นายดอน ปรมัตถ์วินัย รองนายกรัฐมนตรีและรัฐมนตรีว่าการกระทรวงการต่างประเทศ เป็นประธานการประชุมคณะกรรมการรับผิดชอบในการต้อนรับบุคคลสำคัญที่เดินทางมาเยือนประเทศไทยอย่างเป็นทางการ ในฐานะแขกของรัฐบาล ผ่านระบบวีดิโอคอนเฟอเรนซ์ โดยนายดอน กล่าวก่อนการประชุม ว่า การประชุมในวันนี้ (4 พ.ย.) จะเป็นการเตรียมความพร้อมต่างๆ ซึ่งรัฐบาลมีแขกที่เชิญมาพิเศษ คือ กัมพูชา ในฐานะประธานอาเซียน นายแอมานูแอล มาครง ประธานาธิบดีฝรั่งเศส และเจ้าชายมุฮัมมัด บิน ซัลมาน บิน อับดุลอะซีซ อัลซะอูด มกุฎราชกุมารและนายกรัฐมนตรีซาอุดีอาระเบีย
ขณะที่ประเทศสมาชิกเขตเศรษฐกิจเอเปคจะร่วมประชุมทั้งหมด ซึ่งมีทั้งระดับประมุขของประเทศ ผู้นำและผู้แทน ส่วนนายโจ ไบเดน ประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกา จะเข้าร่วมการประชุมสุดยอดอาเซียนที่กัมพูชา แต่ไม่ได้เดินทางมาร่วมประชุมเอเปคที่ไทย โดยส่งนางคาเมลา แฮร์ริส รองประธานาธิบดี เป็นตัวแทนร่วมประชุม เนื่องจากนายโจ ไบเดน ติดภารกิจร่วมงานแต่งงานของคนในครอบครัว ส่วนนายวลาดิมีร์ ปูติน ประธานาธิบดีรัสเซีย ยังรอคำตอบอย่างเป็นทางการต่อไปจนกว่าจะถึงวันประชุมว่าจะเดินทางมาด้วยตัวเองหรือจะส่งผู้แทนมา