เทคนิคเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงาน ซื้อแล้วคุ้มจริง!

หากพูดถึงหนึ่งในอุปกรณ์สำนักงานที่ต้องมีติดออฟฟิสไว้เสมอ  เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานจะเป็นอีกเครื่องฮิตติดลิสต์อย่างแน่นอน ถึงแม้ว่าในปัจจุบันการใช้ทรัพยากรกระดาษจะมีน้อยลง แต่สิ่งพิมพ์เอกสารกระดาษยังคงเป็นเอกสารที่สามารถยืนยันข้อเท็จจริง และสามารถใช้เป็นเอกสารทางกฏหมายได้อีกด้วย ดังนั้นจึงไม่แปลกใจเลยว่าทำไม เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานถึงมีอยู่ในทุกออฟฟิส มาดูวิธีเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารที่ซื้อแล้วคุ้มราคาจ่าย
 
เลือกขนาดเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานที่เหมะสม
 
ในปัจจุบันเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานมีหลายขนาดให้เลือก ซึ่งมีตั้งแต่ขนาดเล็ก ที่ใช้สำหรับการสแกน พิมพ์สำเนา หรือปริ๊นซ์งานเอกสารต่าง ๆ เครื่องถ่ายเอกสารขนาดกลางที่ตัวเครื่องใหญ่ขึ้นมาอีกหน่อย สามารถทำการสแกนหรือปริ๊นซ์เอกสารได้ในจำนวนที่มากขึ้น รวมถึงสามารถก้อปปี้เอกสารได้ทั้งเล่มหนังสืออีกด้วย เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานขนาดใหญ่ เหมาะสำหรับออฟฟิสที่จัดทำสิ่งพิมพ์ สามารถสั่งปริ๊นซ์งานได้ครั้งจำนวนมาก สามารถจัดพิมพ์เรื่องสีและตัวอักษรที่คมชัดได้มากที่สุด ดังนั้นก่อนเลือกซื้อควรตัดสินดูขนาดของออฟฟิสให้เหมาะสมกับการใช้งาน
 
เลือกความเร็วในการจัดพิมพ์เอกสารที่เหมาะสม
 
ความเร็วในการจัดพิมพ์เอกสาร เป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ตัดสินใจเลือกเครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานได้ดีมากยิ่งขึ้น หากในออฟฟิสของคุณต้องการจัดพิมพ์จำนวนไม่มาก ต้องการใช้ความเร็วแค่ 15 แผ่น/นาที ก็สามารถเลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มีราคาถูกลง แต่หากต้องใช้งานถ่ายเอกสาร 1000 แผ่น/วัน ที่มีความเร็วที่ดีกว่า รวมถึงควรมีประสิทธิภาพการปริ๊นซ์หมึกที่ดี การเลือกซื้อเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ก็จะตอบโจทย์ได้มากกว่า
 
เลือกเครื่องถ่ายเอกสารที่มีฟังก์ชั่นตอบโจทย์การใช้งาน
 
เครื่องถ่ายเอกสารสำนักงานไม่ใช่เพียงเครื่องถ่าย ปริ๊นซ์ หรือสแกนงานเพียงเท่านั้น แต่ในปัจจุบันในหลายแบรนด์ดังต่างร่วมกันผลิตและใส่เทคโนโลยีใหม่ ๆ ลงมาให้เครื่องถ่ายเอกสารอยู่เสมอ ทำให้มันมีฟังก์ชันพิเศษหลากหลาย ที่สามารถตอบโจทย์และรองรับการใช้งานใหม่ ๆ ได้เสมอ เช่น การถ่ายเอกสารแบบเลเซอร์ที่มีความคมชัดอย่างมาก การสั่งพิมพ์จาก Computerหรือโทรศัพท์มือถือ หรือ Tablet การสั่งพิมพ์ผ่านระบบสาย LAN หรือ WIFI ได้ การสแกนเอกสารไปเก็บในอุปกรณ์ Computer การสแกนไปยังอีเมล์ หรือสแกนเอกสารไปยัง Thumb drive การรับ-ส่ง FAX เป็นต้น
 
การคำนวณต้นทุนแผ่นกระดาษให้เหมาะสมกับการใช้งานจริง
 
อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่หลายองค์กรมักละเลย คือเรื่องต้นทุนของเครื่องพิมพ์ กระดาษ และน้ำหมึก ซึ่งไม่ควรมีราคาเกิน 25 สตางค์/แผ่น (คำนวนจากการใช้หมึก 5% ของหน้ากระดาษ) ถึงจะเรียกว่าเป็นการใช้งานที่คุ้มค่า คุ้มราคาในการเลือกซื้ออุปกรณ์ทั้งหมดมา