คุณทราบหรือไม่ว่า การเลือกใช้เครื่องพิมพ์ที่ไม่ตรงความต้องการ ไม่เหมาะสมกับปริมาณงานที่ทำ การสั่งพิมพ์เอกสารทิ้งๆ ขว้างๆ ตลอดจนขาดระบบควบคุมและบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพเพียงพอ ทำให้ในแต่ละเดือนองค์กรต้องรับภาระค่าใช้จ่ายอย่างหนักอึ้งในส่วนของงานพิมพ์และงานเอกสารตั้งแต่หลักหมื่นไปจนถึงหลักแสนบาท ซึ่งเชื่อว่า หลายๆ องค์กร หลายๆ บริษัทกำลังประสบปัญหาในลักษณะดังกล่าวนี้ การแก้ปัญหานั้นอาจจะมีอยู่หลากหลายวิธี แต่ก็เป็นเรื่องที่ไม่ง่ายนักที่จะทำให้มันเป็นระบบที่ชัดเจนและยั่งยืน
สำหรับริโก้ที่มุ่งมั่นดำเนินธุรกิจระบบอุปกรณ์การพิมพ์ภายใต้แนวคิด “Total Green Office Solution” ที่คำนึงถึงผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมเป็นหลัก สามารถช่วยให้การบริหารและจัดการงานเอกสารที่แสนจะวุ่นวายทั้งหลายกลายเป็นเรื่องง่ายๆ ด้วยบริการใหม่ที่เรียกว่า Managed Document Services (MDS)
สร้างระบบใหม่ด้วยความเข้าใจ
ก่อนที่ริโก้จะเริ่มเข้ามาดูแลและบริหารจัดการระบบอุปกรณ์การพิมพ์ด้วยบริการ Managed Document Services (MDS) นั้น เราต้องเข้าใจถึงสถานการณ์ ณ ปัจจุบันขององค์กรผู้ใช้งานก่อน เพื่อให้การเข้ามาบริหารจัดการระบบอุปกรณ์การพิมพ์เป็นไปตามเป้าหมายที่องค์กรได้วางไว้ โดยจะเริ่มต้นจากการเข้าไปสำรวจระบบอุปกรณ์การพิมพ์ เพื่อทำการรวบรวมปัญหา ความต้องการ และความคาดหวังของผู้ใช้งานและองค์กรโดยรวม ตลอดจนวิเคราะห์ถึงปริมาณการใช้งานโดยละเอียดและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ณ ปัจจุบัน เพื่อให้การออกแบบระบบการพิมพ์ใหม่ตอบโจทย์ต่างๆ ได้ตรงตามความต้องการขององค์กรมากที่สุด
จากประสบการณ์และเทคโนโลยีของริโก้ ซึ่งเป็นทั้งผู้ผลิตและพัฒนาอุปกรณ์ในระบบการพิมพ์ มีเข้าใจพฤติกรรมการใช้งานและความต้องการของแต่ละองค์กรเป็นอย่างดี สามารถจัดสรรอุปกรณ์การพิมพ์ที่มีหลากหลายรูปแบบตั้งแต่ เครื่องพรินเตอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องมัลติฟังก์ชัน และซอฟต์แวร์ต่างๆ เข้ามาใช้ในบริการ Managed Document Services (MDS) ได้อย่างสอดคล้องและเหมาะสมกับกลุ่มผู้ใช้งาน นอกจากนี้ ภายใต้บริการ MDS ริโก้ยังเข้ามาทำหน้าที่ในการดูแลบริหารจัดการระบบอุปกรณ์การพิมพ์ทั้งหมด ตั้งแต่การบริหารจัดการการสั่งซื้อและจัดเก็บหมึก การดูแลรักษาและซ่อมบำรุงเครื่องทั้งหมดในองค์กร เพื่อให้องค์กรผู้ใช้งานมีเวลามากขึ้นในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหลักของตน และให้องค์กรมองเห็นค่าใช้จ่ายในการผลิตเอกสารแต่ละเดือนได้อย่างโปร่งใส ซึ่งนำไปสู่การควบคุมค่าใช้จ่ายได้ในอนาคต
ตัวอย่างโซลูชันในบริการ Managed Document Services (MDS)
หลังจากใช้บริการระบบ Managed Document Services (MDS) ของริโก้แล้ว องค์กรหรือบริษัทของคุณจะดีขึ้นอย่างไร ลองดูตัวอย่างการประยุกต์ใช้กับองค์กรต่อไปนี้
ในเดือนหนึ่งๆ บริษัทจะมีปริมาณการพิมพ์เอกสารค่อนข้างมาก ซึ่งบริษัทไม่ทราบเลยว่าค่าใช้จ่ายที่ตนเองจ่ายอยู่ทุกเดือนเป็นเท่าไร ดังนั้น การควบคุมค่าใช้จ่ายและบริหารทรัพยากรในองค์กรจึงเป็นไปได้ยาก ด้วยบริการ Managed Document Services ริโก้สามารถปรับปรุงและปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการใช้ของพนักงานด้วยระบบต่อไปนี้
1.ระบบอุปกรณ์การพิมพ์ที่มีความเหมาะสมด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย
แต่เดิมอุปกรณ์สำนักงานในองค์กรจะเป็นเครื่องฟังก์ชันเดียว เช่น เครื่องแฟกซ์สำหรับแฟกซ์ หรือเครื่องพรินเตอร์สำหรับพิมพ์ ดังนั้นถ้าต้องใช้ฟังก์ชันทั้งหมด 4 ฟังก์ชัน ได้แก่ พิมพ์ แฟกซ์ สำเนา และสแกน องค์กรต้องมีอุปกรณ์ถึง 4 ตัว ในกรณีของบริการ Managed Document Services (MDS) จะใช้อุปกรณ์ที่มีฟังก์ชันผสมผสานกันอย่างเช่น เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน ซึ่งนอกจากลดพื้นที่จัดวางแล้ว เทคโนโลยีใหม่ของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันยังสามารถลดขั้นตอนกระบวนการเอกสารได้ด้วย เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และลดการใช้กระดาษ ทำให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่ายได้เพิ่มมากขึ้นในระยะยาว
2. การนำระบบบัตรประจำตัวพนักงานมาใช้ในการสั่งพิมพ์งาน
เป็นหนึ่งในแนวคิดที่จะทำสามารถใช้อุปกรณ์การพิมพ์ต่างๆ ได้อย่างสะดวก แต่ยังคงความปลอดภัยของข้อมูลได้สูงสุด เช่น เครื่องมัลติฟังก์ชัน หรือเครื่องพรินเตอร์ เมื่อพนักงานต้องการพิมพ์งาน หลังจากสั่งพิมพ์งานผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว พนักงานสามารถนำบัตรประจำตัวของตนไปแตะที่เครื่องมัลติฟังก์ชั่นหรือเครื่องพรินเตอร์นั้นๆ เพื่อปลดงานออกจากเครื่องและรับงานได้ด้วยตนเอง เป็นการป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลได้เต็มประสิทธิภาพ หรือในกรณีเครื่องที่สั่งพิมพ์ไว้ไม่ว่าง ผู้ใช้งานก็สามารถนำบัตรไปแตะเพื่อรับงานจากเครื่องมัลติฟังก์ชันหรือพรินเตอร์เครื่องอื่นในบริเวณใกล้เคียงได้ ช่วยให้การทำงานไปเป็นอย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ เรายังสามารถจัดทำรายงานการใช้งานได้ทั้งแบบรายเดือน รายบุคคล หรือรายแผนก ซึ่งทำให้เห็นภาพของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงและเป็นประโยชน์ต่อแผนการควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมากในระยะยาว
3. การมีระบบอุปกรณ์การพิมพ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม
อุปกรณ์การพิมพ์ที่ริโก้นำเสนอได้รับการรับรองจากสถาบัน Energy Star ว่าเป็นอุปกรณ์การพิมพ์ที่ใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ และส่วนใหญ่ได้รับการรับรอง Green Label จากสถาบันต่างๆ ทั่วโลก ซึ่งแสดงให้เห็นว่านอกจากจะช่วยในเรื่องการประหยัดไฟฟ้าแล้ว ยังเป็นอุปกรณ์การพิมพ์ที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมและผู้ใช้งาน รวมไปถึงช่วยลดปริมาณการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์สู่อากาศลงได้อีกด้วย และด้วยเทคโนโลยีของเครื่องมัลติฟังก์ชั่น องค์กรสามารถลดการใช้กระดาษลงได้ตั้งแต่ 10-30% ด้วยการใช้การพิมพ์แบบ duplex หรือ การพิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ พร้อมการนำเอาฟังก์ชั่นสแกนต่างๆที่พัฒนาขึ้นมาจากพฤติกรรมของผู้ใช้งานมาช่วยในการทำงาน เช่น การสแกนตรงไปยัง email ของผู้ที่ต้องการส่งเอกสารถึงทันทีโดยไม่ต้องผ่านหลายขั้นตอนแบบเดิมๆ การสแกนเอกสารไปยัง folder กลางที่ทุกคนในแผนกสามารถเข้าถึงพร้อมนำไปใช้งานได้ หรือการนำเอาฟังก์ชั่นแฟกซ์ที่สามารถรับแฟกซ์ได้ในรูปแบบ soft file ซึ่งช่วยประหยัดกระดาษได้อย่างเห็นได้ชัด โดย soft file ดังกล่าวก็ยังสามารถสั่งพิมพ์หากต้องการ รวมถึงเทคโนโลยีการส่งแฟกซ์ออกจากเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ทันทีโดยไม่ต้องสั่งพิมพ์ออกมาเป็นกระดาษก่อน ซึ่งสิ่งเหล่านี้เป็นการช่วยลดการผลิตเอกสารและที่สำคัญยังช่วยลดโลกร้อนอีกด้วย
4. การบริหารจัดการอุปกรณ์การพิมพ์เชิงรุก ในการบริการ Managed Document Services (MDS)
ริโก้ได้มีการติดตั้งเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารจัดการอุปกรณ์การพิมพ์ทั้งหมดที่ต่อบนเครือข่าย ทำให้ริโก้สามารถให้บริการต่างๆ ได้แบบเชิงรุก ซึ่งทุกองค์กรที่วางใจใช้บริการจากริโก้ สามารถมีเวลามากขึ้นในการทำงานในธุรกิจหลักของท่านได้อย่างเต็มที่ เพราะเครื่องมือนี้จะส่ง email ไปยัง Call center ของริโก้เมื่อหมึกเหลือปริมาณน้อย ใกล้ได้เวลาเปลี่ยนใหม่ หรือเมื่อเครื่องมีปัญหา โดยริโก้จะทำการจัดส่งหมึกสำรองมาให้หรือส่งช่างเข้ามาซ่อมทันที
ติดตามผลอย่างมืออาชีพ
การจะประยุกต์ใช้ระบบต่างๆ ที่มีให้เลือกหลากหลายในบริการ Managed Document Services (MDS) ของริโก้ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้นั้น เราจำเป็นต้องรับรู้ถึงความต้องการของแต่ละองค์กรได้อย่างลึกซึ้ง และด้วยการบริการที่ครบวงจร เราก็ยังคงจัดส่งเจ้าหน้าที่มาคอยให้บริการในการดูแลบำรุงรักษาและซ่อมแซมอย่างเร่งด่วน พร้อมการจัดทำรายงานการให้บริการที่ผ่านมาทุกๆ ไตรมาส เพื่อให้ระดับการให้บริการนั้นมีคุณภาพอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ ทุกๆ ปี ก็จะมีผู้เชี่ยวชาญเข้ามาสำรวจระบบอุปกรณ์การพิมพ์อย่างละเอียดอีกครั้ง เพื่อให้มั่นใจว่า ระบบอุปกรณ์การพิมพ์ที่ติดตั้งไปนั้นยังคงสามารถตอบสนองต่อความต้องการที่อาจเปลี่ยนแปลงไปขององค์กรได้เป็นอย่างดี ตลอดจนสามารถลดค่าใช้จ่ายในระยะยาวได้จริงตามที่คาดการณ์ไว้
Company Relate Link :
Ricoh
