ในแวดวงออฟฟิศการส่งไฟล์ไปมาระหว่างผู้ร่วมงานและลูกค้า ปัญหาที่พบเสมอๆ คือ การไม่สามารถอ่านสัญลักษณ์บางอย่างในไฟล์นั้นได้ หรือรูปแบบการจัดหน้าผิดเพี้ยน หรือไม่เหมือนกับไฟล์ต้นทางที่ส่งไป เป็นต้น ซึ่งทางแก้ปัญหาที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายคือ การแปลงไฟล์เอกสาร อาทิ เวิร์ด เอ็กซ์เซล พาวเวอร์พอยต์ เหล่านี้ให้อยู่ในรูปแบบไฟล์เอกสารนามสกุล .PDF
PDF หรือ Portable Document Format เป็นไฟล์เอกสารที่มีจุดเด่นคือ การคงให้มีรูปแบบการจัดหน้า ขนาดตัวอักษรเหมือนกับไฟล์ต้นฉบับทุกประการ ทั้งยังไม่สามารถแก้ไขเพิ่มเติมทับไปยังเอกสารต้นฉบับ ดังนั้นไฟล์ PDF นี้ จึงนิยมใช้สำหรับการทำเอกสารอย่างเป็นทางการ เช่น คู่มือ แบบฟอร์ม เพื่อให้ผู้อื่นดาวน์โหลด หรือพิมพ์ออกมาใช้งานต่อไป
สำหรับแว็บแวร์รีวิวเริ่มต้นปี 2010 นี้เราจึงอยากจะแนะนำซีรีส์เว็บไซต์ที่ให้คุณใช้ PDF ได้คล่องแคล่วกว่าเดิม ตั้งแต่การค้นหาไฟล์ PDF และการเปิดชมไฟล์ PDF โดยไม่ต้องเปิดผ่านโปรแกรมยอดฮิตอย่าง Acobat Reader ด้วย
ค้นหาไฟล์ PDF
docjax.com ค้นหาไฟล์เอกสาร ทั้งนามสกุล Word, Exel, PowerPoint, PDF ได้หมด ทั้งยังสามารถเปิดดูเอกสารนั้นออนไลน์โดยไม่ต้องโหลดลงเครื่องด้วย (แต่ก็สามารถกดปุ่ม Download it ได้เช่นกัน) สามารถใช้คำค้นหาภาษาไทย เพื่อค้นหาเอกสารที่เป็นภาษาไทยได้
เปิดไฟล์ PDF ออนไลน์โดยไม่ต้องลงโปรแกรม
Viewdocsonline ใช้ในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งานอยู่ไม่มีโปรแกรมอ่านไฟล์ PDF (Adobe Acrobat Reader) หรือโปรแกรมเปิดไฟล์เอกสารอื่นๆ อาทิ ไฟล์จากไมโครซอฟท์ ออฟฟิศ และโอเพ่น ออฟฟิศ คุณก็สามารถเปิดชมไฟล์เอกสารเหล่านี้บนเว็บไซต์ได้
วิธีการใช้งาน
อัปโหลดไฟล์ PDF ที่คุณมีอยู่ในเครื่อง หรือแปะที่อยู่เว็บไซต์ (URL) ที่ลงท้ายด้วย .pdf แล้วกด View Document
เปลี่ยนไฟล์ PDF ให้เป็นอี-แมกาซีน
ก่อนหน้านี้คุณอาจจะรู้จัก iPaper จาก Scribd คลังเอกสารออนไลน์ไปแล้ว แต่นั่นอาจจะเหมาะกับการอ่านเอกสารที่เน้นเป็นบทความและมีตัวหนังสือมากมาย แต่สำหรับนิตยสารที่เน้นภาพสวยงามแล้ว รูปแบบของการอ่านนิตยสารออนไลน์ก็หนีไม่พ้น "อี-แมกาซีน"
ซึ่ง issue เป็นเว็บไซต์ที่ทำหน้าที่คล้ายกับ Scribd คือให้ใครก็ได้ที่สมัครเป็นสมาชิกสามารถอัปโหลดเอกสารไฟล์ PDF, เวิร์ด, พาวเวอร์พอยต์ ขึ้นไปบนเว็บแล้วเอกสารนั้นก็จะพร้อมเปิดชมในรูปแบบของนิตยสารออนไลน์บนเว็บไซต์ (โดยไม่ต้องลงโปรแกรมในการอ่านใดๆ อีก) ซึ่งยังคงอรรถรสของการอ่านนิตยสารไว้ได้เป็นอย่างดี เช่น การพลิกหน้านิตยสาร ซูมดูภาพส่วนต่างๆ ของหน้านิตยสาร และค้นหาข้อมูลในนิตยสารได้ ทั้งยังนำโค้ดไปแปะที่เว็บไซต์ บล็อกได้อีกด้วย และล่าสุด issuu ยังได้ออกแอปพลิเคชันสำหรับอ่านนิตยสารในเว็บของตนบนโทรศัพท์มือถือระบบปฏิบัติการแอนดรอยด์อีกด้วย
สำหรับคนทำเว็บไซต์ issuu ยังมีฟีเจอร์ Smart Look ที่ทำให้ทุกลิงก์ที่คุณใส่ไฟล์เอกสารให้ดาวน์โหลดลงเครื่องนั้น สามารถเปิดอ่านออนไลน์ได้ก่อนโหลดอีกด้วย เข้าไปเยี่ยมชมได้ที่ http://issuu.com/smartlook
แปลงไฟล์เอกสาร/ภาพให้เป็น PDF
primopdf แปลงไฟล์เอกสารทุกอย่างให้เป็น PDF รองรับทั้งไฟล์เอกสาร Word, Excel, PowerPoint, Visio, Open Office ไฟล์ภาพ BMP, EPS, GIF, JPEG, PNG, TIF
วิธีการใช้งาน: อัปโหลดไฟล์ที่ต้องการแปลง > กรอกอีเมล์ > รอรับอีเมล์ที่มีไฟล์ PDF แนบมาด้วย > ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ลงเครื่อง
แก้ไขไฟล์ PDF
Split & Merge PDF แยกและรวมไฟล์ PDF ซึ่งบริการนี้ข้อจำกัดคือ ขนาดไฟล์ทั้งแยกและรวมต้องมีขนาดไม่เกิน 200 กิโลไบต์ และการแยกไฟล์ ไฟล์ที่อัปโหลดขึ้นไปต้องเป็น .zip เท่านั้น
แยกไฟล์ PDF (ในกรณีที่มีหลายหน้า และต้องการให้แยกทีละหน้า)
วิธีการใช้งาน
กดปุ่ม Choose File > เลือกไฟล์ PDF ที่มีหลายหน้าอัปโหลดขึ้นไป > กดปุ่ม click to process > รอสักพักจะพบกับปุ่ม Split done. Click here to download กดที่นี่เพื่อโหลดไฟล์ลงเครื่อง
รวมไฟล์ PDF หลายๆ ไฟล์เป็นไฟล์เดียว
วิธีการใช้งาน
กดปุ่ม Choose File > เลือกไฟล์ .zip ที่เป็นการรวมไฟล์ PDF หลายๆ ไฟล์อยู่ภายใน > กดปุ่ม click to process > รอสักพักจะพบกับปุ่ม Merge done. Click here to download กดที่นี่เพื่อโหลดไฟล์ลงเครื่อง
แก้ไขพันธนาการของ PDF
FreeMyPDF ใช้สำหรับทำให้ไฟล์ PDF ที่ตั้งค่าว่าห้ามสั่งพิมพ์ ห้ามคัดลอก และห้ามแก้ไข ให้สามารถทำทุกอย่างที่ห้ามไว้ข้างต้นได้ (แต่ไม่รวมถึงการปลดล็อกรหัสผ่าน) ซึ่งไฟล์ที่ดาวน์โหลดลงมายังสามารถอ่านภาษาไทยได้อย่างสมบูรณ์เหมือนต้นฉบับ
วิธีการใช้งาน ไม่ต้องสมัครสมาชิก แค่อัปโหลดไฟล์เข้าไป > กดปุ่ม Do it > รอให้แปลงค่าเสร็จ > บันทึกไฟล์ใหม่ลงเครื่อง ข้อเสีย: หากมีผู้ประสงค์ร้ายนำไปใช้ในทางที่ไม่ถูกกฎหมาย
กรอกข้อมูลใส่ในไฟล์ PDF
PDFescape ใช้ในกรณีที่โหลดเอกสารที่เป็นแบบฟอร์มมาแล้ว สามารถใส่เนื้อหาในแบบฟอร์มแล้วส่งกลับในรูปแบบไฟล์ดิจิตอลได้เลย ไม่ต้องสั่งพิมพ์ออกมาแล้วสแกนและส่งกลับไปให้ยุ่งยาก
วิธีใช้งาน
1. สามารถใช้งานแบบไม่สมัครสมาชิกก็ได้ (ไฟล์จะเก็บไว้ในระบบ 1 เดือน) แต่ถ้าสมัครสมาชิกไฟล์ที่เคยทำไว้จะเก็บไว้ในบัญชีผู้ใช้ของคุณเอง
2. สามารถเลือกแก้ไขไฟล์ PDF ที่หาได้จากอินเทอร์เน็ต หรืออัปโหลดไฟล์ PDF ที่มีอยู่ในเครื่องขึ้นไปแก้ไขบนเว็บไซต์ก็ได้ (ไฟล์ต้องขนาดไม่เกิน 2 เมกะไบต์)
3. สามารถพิมพ์ข้อความเพื่อกรอกแบบฟอร์มโดยกดปุ่ม Text และหากต้องการใส่เครื่องหมายถูกตามช่องให้กดปุ่ม Checkmark ระหว่างที่พิมพ์หากต้องการลบคำที่เพิ่งพิมพ์ไปให้คลิกขวาที่เม้าส์หนึ่งครั้งแล้วคลิกที่ข้อความ กดปุ่ม delete หรือลากข้อความไปตำแหน่งที่ต้องการ
4. เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์มาเก็บไว้ที่เครื่องได้ทันที หรือจะกรอกอีเมล์ให้ระบบส่งไฟล์ที่สมบูรณ์ไปให้คุณที่อีเมล์ก็ได้
นอกจากเพิ่มข้อความในไฟล์เอกสาร PDF ได้เองแล้ว คุณยังสามารถลบหน้ากระดาษที่ไม่ต้องการออกได้ โดยคลิกที่แถบเมนู Pages แล้วเลือกหน้าที่ไม่ต้องการจากนั้นก็กดปุ่ม Delete รวมถึงการกลับหัวเอกสารได้โดยการกดปุ่ม rotate left, rotate right
ใส่ลายน้ำให้ไฟล์ PDF
PDF Watermark คุณสามารถทำให้เอกสาร PDF ของตนมีการแสดงข้อความเฉพาะ เช่น ลับเฉพาะ (Confidencial) ห้ามเผยแพร่ (Non Disclosure) หรือใส่ชื่อยี่ห้อของบริษัทลงไปในไฟล์เพื่อแสดงความเป็นเจ้าของได้
วิธีการใช้งาน
1. กดปุ่ม Browse เลือกไฟล์ PDF ที่ต้องการใส่พรายน้ำ แล้วกด Upload เพื่ออัปโหลดไฟล์ขึ้นไปยังระบบ
2. ใส่ข้อความที่ต้องการขึ้นเป็นลายน้ำ (ใส่ได้เฉพาะภาษาอังกฤษ)
3. ตั้งรูปแบบการแสดงผลลายน้ำ เช่น ขนาด สี ตำแหน่ง (Watermark Position ที่อยากแนะนำคือ From Left : 60, From Top : 30) เลือกความโปร่งแสงของพรายน้ำ เมื่อพอใจแล้วกดปุ่ม Watermask pdf ก็จะได้ไฟล์เอกสาร PDF ที่มีลายน้ำลอยเหนือขึ้นมาทันที
อย่างไรก็ดี บริการส่วนใหญ่ที่เราแนะนำไปเป็นบริการอัปโหลดไฟล์ขึ้นไประบบ ดังนั้นก่อนการอัปโหลดไฟล์ใดๆ ต้องพิจารณาก่อนว่าเป็นไฟล์ที่ไม่เป็นความลับ และไม่ละเมิดลิขสิทธิ์ ต่อจากนี้ไม่ว่าคุณพบปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการใช้งานไฟล์เอกสาร PDF เชื่อว่าเว็บใดเว็บหนึ่งที่แนะนำไปนี้ต้องมีส่วนให้คุณจัดการไฟล์เอกสาร PDF ได้อย่างอยู่หมัดแน่นอน
