กินกบตัวนั้นซะ ! ฉบับลงมือทำ”
EAT THAT FROG!
Action Workbook
ผู้เขียน : Brian Tracy
ผู้แปล : พรเลิศ อิฐฐ์
สำนักพิมพ์ : วีเลิร์น

แนะนำหนังสือ คู่มือเพิ่มความสุข จากชั้นเรียนฮาร์วาร์ด ผู้เขียน : Ph.D. Tal Ben-Shahar ผู้แปล : พรเลิศ อิฐฐ์ สำนักพิมพ์ : วีเลิร์น ราคา 171 บาท "52 แบบฝึกหัด" ที่จะช่วยให้คุณมีความสุขมากขึ้นทุก ๆ วัน เติมพลังให้แม้ในวันที่เหนื่อยล้าและท้อแท้มากที่สุด ถอยก็ตาย วิกฤติยังไงก็ต้องสู้ ผู้เขียน : อินาโมริ คาซึโอะ ผู้แปล : สุดารัตน์ เอื้อเปี่ยมมงคล สำนักพิมพ์ : สุขภาพใจ ราคา 200 บาท หนังสือสร้างแรงบันดาลใจ ที่จะช่วยจุดไฟสร้างสรรค์ เพื่อการจัดการความฝัน หรือบริหารธุรกิจให้เติบโต 9 พฤติกรรมที่ทำให้คุณเลิกเป็นคนคิดแล้วไม่ทำ ผู้เขียน : ฮิเดกิ วาดะ ผู้แปล : ณิชยา รักเกียรติงาม สำนักพิมพ์ : Shortcut ราคา 215 บาท ยิ่งเป็นคนจริงจังและละเอียดรอบคอบมากเท่าไร ยิ่งคิดมากและขาดทุนเท่านั้น ทางเลือกสู่จุดเปลี่ยนที่จะทำให้คุณคิดและลงมือทำมาถึงแล้ว! นี่คือโอกาส คุณจะมัวรออะไร ยิ่งให้ ยิ่งสุข ผู้เขียน : ดร.ณัชร สยามวาลา, ดร.วรประภา นาควัชระ สำนักพิมพ์ : อัมรินทร์ธรรมะ ราคา 195 บาท หนังสือเล่มนี้จะบอกว่าทุกคนมีสิทธิ์เป็นเศรษฐี และเป็นนักเศรษฐศาสตร์! หากเราสามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างดี เราก็จะเป็น "เศรษฐี" หรือผู้ที่ใช้ทรัพยากรได้อย่างประเสริฐนั่นเอง