สถาบันการศึกษา-เอกชนชื่นชมดิจิทัลทรานสคริปต์ ลดภาระ จัดเก็บง่าย ป้องกันหาย-ปลอมแปลง ดีจีเอ เร่งดันให้ใช้ทุกมหาวิทยาลัย

สํานักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) หรือ DGA พอใจทรานสคริปต์ดิจิทัล ตอบโจทย์ความสะดวกสบาย ช่วยป้องกันการเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ ทั้งยังลดภาระรอบด้านให้ทุกวงการ พร้อมเร่งสนับสนุนให้ทุกมหาวิทยาลัยหันมาใช้เพื่อให้เกิดมาตรฐานใหม่ของการจัดเก็บข้อมูลในระบบการศึกษา

ดร.สุพจน์ เธียรวุฒิ ผู้อำนวยการสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (DGA) กล่าวว่า หลังพัฒนาดิจิทัลทรานสคริปต์ โดยปรับเปลี่ยนการจัดทำเอกสารสำคัญทางการศึกษารูปแบบกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เริ่มต้นจากใบประมวลผลการศึกษา (Transcript) ให้มี ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แนบไปพร้อมกับไฟล์เอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบ PDF/A-3 เพื่อป้องกันการแก้ไขเปลี่ยนแปลงไฟล์เอกสารจากผู้ไม่มีอำนาจหน้าที่เกี่ยวข้องส่งผลให้ผู้รับเอกสารสามารถตรวจสอบความน่าเชื่อถือของไฟล์เอกสารได้ด้วยตนเองรวมทั้งอาจมีการแนบไฟล์ข้อมูลในรูปแบบที่สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลดิจิทัลแนบไปพร้อมไฟล์เอกสารด้วยนั้น ปรากฏผลตอบรับจากพารท์เนอร์ทั้งสถาบันการศึกษา หน่วยงานราชการและเอกชน ที่ได้ใช้ ต่างพอใจทรานสคริปต์ดิจิทัลกันมาก ดีจีเอ จึงอยากผลักดันให้ทุกสถาบันการศึกษาของไทยหันมาใช้ทรานสคริปต์ดิจิทัล เพื่อให้การจัดเก็บข้อมูลในระบบการศึกษาเป็นมาตรฐานเดียวกัน

“การสร้างมาตรฐานร่วมกันตรงนี้ เพราะในอดีต Transcript จะเป็นกระดาษ แต่ถ้าเราเปลี่ยนให้กลายเป็นอิเล็กทรอนิกส์ รูปแบบจะเป็นไฟล์ PDF หน้าตาก็แล้วแต่มหาวิทยาลัยจะเลือกเองว่าอยากให้ Transcript ออกมาเป็นแบบไหน แต่ต้องไม่ใช่แค่ได้เอกสารที่เพื่อให้คนอ่านง่ายที่สุดหรือ Human Readable เท่านั้น เราต้องการให้การจัดเก็บข้อมูลที่สามารถนำไปใช้ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ต่อได้เลย (Machine Readable) นั่นหมายความว่าจะต้องมีข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในเอกสารนั้น ในมาตรฐาน Format ที่ต้องเป็น XML (Extensible Markup Language) อยู่ในตัว PDF ด้วย ซึ่งตรงนี้จะเป็นสิ่งที่มหาวิทยาลัยต่างๆ เอาไปแลกเปลี่ยนได้ หรือบริษัทเอกชนรับ Digital Transcript ไป ก็ไม่ต้องเอาข้อมูลที่ปรากฏบนกระดาษนี้ไปคีย์ซ้ำ เขาจะได้ตัวข้อความทั้งชื่อ นามสกุล หลักสูตรวิชาที่จบ เกรดต่างๆ ที่เป็นข้อมูลดิจิทัล ให้สามารถดึงข้อมูลเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ได้ทันที ซึ่ง ETDA ร่วมกับ ดีจีเอ และคณะทำงานกำหนดมาตรฐานเอกสารทางการศึกษา ได้ประกาศมาตรฐานเอกสารทางศึกษาแล้วเมื่อเดือนตุลาคม 2563

 


สำหรับมหาวิทยาลัยและสถาบันการศึกษาที่สนใจ ทาง ดีจีเอ พร้อมให้คำแนะนำในการจัดทำ Digital Transcript เพื่อช่วยแก้ไขปัญหาข้อติดขัดแก่มหาวิทยาลัยที่อาจจะยังไม่มีความพร้อมและขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ทั้งในด้านกระบวนการและเทคนิคในการจัดทำเอกสาร ซึ่งองค์ความรู้เหล่านี้สามารถต่อยอดไปสู่การออกเอกสารสำคัญทางการศึกษาอื่นๆ ที่มหาวิทยาลัยต้องการต่อไปอีกทั้งเป็นการสนองนโยบายตามมติคณะรัฐมนตรีในการออกเอกสารหลักฐานของทางราชการผ่านระบบดิจิทัลได้

ขณะที่นักศึกษาสามารถเข้าถึง Digital Transcript ของตนเองได้ผ่านช่องทางดิจิทัลทุกที่ทุกเวลาช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปยังสถานศึกษาเพื่อขอ Transcript ฉบับใหม่หรือค่าใช้จ่ายในการรับเอกสารทางไปรษณีย์ ลดภาระในการจัดเก็บเอกสารรูปแบบกระดาษ ลดค่าใช้จ่าย รวมถึงความเสี่ยงสูญหายและการเสื่อมสภาพของกระดาษตามกาลเวลา
ปัจจุบันมีสถาบันอุดมศึกษาในไทยภายใต้สังกัดกระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (อว.) มีทั้งหมดประมาณ 175 แห่ง ที่พร้อมให้บริการ Digital Transcript กับนิสิตและผู้สำเร็จการศึกษาแล้ว จำนวน 39 แห่ง และผลิตเอกสาร Digital Transcript แล้วจำนวนกว่า 460,000 ฉบับ ซึ่งมีหน่วยงานรัฐ องค์กรสถาบันและบริษัทเอกชนที่พร้อมรับ Digital Transcript แล้วมากถึง 194 แห่งถือว่าเป็นการช่วยลดการใช้กระดาษ ลดภาระของหน่วยงาน ลดเวลาและขั้นตอนในการตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารสำคัญทางการศึกษา


ด้าน ผศ.ณัชติพงศ์ อู่ทอง ผู้อำนวยการสำนักทะเบียน มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลธัญบุรี กล่าวว่า สถาบันได้ผลิต Digital Transcript มามากกว่า 1 ปี ซึ่งรูปแบบการทำงาน Digital Transcript จะเป็นเอกสารดิจิทัลในรูปแบบของไฟล์ PDF ที่เป็น Secure Digital Transcript มีการใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) แบบนิติบุคคล ทำให้การขอรับเอกสารใบรายการแสดงผลการศึกษาของนักศึกษามีความรวดเร็ว ลดภาระงานในการออกเอกสารและค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารของมหาวิทยาลัย รวมทั้งหน่วยงานที่นักศึกษานำเอกสารสำคัญทางการศึกษาไปยื่นสามารถทำการตรวจสอบเอกสารได้ทันที ลดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการตรวจสอบเอกสารของหน่วยงานนั้นๆ นอกจากนี้มหาวิทยาลัยยังมีแผนในการพัฒนาเอกสารทางการศึกษาทุกชนิดให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลทั้งหมด เพื่อปรับกระบวนการทำงานของมหาวิทยาลัยสู่ยุค Digital Transformation 


ขณะที่ คุณวิทวัส อัศวนภากาศ ผู้ช่วยผู้จัดการใหญ่ ผู้บริหารสายงาน People Strategic Partner ธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด (มหาชน) บอกว่า SCB ให้ความสำคัญกับเทคโนโลยีและนวัตกรรมดิจิทัลมาปรับใช้เพื่อพัฒนาสินค้าและบริการของธนาคารให้ลูกค้ามาตลอด เมื่อได้ร่วมทดสอบการใช้งาน Digital Transcript ก็ช่วยตอบโจทย์ เรื่อง Paperless และ สามารถตรวจสอบความน่าเชื่อถือของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้การสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

“ก่อนที่จะเข้าร่วมโครงการ ธนาคารมีกระบวนการรับสมัครพนักงานผ่านช่องทางออนไลน์ ผู้สมัครสามารถส่งเอกสารเป็น Softfiles ทั้ง Resume และ Transcript หลังจากนั้นทางเจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรจะทำการตรวจสอบรายละเอียดและติดต่อผู้ที่ผ่านคุณสมบัติในตำแหน่งงานนั้นๆ เพื่อเข้าสู่กระบวนการสัมภาษณ์ก็ใช้เวลานาน มีนักศึกษจบใหม่บางส่วนที่สมัครงาน โดยใช้ Digital Transcript เป็นเอกสารประกอบการสมัครงาน สามารถลดระยะเวลาในการตรวจสอบเอกสารได้มากขึ้นทั้งนี้ ผู้สมัครสามารถขอ Digital Transcript จากมหาวิทยาลัยได้อย่างสะดวกสบาย ช่วยให้การสมัครงานและจ้างงานเพิ่มความรวดเร็วยิ่งขึ้น”