ทำความเข้าใจ ‘ระบบราชการดิจิทัล’ คู่ ‘เอกสารอิเล็กทรอนิกส์’

หลังจากที่ พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2565 มีผลบังคับใช้ ส่งผลให้การให้บริการของหน่วยงานราชการเริ่มเปลี่ยนไป หลายหน่วยงานให้บริการผ่านระบบออนไลน์ ยกเลิกการใช้เอกสารแบบกระดาษ ทำให้ประชาชนได้รับบริการที่สะดวกรวดเร็วขึ้น

การสร้างจุดเปลี่ยนเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีกว่าเคยจาก พ.ร.บ.ฉบับนี้ ขับเคลื่อนโดย 4 หน่วยงานสำคัญ คือ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.) สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA และสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ที่ร่วมปฏิบัติหน้าที่ในการกำหนดแนวทางปฏิบัติ

ขณะเดียวกัน เพื่อผลักดันให้หน่วยงานและเจ้าหน้าที่รัฐทุกๆ ระดับเปลี่ยนวิถีการทำงานเป็นดิจิทัลนั้น ทั้ง 4 หน่วยงาน ย่อมต้องปรับเปลี่ยนด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะ ETDA ที่มีบทบาทสำคัญเป็นทั้งผู้ร่วมขับเคลื่อน และหน่วยงานที่ต้องปฏิบัติตาม พ.ร.บ.ฉบับดังกล่าว

"พ.ร.บ.การปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์" ลดข้อจำกัด เร่งสปีด ราชการดิจิทัล

จุดประสงค์หลักของการทำ ‘พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2565’ นี้คือ การปรับเปลี่ยนการทำงานและการให้บริการของหน่วยงานราชการในรูปแบบออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพและรวดเร็วมากขึ้น เพื่อส่งต่อการให้บริการแก่ประชาชนได้ดีกว่าที่เคย

เมื่อระบบการทำงานของหน่วยงานราชการเปลี่ยนสู่ e-Government ได้อย่างไร้ข้อจำกัด ย่อมส่งผลดีต่อการพัฒนาประเทศทั้งในด้านเศรษฐกิจและสังคม ขณะเดียวกัน กฎหมายดังกล่าวจะเข้ามาแก้ปัญหาให้หลายหน่วยงานราชการ แม้ที่ผ่านมา มีการออกกฎหมายที่เกี่ยวกับเรื่องส่งเสริมความสะดวกค่อนข้างมากก็ตาม แต่เรื่องของการบังคับใช้กฎหมาย ความชัดเจนของรายละเอียดยังไม่ครอบคลุมข้อระเบียบการปฏิบัติทางกฎหมายที่กว้างพอ ทำให้เกิดข้อจำกัดในการใช้งาน

ยกตัวอย่าง ‘การขอใบอนุญาต’ ตั้งแต่ ‘การขอ-การออก-การแสดง’ โดยปีที่ผ่านมา แม้มีระเบียบแจ้งว่า คุณสามารถออกใบอนุญาตอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว แต่ทว่า ระเบียบของบางหน่วยงานแจ้งว่า คุณต้องแสดงและติดใบอนุญาตให้เห็นในที่สาธารณะ นั่นแปลว่า คุณต้องติดในรูปแบบกระดาษ (Physical Paper) ซึ่งจะสังเกตพบได้ตามร้านค้าหรือร้านโชห่วยบางแห่งที่จะยังมีการติดใบอนุญาตอยู่ หรือระเบียบบางแห่งแจ้งระบุลักษณะเฉพาะเลยว่า ต้องติดบนฝาผนังให้ชัดเจน เหล่านี้จึงเป็นสาเหตุที่ทำให้หลายหน่วยงานราชการทำงานในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างชะงัก เพราะไม่เปิดช่องทางให้ใช้แบบอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง

จึงเป็นที่มาในการจัดทำ ‘พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2565’ ที่มีจุดแข็งในรายละเอียดที่กว้างขึ้น แก้ปัญหาข้อจำกัดต่างๆ ตอบโจทย์การทำงานของหน่วยงานราชการทั่วประเทศ ซึ่งในรายละเอียดของกฎหมายฉบับนี้ จะมีการระบุหนึ่งในมาตราที่เกี่ยวกับรูปแบบการแสดง หรือให้ประชาชนเห็นเรื่องใบอนุญาตด้วยว่า คุณสามารถแสดงรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่ต้องบอกแหล่งที่มา (Electronics Source) ได้ โดยไม่จำเป็นต้องติดใบอนุญาตข้างฝาผนังอีกต่อไป

รวมถึงเรื่องการขอเอกสารสำเนาบัตรประชาชนจะสามารถแสดงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ ซึ่งหากทุกหน่วยงานราชการประยุกต์ใช้กฎหมายฉบับนี้ได้จำนวนมาก คาดว่าเรื่องการให้บริการของหน่วยงานภาครัฐต่อประชาชนจะดีขึ้นอย่างมากทีเดียว 

เมื่อ พ.ร.บ.ประกาศใช้ หน่วยงานรัฐต้องปรับการทำงานเรื่องไหนบ้าง?

แม้หน่วยงานรัฐมีหลายเรื่องต้องปรับเปลี่ยน แต่หลักหัวใจกว้างๆ ที่เป็นพื้นฐานสำคัญที่ต้องเร่งปรับก่อนเลย คือ ‘หน่วยงานรัฐต้องรับเอกสารที่ประชาชนยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้’ และ ‘ต้องสามารถตอบกลับประชาชนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้’

ถ้าประชาชนต้องการข้อมูลเอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยงานและเจ้าหน้าที่รัฐจึงต้องปรับตัวการทำงาน ตัวอย่างที่ง่ายที่สุดคือ การใช้ระบบ e-Saraban หรือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ในการรับรองการรับ ส่ง เซ็น และเก็บเอกสารทางออนไลน์

อย่างไรก็ตาม เมื่อลงรายละเอียดถึงแนวปฏิบัติ ในพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2565 สามารถแบ่งได้ 3 ชุด ดังนี้ 1.แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานขนาดเล็ก ซึ่งเป็นหน่วยงานที่ยังไม่มีความพร้อมมากนักในด้านเทคโนโลยี 2.แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานทั่วไประดับกลาง ซึ่งอาจจะมีขนาดใหญ่ขึ้นรวมถึงมีการติดต่อที่ซับซ้อนขึ้น และ 3.แนวปฏิบัติสำหรับหน่วยงานที่มีความพร้อมสูง มีความรู้เข้าใจในเชิง IT Operation และ IT Support ที่สูง

นอกจากนี้ เมื่อเข้าสู่กระบวนการทำงานแล้ว จะมีกระบวนการโดยกว้าง 8 ข้อ ที่หน่วยงานและเจ้าหน้าที่รัฐต้องพิจารณาปรับให้เป็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ 1.การให้ข้อมูล 2.การรับเอกสารต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์ 3.การตรวจสอบ กระบวนการพิจารณาภายในหน่วยงานรัฐต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์ 4.กระบวนการอนุมัติหรือการลงลายมือต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์

5.การออกใบอนุญาตต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์ 6.การทำการชำระบริการ ต้องเป็น e-Payment 7.การนำส่งกลับข้อมูลให้ผู้ขอ ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์ และ 8.การแสดงข้อมูล ต้องเป็นอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ ยังสามารถศึกษารายละเอียดกระบวนการได้ที่เว็บไซต์ของ สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (สำนักงาน ก.พ.ร.)

ขณะที่ ETDA มีบทบาทหลัก แบ่งได้ 2 มุม เริ่มที่มุมผู้กำหนดนโยบาย คือ ทำหน้าที่กำหนดมาตรฐานเพื่อสนับสนุนกฎหมายฉบับนี้ พร้อมทั้งกำหนดแนวทางปฏิบัติ เช่น Digital ID หรือการพิสูจน์และยืนยันตัวตนทางดิจิทัล ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) เป็นต้น และมุมผู้ให้บริการ เมื่อแนวปฏิบัติออกมาแล้วจะใช้จริงใช้อย่างไร ETDA จึงมีการสนับสนุนเครื่องมือดิจิทัลผ่าน 2 บริการหลักๆ ได้แก่


1) บริการ Web Validation เป็นระบบตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ TEDA Web Validation Portal โดย ETDA จัดทำขึ้นเพื่อประโยชน์ในการอำนวยความสะดวกแก่หน่วยงานและผู้ประกอบการ ให้มีแหล่งตรวจสอบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของการประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์ (e-Timestamping) การลงนามด้วยลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice) ซึ่งจะสามารถตรวจสอบความถูกต้องของการประทับรับรองเวลา การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นแก่ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงข้อมูลเจ้าของลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยรูปแบบการตรวจเป็นไปตามวิธีการของวิทยาการเข้ารหัสลับ (Cryptography) โดยปี 2566 เฉพาะเดือนมกราคม-มีนาคม ดำเนินการให้บริการแล้ว รวม 13,137 ข้อมูล


2) บริการ e-Timestamp เป็นการประทับรับรองเวลาอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อสร้างความเชื่อมั่นและรับรองการมีอยู่ของเอกสาร ณ เวลานั้นๆ เช่นเดียวกับการประทับตรายางหมึกที่สำนักงานต่างๆ มักใช้ประทับเวลาเมื่อได้รับเอกสารต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยี Timestamping Authority (TSA) ที่มีความน่าเชื่อถือและมีการตรวจสอบความถูกต้องของเวลาที่ใช้อ้างอิง สามารถใช้ประกอบการลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ หรือเพื่อรับรองการมีอยู่ของเอกสาร ซึ่ง TSA จะเป็นเสมือนพยาน หรือบุคคลที่ 3 ที่เชื่อถือได้ เนื่องจากไม่ได้มีส่วนได้ส่วนเสียกับเอกสารดังกล่าว อีกทั้งสามารถใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับการประทับรับรองเวลาแล้วนั้นถูกแก้ไขหรือไม่

โดยปี 2566 เฉพาะเดือนมกราคม-มีนาคม ดำเนินการจัดการข้อมูลไปแล้ว รวม 655,945 ข้อมูล ทั้งนี้ ในส่วนบริการ e-Timestamp ตั้งแต่วันที่ 30 กันยายน 2566 เป็นต้นไป ETDA จะปรับการทำงานจากผู้ให้บริการโดยตรง ถอยมาเป็นผู้โปรโมตทางอ้อมแทน เพื่อทำหน้าที่นำประสบการณ์การใช้และเข้าใจประเด็นปัญหาการใช้ รูปแบบการใช้งานหรือการให้บริการแบบไหนที่เหมาะสม ไปผลักดันผู้ให้บริการรายอื่น ซึ่งปัจจุบันมีขึ้นแล้วราว 2-3 ราย จัดทำให้เกิด Trust Service ที่จะไปตอบโจทย์พระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. ฝ2565

จะเห็นว่าความเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทันต่อกระแสโลกดิจิทัล อย่างการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาทรานส์ฟอร์มระบบการทำงาน และพัฒนาบุคลากรให้มีความรู้ความเข้าใจพร้อมมีทักษะทางดิจิทัลนั้น ได้เกิดขึ้นเพิ่มขึ้นต่อหลายภาคส่วนอย่างไม่หยุดยั้ง

ความท้าทายของหน่วยงานราชการไทย เปลี่ยนสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในปัจจุบันนั้นยังคงมี โดยเฉพาะเรื่องกรอบความคิด (Mindset) ของเจ้าหน้าที่รัฐระดับสูง ที่ถ้าหากมองว่าการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวซับซ้อน ยุ่งยาก การทำงานแบบเดิมยังใช้งานได้อยู่นั้น ก็ย่อมส่งผลให้การเกิดขึ้นของระบบราชการอิเล็กทรอนิกส์เป็นไปได้ยาก

ETDA จึงต้องเดินหน้าสร้างความรู้ความเข้าใจ ร่วมกับหน่วยงานพาร์ตเนอร์ ซึ่งหากปัญหากรอบความคิดถูกขจัดไปแล้ว ปัญหาด้านงบประมาณและเครื่องมือที่ไม่เพียงพอก็ย่อมได้รับการแก้ไขตามไปด้วย และหน่วยงานรัฐทั่วประเทศจะแตกต่างจากในอดีตอย่างแน่นอน