ทุกสิ่งล้วนมีกฏเกณฑ์ เช่นเดียวกับโลกของการสื่อสารด้วยอี-เมล์ที่จำเป็นต้องมีกฎหรือหลักปฏิบัติเล็กๆ น้อยๆ ในการใช้งาน รับรองว่าถ้าได้ปฏิบัติตามหลักทั้ง 10 ข้อนี้ ทั้งอี-เมล์และตัวคุณจะดูดีขึ้นมาอย่างถนัดตาเลยทีเดียว!
1.ใช้ตัวนำตัวตาม?
สำหรับผู้ที่เขียนอี-เมล์เป็นภาษาอังกฤษ หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ (เช่น HELLO! GOOD MORNING) ทั้งนี้เนื่องมาจากในโลกของอินเทอร์เน็ตนั้น การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่จะหมายถึงการตะคอกหรือตะโกนซึ่งดูไม่ค่อยสุภาพ นอกจากนี้การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ยังไม่สะดวกต่อการอ่านอีกด้วย ในทางกลับกันก็ไม่ควรใช้ตัวเขียนเล็กทั้งหมด หรือใช้คำย่อต่างๆ ที่มักใช้ส่งข้อความ SMS (เช่น 4 แทน for, ur แทน your) โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นอี-เมล์ที่ใช้ในการติดต่อธุระอย่างเป็นทางการ เก็บการเขียนข้อความสไตล์ SMS ไว้ใช้กับเพื่อนสนิทของคุณก็พอ
2.สั้นกระชับ
ในแต่ละวัน ทุกคนได้รับข้อความเป็นร้อยเป็นพันและคงจะเป็นไปไม่ได้ที่จะอ่านทุกตัวอักษร การเขียนข้อความยาวเป็นหน้าในอี-เมล์นับเป็นการรบกวนผู้รับอย่างยิ่ง และยังทำให้ผู้รับต้องพิมพ์ข้อความออกมาอ่านอีกด้วย ฉะนั้นควรเขียนข้อความให้ตรงประเด็นและกระชับ แบ่งเนื้อหาแต่ละหัวข้อออกเป็นย่อหน้า หลีกเลี่ยงการสื่อสารแบบต้องตอบกลับในทันทีทันใดในอี-เมล์ เพราะอินสแตนแมจเสจจิ้งสามารถทำหน้าที่นี้แทนได้ดีกว่า และถ้ามีเรื่องสำคัญที่ต้องปรึกษากันแบบเร่งด่วน ควรใช้โทรศัพท์หรือนัดประชุมจะดีกว่า
3.ใส่ใจกับหัวข้อ
หัวข้อนับเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการใช้อี-เมล์ เพราะเป็นการบอกผู้รับให้รู้คร่าวๆ ว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับเรื่องใด ผู้คนที่ได้รับข้อความเป็นจำนวนมากมักจะเลือกอ่านอี-เมล์โดยดูจากหัวข้อที่สำคัญที่สุด ทุกวันนี้เราได้รับอี-เมล์ที่ไม่ต้องการเป็นจำนวนมาก (สแปม) ซึ่งมาจากบริษัทการตลาดหรือจากตัวสแปมเมอร์เอง ด้วยเหตุนี้ ผู้คนจึงใส่ใจกับหัวข้อของอี-เมล์ เพื่อจะได้ลบข้อความที่ไม่ต้องการนั้นออก นอกจากนี้ หัวข้อยังมีความสำคัญในการค้นหาข้อมูลในโฟล์เดอร์และการค้นหาข้อความที่เฉพาะเจาะจง
4.ระวังเรื่องโทนเสียง
การใช้อี-เมล์มีข้อจำกัด เพราะไม่สามารถสื่อสารโทนน้ำเสียงของข้อความหรืออารมณ์ของคุณได้ ในบางครั้ง แค่เพียงประโยคเดียวก็สามารถตีความได้หลายอย่าง เช่น แสดงความขุ่นเคือง เย้ยหยัน เย็นชา หยาบกระด้าง ฯลฯ การสื่อสารด้วยคำพูดจะมีอารมณ์ทางสีหน้าเข้าช่วย ทำให้สื่อความหมายได้ชัดเจนตามที่ต้องการ แต่การใช้อี-เมล์ คุณสามารถใช้ “สไมล์ลี่” หรือ “อีโมติคอนส์” (ไอคอนแสดงอารมณ์) เช่น ยิ้ม :) เศร้า :( และหัวเราะ :D เป็นต้น ถ้าคุณคิดว่าเขียนข้อความออกมาแล้วยังสื่ออารมณ์ได้ไม่ชัดเจน ลองใช้อีโมติคอนสื่อความหมายแทน
5.เลี่ยงเมล์ที่ไม่พึงประสงค์
บางคนเก็บอี-เมล์แอดเดรสของเพื่อน ญาติ และเพื่อนรวมงานไว้ในเมล์ลิ่งลิสต์เดียวกัน เวลามีอี-เมล์ขำขันและเรื่องไร้สาระก็ชอบที่จะส่งต่อหาทุกคน ผู้รับบางคนอาจคิดว่าเป็นเรื่องสนุก ในขณะที่คนอื่นอาจไม่คิดเช่นนั้น การส่งข้อความขำขันไปให้เพื่อนร่วมงานหรือลูกค้านับว่าเป็นเรื่องที่ไม่เหมาะสมอย่างยิ่ง เว้นเสียแต่ว่าคุณจะสนิมสนมกัน ฉะนั้น ควรดูเนื้อหาให้ดีก่อนที่จะกดปุ่ม “ส่งต่อ” ให้ผู้อื่นในคราวหน้า
6.เคารพสิทธิส่วนตัวของผู้อื่น
เราได้กล่าวไปแล้วในหัวข้อที่ผ่านมาว่า บางคนชอบเก็บอี-เมล์แอดเดรสของทุกคนไว้รวมกัน ทำให้ To: และ Cc: ถูกนำมาใช้ไม่ถูกวิธี ส่งผลให้ละเมิดความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น ตัวอย่างเช่น เวลาส่งต่อเรื่องโจ๊กขำขัน อย่าเอาชื่อทุกคนมาใส่รวมกันใน To: และ Cc: เพราะถ้าคุณทำเช่นนั้น ผู้รับทุกคนก็จะเห็นอีเมล์แอดเดรสของกันและกัน และที่อยู่เหล่านั้นก็จะตกอยู่ในมือของผู้ประสงค์ไม่ดีและถูกนำมาใช้ในทางที่ผิด โดยเฉพาะนักการตลาดออนไลน์ชอบที่จะเก็บที่อยู่และส่งเมล์ที่ไม่พึงประสงค์ไปให้กับทุกคน ถ้าไม่อยากให้เพื่อนหรือคนที่คุณรู้จักเดือดร้อนจากภัยเมล์ขยะ คราวหน้าลองใช้ Bcc: เพื่อซ่อนแอดเดรสซะ
7.ลดขนาดของไฟล์แนบ
เวลาส่งอี-เมล์และแนบไฟล์ไว้ด้วย ควรจะตรวจสอบดูว่าขนาดไฟล์ที่ส่งไป ผู้รับสามารถรับได้หรือไม่ ผู้รับบางคนอาจใช้อินเทอร์เน็ตที่มีความเร็วต่ำหรือจำกัดแบนด์วิดธ์ ถ้าไฟล์ที่แนบไปมีขนาดใหญ่มาก ผู้รับบางคนอาจต้องใช้เวลานานเป็นแรมปีในการดาวน์โหลดและทำให้เกิดปัญหายุ่งยากอื่นๆ ควรส่งงานเป็นแผ่นซีดีหรือลองใช้โปรแกรมบีบไฟล์ (เช่น Winzip) เพื่อลดขนาดของไฟล์ และไม่ควรแนบไฟล์เกิน 3 ไฟล์ต่อการส่งหนึ่งครั้ง ถ้าจำเป็นจริงๆ อาจแยกส่งเป็นหลายฉบับก็ได้
8.ใช้ลายเซ็น
ควรใช้ฟังก์ชัน “Signature” หรือ“ลายเซ็น” ในโปรแกรมรับส่งอี-เมล์ซึ่งจะทำให้ปรากฏรายละเอียดของคุณที่ท้ายข้อความทุกครั้งที่ส่งอี-เมล์โดยไม่ต้องมานั่งพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง (เช่น ชื่อ-นามสกุล, ตำแหน่ง, ชื่อบริษัท ฯลฯ) โดยปกติทั่วไป ผู้ส่งมักจะใส่รายละเอียดและที่อยู่ที่ติดต่อได้ ลายเซ็นยังสามาถใส่ข้อความแสดงสิทธิ์ เช่น “ข้อความนี้เป็นความลับระหว่างผู้ส่งกับผู้รับเท่านั้น” ควรสร้างลายเซ็นให้สั้นกระชับ (ไม่เกิน 7 บรรทัด) โดยส่วนใหญ่การสร้างลายเซ็นสามารถทำได้โดยเลือกเมนู “Options” หรือ “Preference” ในโปรแกรมอี-เมล์ของคุณ
9.ตัดข้อความที่ไม่จำเป็น
เวลาที่ตอบหรือส่งต่ออี-เมล์ คุณอาจจะอยากเก็บข้อความเดิมไว้ด้านล่าง ทั้งนี้ผู้รับจะได้ไว้ดูอ้างอิง ในกรณีนี้คุณสามารถกำหนดให้โปรแกรมอี-เมล์ โดยเลือกใช้สัญลักษณ์ “>” วางไว้หน้าข้อความเดิมเพื่อแยกจากข้อความใหม่ แต่ถ้าคุณส่งอี-เมล์โต้ตอบกันหลายครั้งแล้ว อาจจะเลือกลบข้อความเก่าๆ ออกไปได้เพื่อไม่ให้เนื้อหายาวเกินไป
10.ใส่ใจอี-เมล์แอดเดรสของคุณเอง!
ควรใช้ชื่อของคุณในการสมัครอี-เมล์แอดเดรส หากคุณต้องการให้คนอื่นจดจำอี-เมล์แอดเดรสของคุณได้ง่ายๆ ก็ควรใช้ชื่อที่ดูเป็นมิตร เช่น karl.fehn@yahoo.com จำได้ง่ายกว่า karl638859@yahoo.com ในกรณีการติดต่อธุระที่เป็นทางการถ้าเป็นไปได้ให้หลีกเลี่ยงการใช้ฟรีอี-เมล์เซอร์วิส อย่าง Hotmail หรือ Yahoo แต่ให้ใช้อี-เมล์แอดเดรสที่เป็นของบริษัทของคุณเอง เพราะมันทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากกว่า ดูสิว่า karl@mycompany.com เหมาะที่จะเป็นอี-เมล์แอดเอรสทางธุรกิจของคุณกว่าไหม?
****************
ขอขอบคุณบทความดี ๆ จากเพื่อนของเรานิตยสาร Chip Thailand นะคะ และสำหรับ Chip ฉบับเดือนมิถุนายนนี้ ใครที่อยากได้การ์ดกราฟิก Radeon จาก Abit ก็สามารถติดตามวิธีลุ้นได้จากเนื้อหาในฉบับค่ะ แต่ไม่ต้องกลัวว่าจะแย่งกันนะคะ เพราะงานนี้มี Radeon ถึง 2 ตัวค่ะ และสำหรับใครที่ชื่นชอบไอทีแบบเป็นแฟนตัวจริง ก็สามารถติดตามข่าวคราวอัปเดตของโลกไอทีแบบสด ๆ ได้กับรายการ Inside IT by CHIP ค่ะ ออกอากาศทุกวันอังคาร เวลา 22.00 – 24.00 น. ทางช่อง UBC 7 ค่ะ
Company Related Links :
Chip Thailand
