อะโดบีซายน์ (Adobe Sign) ขึ้นแท่นเป็นเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ไมโครซอฟท์ไว้วางใจเลือกใช้หลังลายเซ็นดิจิทัลบูมจนมีการเติบโต 200% ล่าสุด ถูกผนวกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดของไมโครซอฟท์ซึ่งมีผู้ใช้งานกว่า 180 ล้านคนในองค์กรต่างๆ ทั่วโลก เปิดทางผู้ใช้หลายล้านคนทั่วโลกที่ประชุมผ่านระบบไมโครซอฟท์ทีมส์ (Microsoft Teams) สามารถเข้าถึงเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และ PDF ได้จากภายใน Teams โดยตรง
ความร่วมมือนี้ถือเป็นการต่อยอดจากงาน Adobe Summit ซึ่งมีการเปิดตัวการบูรณาการสำหรับ Adobe Document Cloud ใน Microsoft Teams ถือเป็นพัฒนาการก้าวสำคัญสำหรับความร่วมมือของทั้ง 2 บริษัทในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานในรูปแบบใหม่
ต้นเรื่องของความร่วมมือมาจากทุกวันนี้ การทำงานเอกสารร่วมกันกับทีมเป็นเรื่องที่พบได้ทั่วไป ไม่ต่างอะไรจากการดื่มกาแฟแก้วแรกในตอนเช้า นอกจากนี้ การตรวจสอบและเซ็นชื่อในเอกสารสำคัญด้วยการคลิกเมาส์เพียงไม่กี่ครั้งแล้ว ยังสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการติดต่อสื่อสารกับพนักงานและลูกค้าขณะที่ทำงานจากที่บ้านได้อีกด้วย อะโดบีจึงมุ่งมั่นช่วยให้ทุกคนทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดทุกที่ทุกเวลา ด้วยการนำเสนอระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-signature) บนแพลตฟอร์มที่ได้รับการยอมรับและใช้งานอย่างแพร่หลาย เช่น แพลตฟอร์มของไมโครซอฟท์ (Microsoft)
ความร่วมมือนี้เชื่อว่าจะผลักดันให้องค์กรทำงานเร็วขึ้นจริง โดยเมื่อปี 2562 รายงานผลการศึกษาเกี่ยวกับผลกระทบทางเศรษฐกิจโดยรวมของฟอเรสเตอร์ (Forrester Total Economic Impact Study) ที่อะโดบีร่วมจัดทำ ระบุว่า องค์กรที่ใช้ Adobe Document Cloud และ Microsoft สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถลดค่าใช้จ่ายได้ถึง 9.1 ล้านดอลลาร์ และประหยัดเวลาการทำงานได้ 65 ชั่วโมง/ปี สำหรับพนักงานแต่ละคน
ความสามารถที่เพิ่มขึ้นจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการเซ็นอนุมัติ พร้อมประสบการณ์การเซ็นชื่อต่อหน้าแบบเสมือนจริงด้วย Adobe Sign for Microsoft Teams จุดนี้ข้อมูลระบุว่า ในช่วงปีที่ผ่านมา ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญอย่างมากต่อผู้ใช้และองค์กรต่างๆ โดย Adobe Sign มีการเติบโตกว่า 200 เปอร์เซ็นต์ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ 2563 ถึงกุมภาพันธ์ 2564 เมื่อเทียบกับช่วงเดียวกันของปีก่อนหน้า และตอนนี้ไมโครซอฟท์ได้เพิ่มเติมโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Adobe Sign ไว้ในแอปใหม่ Microsoft Teams Approvals นอกเหนือไปจากผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดของบริษัทฯ
ทั้งนี้ Adobe Sign เป็นโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แบบเนทีฟเพียงหนึ่งเดียวภายใน Microsoft Teams และเป็นโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ตัวแรกที่พร้อมใช้งานในแอป Approvals โดยผู้ใช้จะสามารถใส่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Adobe Sign ไว้ในเอกสารที่ต้องการอนุมัติได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย โดยดำเนินการภายใน Approvals ใน Teams โดยตรง นอกจากนี้ ยังสามารถเข้าถึงและจัดการลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด รวมถึงคำร้องขอการอนุมัติอื่นๆ ในรูปแบบที่ปลอดภัย ตรวจสอบได้ และมีการยืนยันตัวตนผู้ใช้
"หัวใจสำคัญของประสบการณ์งานเอกสารทั้งหมดอยู่ที่การติดต่อสื่อสารแบบเห็นหน้ากัน (face-to-face) สถานการณ์การแพร่ระบาดที่เกิดขึ้นทั่วโลกส่งผลให้รูปแบบการเซ็นชื่อต่อหน้าเปลี่ยนแปลงไปอย่างถาวร ด้วยฟีเจอร์ใหม่ Live Sign ใน Microsoft Teams มีเพียงแค่ Adobe Sign เท่านั้นที่สามารถนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลใน Teams ที่ให้ความรู้สึกเหมือนกับการเซ็นชื่อต่อหน้า โดยมีการเพิ่มเติมเลเยอร์ความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือ ตัวอย่างเช่น แพทย์ให้คำปรึกษาแก่ผู้ป่วยผ่านวิดีโอคอลล์ใน Teams โดยให้ข้อมูลเกี่ยวกับการผ่าตัดที่จะต้องดำเนินการ และมีการขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ป่วยสำหรับแบบฟอร์มคำยินยอมต่างๆ โดยทั้งหมดนี้เกิดขึ้นภายใน Teams" แถลงการณ์ระบุ
นอกจาก Adobe Sign ยังมีการเปิดตัวฟีเจอร์เพื่อการทำงานเอกสารร่วมกันอย่างไร้รอยต่อด้วย Adobe Acrobat สำหรับ Microsoft Teams ตัวอย่างที่เห็นชัดคือ บุคลากรฝ่ายครีเอทีฟและลูกค้ามักจะประสบปัญหาในการเชื่อมโยงข้อคิดเห็นเข้ากับเอกสารงานปรู๊ฟที่เกี่ยวข้อง ส่วนเอเยนซีที่ยื่นประมูลในโครงการสำคัญก็จำเป็นต้องสอบถามข้อมูลจากฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ก่อนที่จะส่งรายงานข้อเสนอให้แก่ลูกค้า
"สิ่งที่ผู้ใช้ต้องการคือข้อมูลที่รวมรวมมาเป็นชุดเดียวกันจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ องค์กรธุรกิจหลายล้านแห่งทั่วโลกไว้วางใจเลือกใช้ Adobe Acrobat เพื่อรองรับการใช้งาน PDF ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดสำหรับเอกสารในรูปแบบ Microsoft 365 และด้วย Adobe Acrobat สำหรับ Microsoft Teams ผู้ใช้ Acrobat หลายคนจะสามารถใส่ข้อคิดเห็น (Comment) และคำอธิบายประกอบ (Annotation) ไว้ในเอกสาร PDF ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint, OneDrive หรือ Teams โดยไม่ต้องออกจาก Teams ข้อคิดเห็นเหล่านี้ถูกบันทึกไว้ในไฟล์ PDF ไฟล์เดียวที่สามารถจัดเก็บได้" แถลงการณ์ย้ำ
คุณสมบัตินี้จะทำให้องค์กรที่กำลังว่าจ้างพนักงานในตำแหน่งใหม่ สามารถตรวจสอบประวัติย่อของผู้สมัครร่วมกับเพื่อนร่วมงานใน Teams โดยใช้เครื่องมือ Commenting และ Annotation ของ Adobe Acrobat เพื่อไฮไลต์ส่วนสำคัญๆ ในประวัติย่อ ซึ่งเพื่อนร่วมทีมอาจสนใจเป็นพิเศษ โดยคนในทีมจะได้รับการแจ้งเตือนในทันทีภายใน Teams เมื่อเพื่อนร่วมงานตอบกลับข้อคิดเห็น จากนั้นก็สามารถจัดเก็บเอกสารประวัติย่อที่มีข้อคิดเห็นของเพื่อนร่วมงานทุกคนไว้ใน SharePoint หรือ OneDrive ได้
แม้ว่านี่จะเป็นพัฒนาการก้าวสำคัญในความร่วมมือของอะโดบีและไมโครซอฟท์ แต่บริษัทยืนยันว่าจะไม่หยุดเพียงเท่านี้ โดยยืนยันว่าในอนาคตผู้ใช้จะได้สัมผัสกับฟีเจอร์ใหม่ที่เกิดขึ้นจากความร่วมมือดังกล่าว ทั้งในส่วนของ Adobe Document Cloud และโซลูชั่นอื่นๆ ของอะโดบี ซึ่งสอดรับกับความมุ่งมั่นของทั้ง 2 บริษัท ในการนำเสนอประสบการณ์เอกสารดิจิทัลที่ทันสมัย ซึ่งจะกลายเป็นหัวใจหลักของการทำงานในอนาคต
