สิ่งที่สำคัญของการประชุมที่มีผู้ร่วมงานทุกระดับชั้นมาพบหน้าพร้อมๆ กัน คือ บอกเล่าความความสำเร็จ และความคืบหน้าในโครงการต่อไป รวมถึงการระดมสมองจุดประกายไอเดียใหม่ๆ
แต่สิ่งที่สำคัญยิ่งไปกว่านั้นคือ "หลังการประชุม" แต่ละคนจะต้องทราบว่า "ใคร", "ต้องทำอะไร", "ให้เสร็จในวันใด" และ "จัดการ" ได้ตามที่ตกลงกันไว้จริงๆ ถ้าเป็นแบบนี้องค์กรก็จะเดินหน้าด้วยเกียร์ห้าได้อย่างมั่นใจ
และนี่คือความสำคัญของการ "สมุดบันทึกการประชุม" ที่จะต้องจัดการและแจกแจงเนื้องานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำให้คุณรู้จักกับเว็บไซต์ Minutes.io
Minutes.io คือ เว็บแอปพลิเคชันที่ทำหน้าที่เป็นเสมือนสมุดบันทึกประชุม ใช้งานบนหน้าเว็บไซต์ได้แม้จะไม่ต่อเน็ต โดยภายในมีการจัดสรรฟีเจอร์ต่างๆ ที่เหมาะสำหรับการจดประชุมโดยเฉพาะ เช่น กรอกชื่อผู้เข้าร่วมประชุม เวลา สถานที่ และรายละเอียดงานที่ต้องทำ ไอเดียใหม่ๆ ที่ได้จากการประชุม เป็นต้น ทั้งเว็บไซต์นี้ยังให้บริการฟรี เริ่มพิมพ์บันทึกประชุมได้ทันทีโดยไม่ต้องแม้แต่จะสมัครสมาชิก และยังใช้งานได้กับอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างไอโฟน และไอแพดได้อีกด้วย
เริ่มต้นใช้งานเว็บ Minutes.io
1. เข้าไปที่เว็บไซต์ Minutes.io ด้วยเบราว์เซอร์ดังๆ ไม่ว่าจะเป็น กูเกิล โครม (Google Chrome, ไฟร์ฟอกซ์ (Firefox), ซาฟารี (Safari) (แต่อินเตอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ไม่รองรับ)
2. หากใช้เบราว์เซอร์ไฟร์ฟอกซ์ ให้กดปุ่มอนุญาตให้ใช้งานแบบออฟไลน์ (ไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ต) ในแถบบนของหน้าเว็บ (ดูตามรูปด้านล่าง) จากนั้นกด Start Using Miutes.io (แต่ถ้าหากเป็นกูเกิล โครม ไม่ต้องกดปุ่มใดๆ เพราะเบราว์เซอร์รองรับการทำงานแบบออฟไลน์ด้วยส่วนเสริมของ Google Gear ที่ติดตั้งอยู่ในเบราว์เซอร์อยู่แล้ว
3. สังเกตที่ส่วนข้อความสีเทา จะหมายถึงจุดที่คุณสามารถกรอกข้อมูลต่างๆ ลงไปเองได้ (ใช้ภาษาไทยได้ทั้งหมด)
ตัวอย่าง
Project: ใส่ชื่อโครงการ เช่น ASTV iPad
Where: ใส่ชื่อสถานที่ประชุม เช่น ชั้น 3 ตึก B
Minutes Take (Your Name): ใส่ชื่อผู้จดบันทึกการประชุม เช่่น Cherry, Pancake (หากเป็นภาษาอังกฤษระบบจะจัดสรรชื่อย่อให้อัตโนมัติ เช่น C สำหรับ Cherry และ P สำหรับ Pancake
Attendees (Name): ใส่ชื่อผู้ร่วมเข้าประชุม
About this meeting: ใส่ชื่อหัวข้อการประชุม
4. ด้านล่างลงมาจะเป็นส่วนให้จดรายละเอียดการประชุม
โดยเลื่อนเม้าไปทางขวาเมื่อเห็น Topic ก็ให้กรอกชื่อเรื่อง หรือประเภทงาน
Type: กดเลือกลงมาเพื่อเลือกหัวข้อ
To do: สิ่งที่ต้องทำ
Okay: ข้อตกลงร่วมกัน
Info: ข้อมูลอัปเดททั่วไป
Idea: ไอเดียใหม่ๆ ที่ได้จากการระดมสมองในที่ประชุม
และพิมพ์รายละเอียดของหัวข้อต่างๆ ไปที่ส่วน Note
จากนั้นพิมพ์ชื่อผู้รับผิดชอบแต่ละส่วน โดยระบบจะสรุปเป็นตัวย่อมาให้
และกดที่ปุ่มปฏิทิน เพื่อเลือกวันที่กำหนดเสร็จของงานชิ้นนั้นๆ (จะใส่หรือไม่ก็ได้)
และหากต้องการเพิ่มรายละเอียดการประชุมเพิ่มอีกก็กดปุ่ม add a minutes
5. เมื่อเขียนประชุมเสร็จแล้ว ก็พร้อมส่งบันทึกการประชุมนี้ทันที ผ่านอีเมล์ให้กับทุกคน
ก่อนอื่น ต้องกดปุ่ม back เพื่อกลับไปยังที่อยู่แรกคือ Minutes.io เสียก่อน ซึ่งจะเป็นหน้าหลักสำหรับจัดการบันทึกการประชุม และรายละเอียดชื่อผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งจะแยกสัดส่วนชัดเจนระหว่าง Meetings และ Account
โดย Meetings จะประกอบไปด้วย Draft คือ การบันทึกฉบับร่างการประชุมนั้นไว้ (ในกรณียังไม่กดส่ง) และ Sent (คือ บันทึกการประชุมที่เคยส่งออกไปแล้ว)
และ Account จะแบ่งเป็น Myself และ Users ซึ่งจุดนี้เอง ที่คุณจะเข้าไปเพิ่มอีเมล์ของผู้เข้าร่วมประชุมแต่ละคนได้
เริ่มส่งบันทึกการประชุมผ่านอีเมล์
เมื่อกดปุ่มรูปจดหมายซ้ายมือบนแล้ว จะเข้าสู่หน้าจอพร้อมส่งอีเมล์ พร้อมรหัสของสมุดบันทึกการประชุมที่สร้างขึ้นมาสำหรับแต่ละสมุดอีกด้วย
เมื่อกดปุ่ม Send เว็บจะทำการเรียกโปรแกรม Outlook ในเครื่องของคอมฯ ของเราขึ้นมาทันที และหากกด Send with GMAIL ก็จะเข้าหน้าบัญชีจีเมล์เพื่อส่งเมล์อีกทีหนึ่ง
แก้ไขเนื้อหาในบันทึกประชุมทีหลังก็ได้
เป็นไปได้ว่าถึงแม้บันทึกการประชุมจะถูกส่งออกไปแล้ว แต่ยังต้องการแก้ไขสรุปประชุมเดิม ก็สามารถทำได้ โดยเข้าไปที่หน้าหลัก แล้วเลือกบันทึกประชุมนั้น กดปุ่มเมนูรูปปากกา จากนั้นเลือกจุดที่ต้องการแก้ไข (จะขึ้นพื้นไฮไลท์สีฟ้า) แล้วพิมพ์ข้อความใหม่ไป ซึ่งข้อมูลที่แก้ไขใหม่นี้จะอัปเดทใหม่ทันที
สั่งพิมพ์บันทึกการประชุมเป็นกระดาษ
เมื่อกดปุ่มรูปเครื่องพิมพ์ที่เมนู ก็จะสั่งพิมพ์ได้เหมือนปกติ เมื่อหน้ากระดาษออกมาก็จะมีองค์ประกอบครบเหมือนที่เรากรอกไว้บนเว็บ อ่านภาษาไทยที่กรอกไว้ได้ทั้งหมด ทั้งยังมีการระบุเลขหน้า และวันเวลาที่สั่งพิมพ์อีกด้วย
ตัวอย่างบันทึกการประชุมที่เขียนเสร็จแล้ว
ขอชม
* ใช้งานได้ไว ไม่ต้องสมัครสมาชิก และไม่มีค่าใช้จ่าย
* เป็นเว็บแอปพลิเคชัน ใช้งานได้เพียงเข้าเว็บไซต์ ไม่ต้องเสียเวลาลงโปรแกรมใดๆ
* สามารถกรอกข้อความเป็นภาษาไทยได้และพิมพ์ออกมาอ่านได้ 100%
* ขณะจดบันทึกทำได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต (ยกเว้นตอนส่งอีเมล์)
* สามารถใช้งานได้ทั้งบนไอโฟน และไอแพด
ขอติ
* เนื่องจากยังเป็นเบต้าเวอร์ชัน อาจจะยังไม่เสถียรมาก โดยปัญหาที่พบคือ การพิมพ์ส่วน Topic ไปแล้ว ขึ้นบ้างไม่ขึ้นบ้างในบ้างครั้ง
* ไม่สามารถใช้กับเบราว์เซอร์ อินเตอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ ซึ่งคนไทยส่วนใหญ่ยังใช้กันอยู่
หมายเหตุ
* ทุกบันทึกการประชุมสามารถลบทิ้งเองได้ แค่กดปุ่มกากบาทหลังสมุดประชุมเท่านั้น
* ระบบจะลบบันทึกการประชุมอัตโนมัติภายใน 60 วันหลังจากส่งบันทึกการประชุมไปแล้ว
