xs
sm
md
lg

เปเปอร์เลส ออฟฟิศ แนวคิดกรีนที่ทำได้จริง

เผยแพร่:   โดย: ASTVผู้จัดการออนไลน์

แนวคิดเรื่อง “เปเปอร์เลส ออฟฟิศ” (Paperless Office) มีการพูดถึงตั้งแต่ปี 2002 หลังจากนั้นก็พัฒนาขึ้นมาอย่างช้าๆ เพราะเทคโนโลยีไม่ไปสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง จนหลายคนเคยมองว่าสภาวะเปเปอร์เลส นั้นไม่น่าเป็นจริงได้
ในช่วงเวลา 13 ปีที่ผ่านมา การพัฒนาของเทคโนโลยี ทำให้นักวิชาการมองว่าการสร้างโลกเปเปอร์เลส ออฟฟิศมีความเป็นไปได้ สามารถทำได้ทั้งในครัวเรือนและในที่ทำงาน
การสำรวจในสหรัฐฯ พบว่าโดยเฉลี่ย พนักงานในออฟฟิศแต่ละคนใช้กระดาษกว่า 10,000 แผ่นต่อปี และไม่พยายามจะลดปริมาณการใช้กระดาษจริง
การวิเคราะห์ และนำเสนอแนวคิดการทำระบบเปเปอร์เลส ออฟฟิศ ระบุแนวทางการพัฒนาในเรื่องนี้ ดังนี้
ประการที่ 1 การพัฒนาจิตสำนึกและใส่ใจในเปเปอร์เลส ด้วยการกำหนดวิธีปฏิบัติที่ทำให้เกิดเปเปอร์เลสทุกรูปแบบ อาจจะไม่ช่วยลดกระดาษในอดีต แต่อาจจะช่วยลดปริมาณกระดาษในอนาคต เช่น การบันทึกตารางนัดในปฏิทินออนไลน์ หรือแอปพิเคชันทางออนไลน์ เมื่อเริ่มต้นได้ก็จะไปต่อได้เรื่อยๆ

ประการที่ 2 ดึงเอาแอปพิเคชันอย่างใดอย่างหนึ่งที่มีการวางตลาดมากมายมาใช้ เพราะปัจจุบันมีการออกแอปพิเคชันมากมายมาช่วยผู้คนในการดำเนินชีวิต และแทบจะกำกับชีวิตของการดำเนินงานในออฟฟิศได้ตลอดเวลา เพียงแต่ติดตั้งแอปพิเคชันเหล่านั้นเข้ามาในระบบสำนักงานจริงเท่านั้น
ประการที่ 3 ค่อยทำค่อยไปให้มีความคืบหน้า เพราะการเข้าสู่ระบบเปเปอร์เลส ออฟฟิศ ไม่ได้สร้างภายในวันเดียว การได้เริ่มบ้างก็ยังดีกว่าไม่มีความคืบหน้า โดยเริ่มจากการวิเคราะห์ว่างานกระดาษไปกระจุกตัวอยู่ที่ไหนบ้าง หรือระบบกระดาษในงานไหนที่ยังไม่เคยมีการจัดระเบียบใหม่มาก่อน และเริ่มจากจุดนั้นเป็นอันดับแรก
ประการที่ 4 การสร้างกลุ่มนำร่องที่จะสร้างแรงบันดาลใจให้กับกลุ่มอื่นต่อๆ ไป เพื่อให้เกิดการส่งต่อความสำเร็จจากกลุ่มหนึ่งเป็นแรงขับเคลื่อนกลุ่มอื่นๆ

คำว่าเปเปอร์เลส เป็นคำที่นำมาใช้ครั้งแรก เพื่อเป็นสโลแกนทางการตลาดของบริษัทไอบีเอ็ม แต่ถึงวันนี้ก็ไม่ประสบความสำเร็จได้จริงจัง แม้ว่าการสำรวจพบว่าทุกกิจการมีแนวโน้มที่จะใช้กระดาษน้อยลงจากอดีตตามลำดับ เพราะบทบาทของกิจกรรมทางธุรกิจส่วนหนึ่งไปอยู่บนคอมพิวเตอร์และบนโมบายแทน
ในการวิจัยยังพบว่า การดำเนินงานตามเป้าหมายเปเปอร์เลส ออฟฟิศ มีข้อจำกัดในการดำเนินการที่ทุกกิจการต้องทำความเข้าใจและยอมรับให้ชัดเจน คือ การเปลี่ยนทุกอย่างในสำนักงานเป็นเปเอร์เลส เป็นเรื่องผิดธรรมชาติของการดำเนินกิจการที่ใครคนใดคนหนึ่งจะทำได้ และอาจจะไม่ได้สร้างประสิทธิภาพทางเศรษฐกิจอย่างแท้จริง โดยเฉพาะในกิจกรรมที่เป็นนิติกรรมและงานกำกับดูแลการปฏิบัติงานอย่างเข้ม และอาจจะทำให้การปฏิบัติงานจริงลดประสิทธิภาพจากปกติด้วยซ้ำ
ตัวชี้วัดแรก ใช้ในการดำเนินเป้าหมายเปเปอร์เลส มีหลายรายการที่น่าสนใจ ได้แก่ การบันทึกจำนวนกระดาษที่แต่ละคนใช้เป็นรายเดือน และให้เป้าหมายแต่ละคนต้องหาทางลดให้ได้อย่างต่อเนื่อง ทำให้ทุกคนแข่งขันและต่อสู้กับตนเองเท่านั้น ไม่ต้องเปรียบเทียบกับคนอื่น

ตัวชี้วัดที่ 2 คือ การพิจารณาลดความจำเป็นของการส่งเอกสารทางแฟกซ์ แทนที่จะใช้ไอแพดหรือแอปพิเคชันที่เป็นเปเปอร์เลสแทน และทำให้เกิดแรงขัดขวาง ทำให้ยากขึ้นในการพรินต์หรือถ่ายเอกสารในสำนักงาน จนลดแรงจูงใจไปเอง

ตัวชี้วัดที่ 3 การแข่งขันกันใช้เทคนิคที่รองรับวัฒนธรรมการ Reuse และ Recycle
กำลังโหลดความคิดเห็น...