รมว.ดีอีเอส ประกาศดัน 7 หน่วยงานใต้สังกัดเป็นต้นแบบใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และเชื่อมโยงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เต็มรูปแบบภายในสิ้นปี 2564
นายชัยวุฒิ ธนาคมานุสรณ์ รัฐมนตรีว่าการกระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม (ดีอีเอส) กล่าวว่า กระทรวงดีอีเอสเตรียมเร่งผลักดันการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (e-Saraban) เชื่อมโยงระหว่าง 7 หน่วยงานสังกัดกระทรวงฯ ให้ครบทั้ง 100% ภายในปลายปีนี้ ขานรับมาตรการรัฐบาลเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐ โดยเฉพาะหน่วยงานที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ควบคุมสูงสุดและเข้มงวด ให้ดำเนินมาตรการปฏิบัติงานนอกสถานที่ตั้ง (Work From Home) ขั้นสูงสุด และมุ่งเน้นการปฏิบัติงานหรือจัดกิจกรรมโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ให้มากที่สุด เพื่อลดการแพร่กระจายและความเสี่ยงการติดเชื้อโควิด-19
ทั้งนี้ คณะรัฐมนตรี (ครม.) มีมติเมื่อวันที่ 5 พ.ค.2564 เห็นชอบร่างระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ …) พ.ศ. … โดยกำหนดให้การติดต่อราชการส่งหนังสือด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นหลัก ยกเว้นเรื่องลับที่สุด และไม่ต้องจัดส่งหนังสือเป็นเอกสารตามไปอีก จากเดิมที่กำหนดให้การปฏิบัติงานสารบรรณทางอิเล็กทรอนิกส์เป็นทางเลือก รวมทั้งกำหนดให้ระบบคลาวด์ (Cloud) เป็นสื่อกลางบันทึกข้อมูล
“ความท้าทายในการผลักดันการดำเนินงานของหน่วยงานเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ผ่านมาจะพบกับประเด็นที่สำคัญ คือ เราจะจัดการกับความเคยชินเกี่ยวกับจัดทำเอกสารกระดาษ การเซ็นชื่อบนเอกสารกระดาษ การประชุมแบบต้องเจอหน้า รวมถึงการรับส่งเอกสารปริมาณมากๆ ในแต่ละวันในรูปแบบไหนได้บ้าง จากสภาวะที่เราต้องทำงานที่บ้านกันมากขึ้น สิ่งอำนวยความสะดวกอาจไม่เท่ากับการทำงานในสถานที่ทำงาน แล้วเราจะจัดการกันอย่างไร ส่งผลให้หน่วยงานภาครัฐมีการผลักดันและขับเคลื่อนนำอิเล็กทรอนิกส์มาประยุกต์ใช้ในการดำเนินงานมากขึ้น” นายชัยวุฒิ กล่าว
จากประเด็นดังกล่าว กระทรวงดีอีเอสจึงได้ผลักดันการดำเนินงาน โดยถือเป็นนโยบายสำคัญที่ต้องการให้มีการนำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในการบริหารประเทศ การให้บริการประชาชน และการพัฒนาระบบราชการ ที่ผ่านมาในกระทรวงดีอีเอสมีการใช้ระบบ e-Saraban แล้ว ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ และประมาณ 50% ของกระทรวงดีอีเอสได้มีการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์แล้ว
ทั้งนี้ ประโยชน์ที่เกิดขึ้น คือ มีอีเมลกลางของหน่วยงาน โดยไม่ต้องส่งเอกสารตามไปภายหลัง ขณะที่ทะเบียนหนังสือรับและส่ง สามารถทำผ่านอิเล็กทรอนิกส์ได้ทั้งหมด หนังสือราชการจะถูกสร้างผ่านอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) และมีการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) ทำให้สามารถค้นหาผ่านระบบได้ง่ายขึ้น
ปัจจุบัน มีหน่วยงานใต้สังกัดกระทรวงดีอีเอส ได้มีการเชื่อมโยงระบบกันแล้ว 5 หน่วยงาน ได้แก่ สำนักงานรัฐมนตรี สำนักงานปลัดกระทรวงดีอีเอส สำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ สำนักงานส่งเสริมเศรษฐกิจดิจิทัล (สดช.) และสำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) สำหรับหน่วยงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการกำลังปรับเพื่อใช้ e-Signature เต็มรูปแบบ ประกอบด้วย 3 หน่วยงาน ได้แก่ กรมอุตุนิยมวิทยา บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด (ปณท) และสำนักงานสถิติแห่งชาติ ซึ่งภายในปี 2564 หน่วยงานในสังกัดกระทรวงดีอีเอสจะใช้งานระบบ e-Signature ครบทุกหน่วยงาน
เมื่อมีการเชื่อมโยงระบบแล้วเสร็จครบทั้ง 7 หน่วยงานในสังกัดกระทรวงดีอีเอส จะทำให้กระทรวงดีอีเอสเป็นหน่วยงานนำร่องหน่วยงานแรกที่มีการผลักดันเรื่องนี้ได้สำเร็จ และหวังที่จะเป็นต้นแบบนำไปสู่การขยายไปยังหน่วยงานภาครัฐอื่นๆ โดยการขับเคลื่อนทั้งหมดนี้เพื่อตอบโจทย์การส่งเสริมโครงสร้างดิจิทัล และการต่อยอดให้เกิดการผลักดันการดำเนินงานในทางปฏิบัติสำหรับภาครัฐ ประยุกต์ใช้เทคโนโลยีมาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน และให้บริการประชาชน
