การเปลี่ยนแปลงของการทำงานที่แตกต่างไปจากที่เคยเป็นมา ทั้งเรื่องของสถานที่สำหรับการทำงาน หรือแม้กระทั่งรูปแบบวิธีการทำงาน ส่งผลให้บริษัทมากมายในปัจจุบันต้องสร้าง Digital HQ หรือสำนักงานรูปแบบดิจิทัล เพื่อเชื่อมโยงการทำงานระหว่างพนักงานด้วยกัน อีกทั้งเพื่อเข้าถึงลูกค้าและพันธมิตร สานต่อการดำเนินธุรกิจในยุค work-from-anywhere
คอนเซ็ปต์ของ Digital HQ อาจฟังดูเป็นเรื่องที่ทำได้ง่าย แต่ในความเป็นจริงการสร้างแพลตฟอร์มรูปแบบ Digital-first ที่มีเครื่องมือและประสิทธิภาพครบครันในการรองรับการดำเนินธุรกิจ ตอบโจทย์ความต้องการลูกค้า หรือแม้กระทั่งตอบรับต่อสถานการณ์ที่เกิดขึ้นรายวันให้ทันท่วงทีเป็นเรื่องที่ไม่ง่าย
ดังนั้น การสร้าง Digital HQ เพื่อธุรกิจจะสามารถปรับตัวเข้าสู่รูปแบบดิจิทัลได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ธุรกิจจำเป็นต้องคำนึงถึง รากฐาน 3 ประการหลัก กล่าวคือ
ประการแรก - นำเอา collaborative Technology หรือเทคโนโลยีสำหรับทำงานร่วมกันมาปรับใช้ เพื่อให้พนักงานในทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพเสมือนทำงานแบบเจอหน้ากัน ประการที่สอง - จัดระเบียบ data ให้อยู่ที่เดียวกัน ซึ่งจะช่วยให้พนักงานทำงานได้อย่างคล่องตัวและสามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างตรงจุดเนื่องจากมีข้อมูลที่ครบถ้วน และประการที่สาม - การลดความเป็นทางการในการสื่อสารลง เพื่อส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานในที่ทำงานและเพิ่มความเป็นกันเองไปในตัว
ยกระดับประสิทธิผลของงานด้วย Collaborative Technology
นอกจากจะเป็นตัวช่วยลดจำนวนอีเมล และเวลาประชุมลงแล้ว เทคโนโลยีสำหรับทำงานร่วมกันยังเป็นตัวช่วยให้พนักงานภายในทีมสามารถเชื่อมโยงและโต้ตอบกันได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งการส่งมอบช่องทางการสื่อสารที่เปิดกว้างและปลอดภัยในการรองรับลูกค้า คู่ค้า หรือพันธมิตร ยังเป็นอีกหนึ่งวิธีเพื่อรองรับปัญหาใดๆ ที่อาจเกิดขึ้นและให้ผู้ดูแลสามารถจัดการกับปัญหาได้ในทันที
การใช้เทคโนโลยีสำหรับทำงานร่วมกันจะช่วยลดความซับซ้อนในการทำงาน เพราะพนักงานไม่จำเป็นต้องรอการตอบกลับทางอีเมล หรือรอการอนุมัติซึ่งอาจมีหลายขั้นตอนและมีความซับซ้อน ในทางตรงข้าม พนักงานสามารถติดต่อหาผู้ที่รับผิดชอบแต่ละส่วนได้โดยตรง ไม่ว่าจะในฝั่งของลูกค้า หรือสมาชิกทีมตนเองที่ดูแลแต่ละสัญญา หรือการเจรจา รวมถึงการงานส่งมอบต่างๆ ซึ่งทุกฝ่าย ไม่ว่าจะทั้งภายในหรือภายนอกองค์กรจะอยู่ในช่องทางสื่อสารเดียวกัน และสามารถติดต่อสื่อการกันได้โดยตรงได้ง่าย
การนำเทคโนโลยีสำหรับทำงานร่วมกันมาใช้ ถือเป็นการช่วยสร้างความพึงพอใจของลูกค้าไปในตัว เพราะเป็นการช่วยลดความผิดพลาดที่บางครั้งเกิดขึ้นจากการสื่อสารที่มีความซับซ้อน สื่อสารกันแบบส่งต่อจากแผนกสู่แผนกซึ่งมีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดที่สูง นอกจากนี้ การใช้เทคโนโลยีเพื่อการทำงานร่วมกันยังช่วยให้การทำงานของพนักงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เนื่องจากพนักงานสามารถนำเวลาที่มีเพิ่มขึ้นไปใช้สำหรับการเข้าหาลูกค้า ส่งเสริมการบริการลูกค้าได้อย่างเท่าเทียม
เทคโนโลยีสำหรับทำงานร่วมกันจึงเปรียบเสมือนเครื่องมือชิ้นสำคัญในการแก้ไขปัญหาแบบเรียลไทม์ เป็นตัวช่วยในการสร้างประสบการณ์ของลูกค้าให้ดียิ่งขึ้นไปอีกขั้น
การใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้จากแหล่งเดียวกันช่วยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าที่มีความหมายยิ่งขึ้น
เมื่อนำเอาเทคโนโลยีเพื่อการทำงานร่วมกันมาผนวกเข้ากับการจัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในที่เดียวกันจะช่วยให้การทำงานมีความยืดหยุ่น คล่องตัว พนักงานสามารถทำงานเพื่อรองรับความต้องการของลูกค้าได้มีประสิทธิภาพขึ้น ส่งผลให้ธุรกิจเติบโตขึ้น ยกตัวอย่างเช่น เมื่อข้อมูลถูกเก็บรวมอยู่ในแหล่งเดียวกัน ทีมขายจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง ข้อมูลที่มีความเป็นปัจจุบัน และนำเสนอแผนการขายที่ถูกต้อง ตรงต่อความต้องการให้แก่ลูกค้า และหากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประกอบการขาย ทีมก็สามารถเข้าไปค้นหาเพิ่มเติมได้จากบนแพลตฟอร์มโดยตรง
การใช้ประโยชน์ของระบบอัตโนมัติจะช่วยให้กระบวนการและขั้นตอนการทำงานหรือเวิร์กโฟลว์เป็นไปอย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น เนื่องจากพนักงานทุกแผนกสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ตรงกัน และสื่อสารกันได้ หากมีงานใดงานหนึ่งที่พนักงานอีกแผนกอาจลืมประสานงานต่อ เพื่อทุกคนในบริษัทจะได้ทำงานบนพื้นฐานข้อมูลเดียวกันและช่วยกันดำเนินงานต่างๆ ได้อย่างสำเร็จลุล่วง
ไม่ว่าจะเป็นตั้งแต่ขั้นตอนการจัดทำข้อเสนอ ไปจนถึงการ pitch งานขายต่างๆ เพื่อการต่อรอง พนักงานจะได้รับคำตอบแบบเรียลไทม์ ซึ่งพนักงานจะมีเวลาไปทำอย่างอื่นมากขึ้น เช่น พัฒนาและสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าให้ดีขึ้น
การที่พนักงานทุกคนสามารถดูข้อมูลของลูกค้าจากแหล่งที่เชื่อถือได้และแชร์ร่วมกัน นอกจากจะเป็นการส่งเสริมการทำงานที่ต่อเนื่องและไร้รอยต่อในทุกสถานการณ์แล้ว หากพนักงานคนใดคนหนึ่งลาออกจากบริษัทหรือเปลี่ยนไปดูแลลูกค้ารายอื่น พนักงานคนใหม่ที่มาแทนที่จะสามารถค้นหาประวัติการสนทนาและปรับใช้ข้อมูลต่อได้จากแหล่งที่มาเดียวกัน และรับทราบข้อมูลทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว
สร้างความเรียบง่ายแทนความซับซ้อน พนักงานในทีมจะสามารถประสบความสำเร็จได้จากทุกที่
พนักงานทุกคนล้วนต้องการเป็นคนสำคัญที่สร้างการเปลี่ยนแปลงให้แก่องค์กรด้วยกันทั้งสิ้น ไม่มีพนักงานคนไหนที่ต้องการเข้าใช้งานแอปและโปรแกรมที่แตกต่างหลากหลายเพื่อการทำงานให้สำเร็จ การลดความซับซ้อนพร้อมทั้งมอบเครื่องมือที่เหมาะสมและเข้าถึงได้ง่ายบนแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยจากแหล่งเดียว คือสิ่งที่ Digital HQ จำเป็นต้องมี
การลดความซับซ้อน ลดพิธีการในการสื่อสาร เพื่อส่งเสริมให้พนักงานนำเวลาไปมุ่งมั่นกับเนื้องานและกลยุทธ์มากขึ้น แทนที่จะต้องมาเขียนอีเมลที่ยาวเหยียดเพียงเพื่อขออนุมัติในเนื้องาน หรือดีลต่างๆ เป็นอีกปัจจัยที่การสร้างที่ทำงานในแบบ Digital HQ ควรปฏิบัติ การลดขั้นตอนที่เป็นทางการและไม่มีความจำเป็นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้แก่งานที่สำคัญอย่างแท้จริงโดยนำเอาเทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วย คือการทำงานของธุรกิจแห่งอนาคตในแบบ Digital HQ ที่แท้จริง
ท้ายสุดคือ การลงทุนกับการสร้างสำนักงานรูปแบบ Digital HQ คือการลงทุนกับแพลตฟอร์มที่จะช่วยพัฒนาธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่อง พร้อมทั้งช่วยส่งมอบคุณค่าให้พนักงาน ลูกค้า และพันธมิตรในระยะยาว
