Instant Messaging เตรียมขึ้นแท่นเครื่องมือสื่อสารตัวใหม่แทน “อีเมล”

อีเมลเตรียมยกบัลลังก์ด้านการเป็นเครื่องมือสื่อสารสำหรับการทำงานให้กับน้องใหม่มาแรงอย่าง Instant Messaging ได้แล้ว หลังมีการสำรวจความคิดเห็นของผู้บริหารระดับสูงด้านเทคโนโลยีภายในองค์กรต่าง ๆ พบว่า 73 เปอร์เซ็นต์ของผู้บริหารเหล่านั้นมองว่า อีเมลน่าจะมีความสำคัญในระบบการทำงานได้ถึงแค่ปี 2020 หรือ พ.ศ. 2563 เท่านั้น จากนั้น ยุคของการส่งข้อความแบบทันทีทันใดหรือ Instant Messaging จะเข้ามาแทนที่

อีเมลที่กลายเป็นส่วนหนึ่งของเครื่องมือในการทำงานมานานหลายทศวรรษ แต่ถึงตอนนี้ คู่แข่งคนสำคัญของอีเมลอย่าง Instant Messaging ได้เริ่มทวีความฮอตมากขึ้นเรื่อย ๆ แล้ว โดยผลการสำรวจจากโรเบิร์ต ฮาล์ฟ เทคโนโลยี เผยว่า ภายในปี 2020 บรรดา CIO จะเริ่มมองอีเมลว่าไม่ใช่เครื่องมือที่ดีที่สุดในการสื่อสารแล้ว แต่จะเปลี่ยนเป็นบริการประเภท Instant Messaging แทน (31 เปอร์เซ็นต์) โทรศัพท์ (19 เปอร์เซ็นต์) วิดีโอคอนเฟอเรนส์ (16 เปอร์เซ็นต์) และโซเชียลเน็ตเวิร์กแบบเป็นการภายใน (12 เปอร์เซ็นต์)

สำหรับคำถามเดียวกัน หากนำไปถามพนักงานพบว่า พนักงานเห็นว่า บริการอย่าง Instant Messaging ควรใช้ในการสื่อสารแทนอีเมลเช่นกัน โดยมีคนตอบข้อนี้ถึง 52 เปอร์เซ็นต์ รองลงมา จึงเป็นวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ (23 เปอร์เซ็นต์) ซึ่งจะเห็นได้ว่า พนักงานเองพร้อมที่จะโบกมือลาอีเมลเร็วกว่าบรรดาซีอีโอเสียอีก

ส่วนสาเหตุที่ Instant Messaging กลายเป็นเครื่องมือที่น่าสนใจนั้น เป็นเพราะ 76 เปอร์เซ็นต์ของผู้ที่ได้รับข้อความจากช่องทางนี้ จะรู้สึก “กดดัน” ให้ต้องตอบอย่างรวดเร็ว ขณะที่ 90 เปอร์เซ็นต์ระบุว่า พวกเขาคาดหวังว่า ฝ่ายตรงข้ามจะต้องตอบกลับมาแบบทันทีทันใดด้วย

ปัญหาที่อาจสะกัดการนำ Instant Messaging ไปใช้ในวงกว้างก็คือ การที่ส่งข้อความไปแล้ว อีกฝ่ายอยู่ในภาวะไม่สะดวกตอบ หรือกำลังยุ่งอยู่นั่นเอง โดยมีผู้รับถึง 30 เปอร์เซ็นต์ที่รู้สึกรำคาญ และมี 29 เปอร์เซ็นต์ที่ระบุว่า ยอมรับได้หากสิ่งที่ส่งมาทาง Instant Messaging นั้น มีความสำคัญ ส่วนอีก 41 เปอร์เซ็นต์บอกว่ารู้สึกเฉย ๆ

กลุ่มเบบีบูมเมอร์เป็นกลุ่มที่รำคาญกับ Instant Messaging มากที่สุด ที่ 38 เปอร์เซ็นต์ รองลงมา เป็น Gen X ที่ 36 เปอร์เซ็นต์ และกลุ่มมิลเลนเนียล 23 เปอร์เซ็นต์

ประเด็นเรื่องการ Stay Online หรือมีสัญลักษณ์ไฟเขียวอยู่ตลอดเวลาบนบริการ Instant Messaging นั้น ก็มีการสำรวจเช่นกัน โดย 56 เปอร์เซ็นต์ระบุว่า การให้สถานะตัวเองเป็น Online นั้น เพื่อต้องการโชว์ให้เพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ เห็นว่า ตัวเองนั้นยังทำงานอยู่นะ

อย่างไรก็ตาม การกำหนดให้สถานะเป็นแบบ Stay Online อาจเป็นสิ่งที่อีเมลไม่สามารถช่วยระบุสถานะให้ได้ แต่ในเรื่องของความรู้สึกกดดัน และการอยากได้คำตอบอย่างรวดเร็ว อาจเป็นสิ่งที่คนเมื่อ 20 ปีก่อนที่อยู่กับอีเมลมาตั้งแต่ยุคเริ่มต้นจำความรู้สึกนี้กันได้ดีว่า อีเมลก็เคยเป็นสิ่งที่กดดันให้เราต้องตอบมันแบบทันทีทันใดเช่นกัน ซึ่งในโลกแห่งความรวดเร็ว คงต้องบอกว่า ปี 2020 อาจเป็นเวลาที่เหมาะสมแล้วที่อีเมลจะต้องยกบัลลังก์ให้กับน้องใหม่อย่าง Instant Messaging ไปครอง